Ako implementovať klasifikáciu UNSPSC v systéme SAP

Ak sa pripravujete na migráciu na SAP S/4HANA alebo zavádzate elektronickú fakturáciu, pravdepodobne ste sa už stretli s UNSPSC – klasifikačným systémom, ktorý SAP odporúča pre produkty a služby. V tejto príručke sa dozviete, čo je UNSPSC, kde sa používa v systémoch SAP a ako ho implementovať bez ručného zadávania údajov.

V rokoch 2025–2027 sa na zákazníkov SAP zbiehajú dve sily:

Spoločnosť SAP ukončí hlavnú podporu pre ECC v decembri 2027. Migračné projekty zvyčajne trvajú 12 až 24 mesiacov, čo znamená, že firmy, ktoré začínajú už teraz, vykonávajú audit svojich kmeňových údajov – a zistili, že niektoré polia klasifikácie sú prázdne.

Požiadavky na elektronickú fakturáciu sa v celej Európe rozširujú. Nemecko (2025), Belgicko (2026), Francúzsko (2026) a ďalšie krajiny vyžadujú štruktúrované faktúry prostredníctvom Peppolu alebo národných platforiem. Faktúry s riadnou klasifikáciou tovaru a služieb umožňujú lepšiu analýzu výdavkov na oboch stranách.

Spoločnosti, ktoré riešia obe výzvy súčasne, majú možnosť raz a navždy vyriešiť problém so svojimi klasifikačnými údajmi a získať tak dvojnásobný prínos.

Štandardný kód produktov a služieb Organizácie Spojených národov (UNSPSC) je hierarchická taxonómia slúžiaca na klasifikáciu tovarov a služieb. Poskytuje spoločný jazyk pre rôzne systémy, dodávateľov a geografické oblasti.

Štruktúra využíva 8 číslic usporiadaných do štyroch štandardných úrovní:

Príklad: Číslo 44121706 sa skladá z:

Systémy SAP interpretujú koncové nuly ako zástupné znaky. Ak nepotrebujete špecifikáciu jednotlivých položiek, celú triedu pokryje 6-miestny kód (napr. 441217).

Záznam materiálu obsahuje klasifikačný pohľad na priraďovanie kódov UNSPSC. Systém SAP používa na klasifikáciu materiálu typ triedy 001. Typická implementácia zahŕňa:

Problém: pri mnohých implementáciách ECC zostávalo toto pole celé roky prázdne. Pri prechode na S/4HANA sa tieto medzery odhalia počas overovania údajov.

SAP Ariba používa UNSPSC ako predvolenú doménu kódov tovaru. Systémový parameter Application.ClassificationCodes.SystemCommodityCodeDomainName je štandardne nastavený na hodnotu „unspsc“.

Kódy UNSPSC v systéme Ariba umožňujú:

Od dodávateľov, ktorí nahrajú katalógy do siete Ariba Network, sa očakáva, že uvedú kódy UNSPSC. Odberatelia, ktorí používajú nástroj SAP Ariba Category Management, môžu nahrať vlastné zoznamy UNSPSC alebo použiť štandardný zoznam verzie 9.05, ktorý je súčasťou štandardnej inštalácie.

SAP Business Network overuje kódy UNSPSC u položiek v katalógu. Pre dodávateľov znamená správna klasifikácia lepšiu viditeľnosť pri vyhľadávaní zo strany odberateľov a podporuje automatické spárovanie v rámci výberových konaní.

Migračné projekty prebiehajú podľa typického postupu:

Praktickou výzvou je krok 3. Ručná klasifikácia tisícov materiálov je časovo náročná a náchylná na chyby. Mnohé organizácie využívajú externé klasifikačné služby alebo nástroje založené na umelej inteligencii, aby tento krok urýchlili.

Ak vaša organizácia používa iný klasifikačný systém (eClass, vlastné skupiny materiálov), systém SAP podporuje priradenia kódov tovaru na prepojenie medzi jednotlivými doménami. Tieto priradenia sú definované v pracovnej knihe Site Enablement Workbook a importujú sa prostredníctvom nástroja Ariba Administrator.

Peppol BIS Billing .0 podporuje klasifikáciu tovaru na úrovni riadkov faktúry. Prvok cac:CommodityClassification prijíma kódy UNSPSC s použitím identifikátora TST v zozname kódov UNCL7143.

To znamená, že faktúry zasielané prostredníctvom Peppolu môžu obsahovať štruktúrované údaje o klasifikácii produktov, čo umožňuje automatické zaraďovanie výdavkov na strane kupujúceho bez nutnosti ručného zásahu.

Pre spoločnosti, ktoré zavádzajú systém S/4HANA aj súlad s predpismi v oblasti elektronickej fakturácie, sa správne nastavenie kódov UNSPSC v ERP systéme automaticky premietne do odchádzajúcich faktúr.

Klasifikácia vo veľkom meradle si vyžaduje automatizáciu. Či už pripravujete kmeňové údaje pre S/4HANA alebo spracovávate prichádzajúce faktúry, ručné porovnávanie každej položky s taxonómiou UNSPSC nie je praktické.

Generatívna umelá inteligencia, ktorá bola vycvičená na miliónoch B2B transakcií, dokáže okamžite priradiť popisy položiek k presným kódom – pričom využíva kontext dodávateľa, historické vzorce a podrobnosti o jednotlivých položkách, aby ich klasifikovala v reálnom čase bez potreby ľudského zásahu. Spoločnosť Qvalia ponúka dva prístupy ku klasifikácii UNSPSC:

Keď je Qvalia vaším poskytovateľom služieb elektronickej fakturácie, prichádzajúce faktúry sa spracúvajú pomocou inteligentného spracovania dokumentov, ktoré slúži na extrakciu a štruktúrovanie údajov o jednotlivých položkách. Súčasťou tohto procesu je automatická klasifikácia tovaru na základe popisov položiek, kontextu dodávateľa a historických vzorov.

Výsledok: faktúry prichádzajú do vášho systému s už vyplnenými kódmi UNSPSC – bez ohľadu na to, či ich dodávateľ uviedol.

Pre organizácie, ktoré potrebujú klasifikáciu ako súčasť širšieho dátového toku, rozhranie API na obohacovanie údajov od spoločnosti Qvalia prijíma údaje o položkách a programovo vracia kódy UNSPSC. Toto rozhranie podporuje:

Toto API využíva rovnaký klasifikačný algoritmus ako platforma pre elektronickú fakturáciu, ktorý bol vytrénovaný na základe miliónov transakcií medzi podnikmi.

Ak zvažujete implementáciu UNSPSC v rámci migrácie na S/4HANA alebo projektu elektronickej fakturácie, zvážte nasledujúce:

Ak sa chcete dozvedieť viac alebo rýchlo začať, neváhajte nás kontaktovať.