Peppol akzeptiert keine beliebigen UBL-, XML- oder proprietären Dokumente. Eine Nachricht kann nur ausgetauscht werden, wenn ihr genauer Dokumenttyp und ihre Prozesskennungen registriert sind und der Empfänger die Unterstützung dieser Funktion veröffentlicht hat.
Die meisten Geschäftsauswechselsysteme verwenden eine entsprechende Peppol-BIS- oder Peppol-PINT-Spezifikation. Ein Dienstleister kann ein anderes Quellformat in ein unterstütztes Peppol-Dokument konvertieren, wobei jedoch die erforderliche geschäftliche Bedeutung erhalten bleiben muss und das resultierende Dokument die geltenden Validierungsregeln erfüllen muss.
Die Transaktions-API von Qvalia konvertiert ausgehende Rechnungen in den Formaten Svefaktura 1.0, EDIFACT, cXML, Finvoice 3.0, XRechnung, CII und ZUGFeRD oder Factur-X vor dem Versand in das Peppol- BIS Billing 3.0. Siehe „Mein ERP- oder Buchhaltungssystem verwendet andere E-Rechnungsformate. Kann ich Peppol trotzdem nutzen?“
Die Nutzung von Peppol kann die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen, doch die Übertragung über das Netzwerk allein macht ein Dokument noch nicht rechtskonform. Der Absender, der Empfänger und der Dienstleister müssen zudem die für die Transaktion und die jeweilige Rechtsordnung geltenden Vorschriften einhalten.
