Obligatorisk strukturerad e-fakturering för inhemska transaktioner mellan företag i Tyskland införs stegvis. Sedan den 1 januari 2025 måste företag som är etablerade i Tyskland kunna ta emot e-fakturor. Övergångsreglerna för att utfärda e-fakturor gäller till slutet av 2027. Från den 1 januari 2028 gäller ett brett krav på att utfärda e-fakturor.
Den här guiden beskriver tidsfristerna, godkända format och praktiska steg för att förbereda era ekonomisystem. Den bygger på aktuell vägledning från det tyska federala finansministeriet, Bundesministerium der Finanzen (BMF).
Tidplan för e-fakturering i Tyskland
Det tyska B2B-kravet införs i följande steg:
| Fas | Krav | Datum |
| Obligatorisk mottagning | Företag som är etablerade i Tyskland måste kunna ta emot en strukturerad e-faktura. Någon särskild överföringsmetod föreskrivs inte. | Från 1 januari 2025 |
| Allmän övergångsperiod | Alla utfärdare får fortsätta använda pappersfakturor eller, med mottagarens samtycke, andra elektroniska fakturor som PDF-filer. | Till och med 31 december 2026 |
| Förlängd övergångsperiod | Utfärdare med en omsättning föregående år på högst 800 000 euro får fortsätta använda andra fakturor. EDI-förfaranden som inte uppfyller kraven får också fortsätta under 2027. | Till och med 31 december 2027 |
| Brett krav på utfärdande | Strukturerade e-fakturor blir obligatoriska för berörda inhemska B2B-transaktioner när övergångsperioderna löper ut. | Från 1 januari 2028 |
Omfattning: Reglerna gäller i allmänhet skattepliktiga transaktioner mellan företag som är etablerade i Tyskland. Undantag omfattar vissa momsfria transaktioner, fakturor med lågt värde på högst 250 euro och biljetter. Småföretag som omfattas av den tyska momsordningen för småföretag är undantagna från skyldigheten att utfärda e-fakturor men måste fortfarande kunna ta emot dem.
Tillsyn och sanktioner: Tyskland tillämpar befintliga momsregler för fakturering och lagring. Paragraf 26a i den tyska momslagen föreskriver böter på upp till 5 000 euro för vissa brister i utfärdande eller bevarande av fakturor. Konsekvenserna beror på den specifika överträdelsen.
Godkända tyska e-fakturaformat
En e-faktura ska utfärdas, överföras och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som möjliggör automatisk behandling. En vanlig PDF-fil är inte en e-faktura enligt de tyska regler som infördes 2025.
Vanliga format som uppfyller kraven är:
- XRechnung: Tysklands strukturerade XML-specifikation som bygger på EN 16931. Den kan använda syntaxen UBL eller UN/CEFACT CII.
- ZUGFeRD: Ett hybridformat i PDF/A-3 med inbäddad CII XML. Versioner från 2.0.1 kan uppfylla kraven, med undantag för profilerna MINIMUM och BASIC-WL.
- Andra strukturerade format: Format som uppfyller EN 16931 eller ett överenskommet strukturerat format ur vilket obligatoriska momsuppgifter kan hämtas korrekt och fullständigt.
För hybridfakturor är de strukturerade uppgifterna avgörande om de avviker från den visuella PDF-presentationen. Företag ska bevara åtminstone den strukturerade delen i originalformat i åtta år.
Så kan fakturor utbytas
Tysk lag föreskriver inte ett visst leveransnätverk. Företag kan utbyta filer som uppfyller kraven via e-post, portal, systemgränssnitt eller ett nätverk som Peppol. Den valda kanalen ska bevara den strukturerade fakturan och stödja tillförlitlig behandling.
Peppol är inte obligatoriskt för tysk B2B-fakturering, men ger en standardiserad leveransväg för dokument som bygger på EN 16931. En certifierad Peppol-accesspunkt kan ansluta avsändare och mottagare utan en bilateral transportintegration.
Förbered e-faktureringen i fyra steg
1. Fastställ vilka transaktioner som omfattas
Kartlägg era tyska enheter, transaktionstyper och kundrelationer innan systemen ändras.
- Identifiera inhemska B2B-transaktioner. Bekräfta att båda parter är etablerade i Tyskland och att transaktionen inte omfattas av ett undantag.
- Kontrollera omsättningströskeln. Tröskeln på 800 000 euro i omsättning föregående år påverkar om en utfärdare får använda den förlängda övergångsperioden under 2027.
- Skilj mellan B2B- och B2G-krav. Fakturering till offentlig sektor följer federala och delstatsspecifika regler och kan kräva XRechnung, ett Leitweg-ID och en angiven portal eller leveranskanal.
- Bekräfta lagringskraven. Säkerställ att de ursprungliga strukturerade uppgifterna kan lagras, hämtas och granskas under den tid som krävs.
2. Välj format och leveranskanaler
Fastställ vilka operativa format och kanaler er organisation ska stödja. XRechnung lämpar sig för maskin-till-maskin-behandling, medan ZUGFeRD kan stödja arbetsflöden som även kräver en läsbar PDF-presentation.
- Välj önskat format. Välj XRechnung, ZUGFeRD eller ett annat strukturerat format som uppfyller kraven för varje relevant arbetsflöde.
- Definiera kanalstrategin. Avgör när leverans via e-post, portal, API eller Peppol är lämplig.
- Kontrollera kundkraven. Stora köpare och offentliga myndigheter kan ange dirigeringsreferenser, valideringsregler och inlämningskanaler.
- Planera undantags- och felhantering. Fastställ hur avvisade filer, ogiltiga momsuppgifter och dubblettfakturor ska utredas och rättas.
3. Konfigurera och testa systemen
Uppdatera affärs-, fakturerings- eller redovisningssystemet så att fakturadata skapas och behandlas som strukturerade data i stället för att enbart återges som PDF.
- Mappa obligatoriska fält. Bekräfta att alla obligatoriska momsfakturauppgifter finns i den strukturerade komponenten.
- Validera före leverans. Testa syntax, regler enligt EN 16931 och tillämpliga valideringsregler för XRechnung eller nätverket.
- Testa inkommande behandling. Verifiera att mottagen XML kan visas, godkännas, bokföras och arkiveras utan manuell återregistrering.
- Genomför heltäckande tester. Inkludera kundadressering, leveransstatus, hantering av avvisanden och lagring i originalformat.
4. Gå i produktion och följ efterlevnaden
Flytta leverantörs- och kundgrupper i kontrollerade etapper och följ de första produktionsflödena noggrant.
- Följ övergångsdatumen. Uppdatera era regler när den allmänna övergångsperioden slutar den 31 december 2026 och den förlängda övergångsperioden slutar den 31 december 2027.
- Övervaka valideringsfel. Använd strukturerad felinformation för att rätta återkommande data- och mappningsproblem.
- Håll masterdata aktuella. Håll momsidentifierare, juridiska namn, adresser, betalningsuppgifter och kundreferenser aktuella.
- Följ regeländringar. Följ BMF:s officiella frågor och svar om e-fakturering för ändringar och förtydliganden.
Kom igång med Qvalia
Qvalia är en certifierad Peppol-accesspunkt och anger Tyskland som en ackrediterad marknad. Qvalia stöder Peppol-leverans och XRechnung genom Invoicing API. Tillgängliga webbaserade funktioner och integrationsmöjligheter beror på vald tjänsteomfattning.
- Välj tjänstemodell. Se Qvalias planer för webbaserad sändning och mottagning, API-åtkomst och testning i sandlådemiljö.
- Konfigurera fakturadata. Mappa data från affärs- eller faktureringssystemet till det strukturerade format och de valideringsregler som krävs.
- Testa med handelspartner. Bekräfta adressering, leverans och automatisk behandling innan fakturavolymer flyttas till produktion.
- Upprätthåll flera leveransvägar när det krävs. Kombinera Peppol med andra leveranskanaler som uppfyller kraven utifrån kundernas och den offentliga sektorns behov.
Läs om Qvalias landstäckning för Peppol och e-fakturering eller kontakta oss för att definiera er tyska lösning för e-fakturering.