Automatizace pro finanční ředitele

Autor: Qvalia | Aktualizováno v říjnu 2026

Automatizace finančních procesů spočívá v používání softwaru k vyřizování opakujících se finančních úkolů – zpracování faktur, schvalování, sesouhlasování a vykazování – bez ručního zadávání dat. Je-li provedena správně, promění transakční data ve zdroj rychlosti, přesnosti a přehledu, namísto toho, aby představovala překážku.

Fungování finančního oddělení se rychle mění. Digitalizace přispívá k tomu, že se tyto procesy stávají lépe zvládnutelnými, efektivnějšími a přístupnějšími, a zároveň zjednodušuje analýzu vašich dat.

Automatizace představuje vrchol této transformace – slibuje efektivní a automatizované zpracování opakujících se úkolů s přesným řízením a optimalizovanými pracovními postupy. Úspěšné zavedení takového programu však vyžaduje více než jen správnou technologii. Potřebujete zásadní pochopení toho, co za tím vším stojí, a jak to ovlivní vaši společnost i způsob, jakým budete přistupovat k novým pracovním postupům.

Zatímco někteří manažeři dosahují díky automatizaci obrovských přínosů, jiní se stále potýkají s nejistotou, protože jim chybí vhodný plán, jak své organizace přizpůsobit současným podmínkám pomocí konkurenceschopných finančních procesů.

Prvním krokem každého průlomového digitalizačního projektu je získání kontroly nad informacemi. Jak se tato data vytvářejí a zpracovávají? A co je ještě důležitější, čeho tím chcete dosáhnout? Zajištění vyšší kvality dat má několik důsledků:

Tato příručka se nebude příliš zabývat vaším stávajícím systémem ani IT infrastrukturou, protože tento proces by měl vycházet z vašich současných postupů, dat, která z nich vyplývají, a způsobu, jakým je spravujete. Díky lepší kontrole nad daty budete mít mnohem lepší předpoklady pro rozhodnutí, jak by vám měl váš software pomáhat.

První část níže se zabývá plánováním, posouzením a základním vyhodnocením vašeho potenciálu pro automatizaci. Následují zpracování, formáty a kvalita vašich transakcí. Třetí část se věnuje automatizaci a správnému přístupu k ní. Čtvrtá část se zabývá sledováním obchodních vztahů. Na závěr se zaměříme na analytiku – a na to, jak zlepšit systematické sledování, zejména v souvislosti s vašimi výdaji.

Digitalizační programy se každý den ve velkém měřítku zavádějí napříč různými odvětvími. Ať už firmy zavádějí automatizaci za účelem odstranění manuálních úkolů, nebo umělou inteligenci za účelem zlepšení rozhodování, tento vývoj i všechny technologie, které jej podporují, jsou tu, aby zůstaly.

Cílem každé digitální transformace je zlepšit klíčové oblasti, mezi něž patří:

Začněme tím, že odhalíme velké tajemství. Automatizace finančních procesů nezačíná systémy ani technologiemi; začíná vašimi daty. Jako finanční ředitel jste naštěstí v rámci vaší organizace tím, kdo se o data nejvíce stará.

Pokud jste „šampiónem v oblasti dat“, logicky se nabízí otázka: šampiónem v čem přesně? Právě tím začíná tato část – nejčastější úskalí transformačního finančního projektu, alternativní přístup, jak se mu vyhnout, důvody, proč by projekt měl vést finanční ředitel, a čtyři kroky, díky nimž můžete svůj projekt okamžitě zahájit.

Digitální transformace, jeden z nevyhnutelných megatrendů v podnikání, je přirozeně na pořadu dne většiny firem. Ačkoli se vyvíjí již desítky let, skutečná změna v administrativních procesech, která by přinesla významné výsledky, překvapivě stále chybí.

Výzkumy ukázaly, že pouze polovina vedoucích pracovníků se domnívá, že tyto strategie úspěšně vypracovala a zavedla (Wipro Digital, 2017). Pouze třetina všech projektů digitální transformace dosahuje svých cílů (McKinsey, 2018). Úspěšných pokusů není mnoho, tak v čem je tedy problém?

Proč jsou výsledky tak neuspokojivé? Odpověď je poměrně složitá, ale jeden zásadní aspekt se často opomíjí: jak důležité je začít s jasnou představou o konečném cíli.

Společnosti se často unáhleně pouštějí do procesů zadávání veřejných zakázek, projektů implementace softwaru a rozsáhlých aktualizací ERP systémů, avšak digitální transformace nespočívá v pořízení dalšího softwarového řešení. Pokud se budete příliš brzy soustředit na technologii a funkce, můžete vytvořit nesprávné pobídky a nakonec dosáhnout kontraproduktivních výsledků.

Je pravda, že sliby nových ERP systémů a specializovaného softwaru téměř vždy zanechají silný dojem, ale jejich zavedení je téměř vždy velkým podnikem spojeným se značnými riziky. Návratnost investic je daleko od jistoty, protože rozsah projektu se zužuje, zatímco počet konzultantů roste a termíny i rozpočty se prodlužují. Příklady nemusíte hledat daleko.

Pokud právě pracujete na implementačním projektu, zastavte se na chvíli a zeptejte se sami sebe, zda jsou základní přípravy dokončeny. Aby projekt digitální transformace přinesl návratnost, je nutné důkladně porozumět podniku a jeho ukazatelům. Čeho chcete dosáhnout? Jaké jsou vaše organizační cíle a vize? Jak by vypadal ideální proces, který by tento cíl podporoval?

Mnozí usilují o vedoucí postavení v procesu transformace uvnitř organizace. Spousta lidí se snaží získat nové role, jako jsou CIO nebo CDO. Možná právě otázka, kdo je za projekt zodpovědný, poskytuje vodítko k tomu, proč některé společnosti selhávají.

Koneckonců, základní data každé dnešní organizace jsou v podstatě stejná jako před staletími: shromažďování, strukturování a analýza dat z transakcí. Výsledek pak musí být sladěn s procesy a obchodními cíli.

Tento konkrétní způsob správy dat je již dlouhou dobu součástí každodenní práce finančních ředitelů a účetních. Jedná se nepochybně o oblast působnosti finančního ředitele, který je architektem finančních informací.

Vzhledem k těmto odborným znalostem a působivě dlouhé tradici je překvapivé, že v čele digitální transformace stojí jen málo odborníků z oblasti financí.

Průzkum IFS Digital Transformation (2017) uvádí, že pouze 35 % respondentů má hlavní slovo při rozhodování o digitálních iniciativách, a to i v případech, kdy je to v nejlepším zájmu firmy.

Začněte tam, kde právě jste. Převezměte kontrolu nad digitální transformací tím, že nejprve určíte její potenciál, abyste měli jasnou vizi konečného cíle. Začněte malými kroky a jasnými datovými body. Stanovte svůj potenciál tím, že určíte poměr mezi analogovými a digitálními vstupními daty, například u faktur. Udržitelná automatizace je dosažitelná pouze tehdy, jsou-li vaše data skutečně digitální.

Posouzení vašeho potenciálu má smysl pouze tehdy, pokud lze důvěřovat údajům, na nichž je založeno. Právě na to se zde zaměříme: proč je kvalita zásadním stavebním kamenem digitální transformace, zda jsou naše data skutečně na výši i přes všechny nové technologie, které máme k dispozici, a – ještě jednou – čtyři kroky k rychlému zvýšení kvality dat.

Vaše prodejní a nákupní transakce tvoří páteř vaší společnosti. Jako jeden z nejdůležitějších zdrojů obchodních údajů představují něco jako moderní zlatý důl.

Pokud jsou transakční data – jako jsou faktury, účtenky, platby a další – správně spravována, mohou poskytovat podrobné informace a zvyšovat efektivitu procesů v celé organizaci, od nákupu po výplatu mezd a od objednávky po inkaso.

Faktury se dnes nezpracovávají pouze pomocí softwarových aplikací na stolních počítačích, ale také v cloudu a dokonce i prostřednictvím mobilních aplikací na cestách. Procesy schvalování faktur jsou rovněž mnohem rychlejší díky novým technologiím, jako jsou například řešení RPA.

Znamenají tyto technologie, že organizace jsou již plně digitalizované a že jsme dosáhli konečné hranice? Digitalizace podniků ušla dlouhou cestu, ale každý řetěz je silný jen tak, jak silný je jeho nejslabší článek.

Ve finančnictví je slabým článkem až příliš často nízká kvalita dat způsobená nejednotnými nebo neefektivními formáty.

Formáty nízké kvality jsou v podnikové sféře až příliš běžné, což má dopad na kvalitu dat a narušuje procesy neustálými odchylkami, jejichž náprava vyžaduje ruční zásahy. K tomu se přidává neustálé riziko nesprávného výkladu a lidské chyby, což situaci rozhodně neulehčuje.

Zde je známý příklad: PDF není skutečně digitální formát. Neudělá vás chytřejšími ani efektivnějšími, i když jej můžete zpracovat ve svém softwaru a využít technologii OCR. Míra chybovosti je stále příliš vysoká a zbytečná.

Softwarové systémy mají ve skutečnosti potíže se zpracováním dat s různou mírou strukturovanosti. Informace zůstávají uzamčeny v PDF souborech a tabulkách Excelu, což vyžaduje ruční zásah i u těch nejzákladnějších a nejopakovanějších úkolů.

Jako finanční ředitel musíte zajistit, aby váš tým zvládl zmatek kolem formátů dat. Upřednostněte akční plán zaměřený na převod analogově zadávaných transakčních dat (nabídky, ceníky, faktury atd.) do digitální podoby, ať už se jedná o dokumenty určené dodavatelům nebo zákazníkům.

Zavedení povinného opatření, které by dodavatelům ukládalo zasílání elektronických faktur, by bylo samozřejmostí a mělo by nejvýraznější pozitivní dopad. Stejně důležité však je, že fakturaci vašim zákazníkům lze díky novým technologiím do značné míry automatizovat – od objednávky až po inkaso. Tato změna umožňuje efektivní elektronický obchod mezi podniky (B2B), opakovanou fakturaci, integrované platby kartou, odsouhlasení účtů, sledování úvěrů a další.

Strukturovaná data jsou nezbytná pro zlepšení kvality vašich dat a zefektivnění vašich finančních procesů. Vaši dodavatelé mají motivaci (nebo jsou v některých případech dokonce nuceni) zasílat vám elektronické faktury. Procesy zaměřené na spotřebitele lze často digitalizovat v ještě větší míře.

Qvalia zefektivňuje prodejní a nákupní transakce díky automatizaci procesů v odděleních účtárny a fakturace, jakož i správě odchylek, vrácených plateb, sesouhlasení účtů a dalších činností.

Díky čistým a strukturovaným datům přestává být automatizace sázkou do loterie a stává se něčím, na čem lze skutečně stavět. Automatizace je nejvýznamnějším výsledkem úspěšné digitální strategie – tato část se zabývá základními přípravnými kroky, které k ní vedou, tím, jak přistupovat k robotické automatizaci procesů a umělé inteligenci, a také tím, jak se vyvarovat nejčastějších chyb.

I když je automatizace ve většině případů digitální transformace nejzřetelnějším konečným cílem, cesta k němu není vždy tak jasná.

Automatizace, která má skutečně pozitivní dopad, je snazší říci než uskutečnit, protože ne všechna automatizační řešení jsou stejná. Jak mohou finanční ředitelé zavést automatizaci přinášející přidanou hodnotu jako konečný cíl své transformační cesty?

Začněme tímto tvrzením: automatizace umožňuje kvalifikovaným pracovníkům, jako jsou například finanční pracovníci, vyhnout se opakujícím se manuálním úkolům a věnovat se důležitějším činnostem v rámci podniku, které přímo podporují růst a řízení firmy.

RPA je v současné době velmi populární. Jedná se o zkratku pro „robotic process automation“ (robotická automatizace procesů) a je to souhrnný pojem pro technologie vyvinuté za účelem automatizace konkrétních úkolů, a to s využitím umělé inteligence i bez ní.

Představte si to jako osobního asistenta – aplikaci, která pro vás neúnavně pracuje, zatímco vy se soustředíte na práci pro firmu. Představa osobní armády robotů, která je vám k dispozici, je skutečně lákavá.

RPA se málokdy integruje do stávajícího softwaru, který možná právě používáte, ale spíše funguje jako rozhraní, které se zobrazuje nad uživatelským rozhraním. V aplikacích, jako jsou účetnictví a plánování, jednoduše stiská klávesy a provádí úkoly jménem uživatele.

Tato verze RPA zní sice prakticky, má však čtyři významné nevýhody:

Kvalita dat a křivky učení jdou ruku v ruce, a to jak u lidí, tak u robotů. Lepší informace vedou k rychlejšímu učení. Odchylky, jak bylo vysvětleno výše, mohou přispět ke křivce učení umělé inteligence. Bohužel se jedná o riskantní cestu – je třeba pečlivě zvážit, zda se jedná o nejlepší automatizační technologii pro vaši firmu.

Odchylky v procesech fakturace představují významný zdroj neefektivity a představují překážku pro automatizaci.

Navíc, vezmeme-li v úvahu Paretův princip, 20 % transakcí vytváří 80 % pracovní zátěže – což nám připomíná, jak silně jsou neefektivnosti ve finančních operacích ve skutečnosti soustředěny.

Proč tedy umělá inteligence není součástí základního řešení? Můžete nasadit sebevíc chytrých technologií, ale k ničemu to nebude, pokud nebudete mít v pořádku data a procesy.

A mějte na paměti: k uskutečnění transakce jsou zapotřebí dvě strany. Jste stejně závislí na kvalitě dat a procesech svého dodavatele jako na těch vlastních.

O významu kvality dat jsme již hovořili. Vaše snaha o její zlepšování by neměla skončit ani v případě, že vaše stávající řešení již s těmito daty dokážou pracovat. Další vylepšení jsou vždy přínosem.

A není problém, pokud vaše stávající řešení v tuto chvíli nedokážou splnit vaše požadavky. Právě zde přicházejí na řadu digitální formáty; nejvýraznějším příkladem jsou elektronické faktury – díky plně digitální výměně transakčních údajů je zajištěno, že nedojde ke ztrátě žádných důležitých informací.

Dalším krokem je samozřejmě převzetí kontroly nad systémy a procesy. V podstatě musíte své podnikání naprogramovat. Transakční data neustále proudí napříč celou organizací a týkají se celé řady oblastí, mezi něž patří:

Myslíte si, že máte jasnou představu o tom, jak se všechny tyto informace pohybují? Pravdou je, že většina finančních ředitelů a dalších zainteresovaných stran v organizaci o těchto oblastech často nemá přehled.

Finanční odborníci musí důkladně zhodnotit své pracovní postupy a porozumět složité síti požadavků a závislostí, které jsou klíčové pro jejich zlepšení a automatizaci.

V tomto procesu vám pomáhají ruční nebo technologicky podporované systémy – každý z nich má své vlastní vstupy, výstupy, spouštěče a pravidla.

Každý krok ve vašem finančním procesu má své vlastní zpracování dat, spouštěče a pravidla. Položte si následující otázky:

Nemusíte hned na začátku podnikat velké kroky. Začít může být tak jednoduché, jako začít s mapováním a sestavením seznamu.

Úspěšná automatizace začíná generováním vysoce kvalitních dat a využíváním elektronických faktur, což představuje nejrychlejší způsob, jakým mohou podniky s optimalizací začít. K automatizaci opakujících se a strukturovaných úkolů lze rovněž využít technologie umělé inteligence (AI) a robotické automatizace procesů (RPA), avšak toto řešení má svá omezení v případě jakékoli odchylky.

Místo toho byste měli hledat řešení, která mají procesní programování v krvi, kde jsou data okamžitě rozpoznána, stoprocentně správná a automaticky spravována transparentním pravidlovým enginem.

Takováto vylepšení, jako jsou ta zde uvedená, představují krok správným směrem, ale pokud chcete dosáhnout zásadního zlepšení, zamyslete se nad tím, co můžete vylepšit hned teď. Posuďte své stávající systémy a vytvořte schémata znázorňující, jak se vaše data zpracovávají.

Díky tomuto komplexnímu přehledu o fungování organizace si nyní můžete představit, jak je můžete přizpůsobit podle svých představ. Qvalia nabízí platformu pro vytváření a správu procesů od samého začátku – automatizujte zpracování faktur, fakturaci zákazníkům, pracovní postupy a další činnosti tím, že si nastavíte vlastní pravidla.

Automatizované procesy jsou však spolehlivé pouze do té míry, do jaké jsou spolehlivá základní data, z nichž čerpají. Bez ohledu na to, jak skvěle vaše společnost zvládá programování svých procesů, je tu jedna věc, kterou musí každý správně zohlednit, a to obchodní vztahy – a data o nich – stojící za každou transakcí.

Úspěch vaší firmy závisí na vztazích – od tržeb přes budování značky až po právní rizika. Zákazníci jsou sice životně důležitou součástí vaší činnosti, dodavatelé však stále hrají zásadní roli při řízení rizik, peněžních toků a nákladů. To je patrné zejména v maloobchodě, u výrobců s vysokou náročností na zdroje a v subjektech veřejného sektoru, ale i v dalších oblastech.

Rizika si vždy zaslouží pozornost vašich týmů prodeje, nákupu a financí. Vaše záznamy kmenových dat poskytují přehled a řadu podrobných informací o vztazích na straně prodeje i dodavatelů.

Rizika, jako jsou podvody, bankrot, složitost dodavatelského řetězce, spory a nedodržování smluvních podmínek, souvisejí s vašimi kmenovými údaji. Bez řádného sledování se tyto záznamy rychle stanou neovladatelnými a zastaralými.

Všechny možné problémy s dodavateli se ještě zhoršují v důsledku nedostatečného sledování. Pokud své dodavatele pečlivě nesledujete, uniknou vám případná rizika platební neschopnosti nebo úvěrová rizika. Vedení aktuálních záznamů navíc zabírá vašemu týmu značné množství času.

Mnoho firem má ve svých kmenových datech možná tisíce dodavatelů a zákazníků, ale příliš často není aktualizováno dostatek záznamů, aby odrážely aktivní obchodní vztahy. Zbytek tvoří zastaralé záznamy, duplicity a zaniklé firmy.

Definice aktivního partnera se může lišit, ale většina lidí by se shodla na tom, že společnost, se kterou jste v posledních několika letech neobchodovali, by se za aktivního partnera nepovažovala.

Často se také stává, že stejný dodavatel je zapsán vícekrát pod různými názvy nebo s neaktuálními údaji – společnost „Acme Ltd“ se například může objevit jako „Acme Partners Ltd“ nebo „Ltd Acme“.

Zastaralé informace zvyšují riziko, že omylem zaplatíte nesprávné společnosti nebo na nesprávný bankovní účet, případně že omylem navážete obchodní vztahy s nespolehlivými subjekty.

Moderní správa kmenových dat by vás měla průběžně informovat a chránit před těmito potenciálními problémy. Měla by shromažďovat klíčové informace a upozorňovat vás na významné změny, jako je například zhoršení finanční situace dodavatele.

Udržitelná digitální transformace finančních procesů vyžaduje důslednou správu kmenových dat. Uvědomte si, jak důležité je vyčistit a průběžně udržovat evidenci dodavatelů.

Čistá data, automatizované procesy a dobře řízené vztahy s dodavateli – to vše vede ke stejnému výsledku: k číslům, kterým můžete skutečně důvěřovat. Právě k tomu vede analýza výdajů – jde o postup, při kterém se analyzují nákupy a procesy zadávání zakázek v podniku s cílem najít způsoby, jak snížit náklady a rozvíjet vztahy s dodavateli, a to prostřednictvím sběru a vyhodnocování údajů o výdajích za účelem určení rizik a identifikace nových možností úspor.

Cílem analýzy výdajů je zodpovědět několik otázek týkajících se výdajových postupů organizace. Mezi ně mohou patřit:

Dostupnost údajů o výdajích do značné míry závisí na kvalitě procesu zpracování závazků. Při extrakci dat z různých zdrojů v organizaci je důležité zachovat jednotný formát. Jak konsolidujete data z více zdrojů během procesu extrakce?

Řešením je automatizované získávání dat. Existují řešení, která se dokážou propojit s různými zdroji dat, včetně účetního softwaru a softwaru pro plánování podnikových zdrojů ve vaší organizaci.

Hlavním úkolem nyní je zajistit přesný a bezpečný přístup k těmto údajům o výdajích, a to v co nejpodrobnější podobě. Vaše hlavní účetní kniha neobsahuje informace na úrovni jednotlivých řádků, takže se musíte vrátit k fakturám. A víte o svých dodavatelích dost? Jakmile do svého podniku přidáte nové dodavatele, jak je můžete rychle začlenit do celkového profilu výdajů a získat aktuální informace, které jsou pro podnikání klíčové?

V oblasti analýzy výdajů neexistuje univerzální přístup. Záleží na konkrétním podniku a odvětví. Níže uvádíme několik taktik a příkladů použití:

Hlavním účelem analýzy výdajů je poskytnout přehled o tom, jak dochází k výdajům v rámci organizace. Získané poznatky však do značné míry závisí na kvalitě vašeho procesu zpracování závazků. Správné provedení analýzy výdajů vyžaduje volbu vhodné strategie, spolupráci všech zúčastněných stran, jasně definované procesy a zavedení potřebného softwaru a integrací, které z procesu odstraní překážky a neefektivitu.

Zjištění vašeho potenciálu, úprava dat, automatizace procesů, řízení vztahů s dodavateli a zdokonalení analytiky – všech pět bodů se odvíjí od stejného zásadního rozhodnutí ohledně platformy. Qvalia umožňuje organizacím převzít plnou kontrolu nad svými transakčními daty a automatizovat procesy i účetnictví na úrovni jednotlivých položek. Kompletní sada řešení nabízí automatizační funkce v oblasti závazků, pohledávek, transakčního účetnictví a analytiky. Je plně založena na cloudu a lze ji implementovat bez zásadních změn či narušení vaší IT infrastruktury. Výsledkem je zásadní transformace jakéhokoli finančního procesu a jakéhokoli typu organizace.