Automatizácia pre finančných riaditeľov

Autor: Qvalia | Aktualizované v októbri 2026

Automatizácia finančných procesov spočíva vo využívaní softvéru na spracovanie opakujúcich sa finančných úloh – spracovanie faktúr, schvaľovanie, zosúlaďovanie a vykazovanie – bez ručného zadávania údajov. Ak je táto automatizácia správne realizovaná, premení transakčné údaje na zdroj rýchlosti, presnosti a prehľadu, a nie na prekážku.

Fungovanie finančného oddelenia sa rýchlo mení. Digitalizácia prispieva k tomu, že tieto procesy sú prehľadnejšie, efektívnejšie a dostupnejšie, a zároveň zjednodušuje analýzu vašich údajov.

Automatizácia je vrcholom tejto transformácie – sľubuje efektívne a automatizované vykonávanie opakujúcich sa úloh s presným riadením a optimalizovanými pracovnými postupmi. Úspešné zavedenie takéhoto programu však vyžaduje viac než len správnu technológiu. Potrebujete dôkladne pochopiť, prečo to všetko robíte a aký vplyv to bude mať na vašu spoločnosť a na spôsob, akým pristupujete k novým pracovným postupom.

Zatiaľ čo niektorí manažéri dosahujú vďaka automatizácii obrovské prínosy, iní sa stále nachádzajú v stave neistoty, pretože nemajú k dispozícii vhodný plán, ako prispôsobiť svoje organizácie súčasným požiadavkám prostredníctvom konkurencieschopných finančných procesov.

Prvým krokom každého prevratného digitalizačného projektu je získanie kontroly nad informáciami. Ako sa tieto údaje vytvárajú a spracúvajú? A čo je ešte dôležitejšie, čo tým chcete dosiahnuť? Získanie kvalitnejších údajov má viacero dôsledkov:

Táto príručka sa nebude príliš zameriavať na váš súčasný systém alebo IT infraštruktúru, pretože tento proces by mal začať vašimi súčasnými postupmi, údajmi, ktoré z nich vyplývajú, a spôsobom, akým ich spravujete. Vďaka lepšej kontrole nad údajmi budete v oveľa lepšej pozícii na to, aby ste sa rozhodli, ako by vám mal váš softvér pomáhať.

Prvá časť nižšie sa venuje plánovaniu, posúdeniu a základnému vyhodnoteniu vášho potenciálu v oblasti automatizácie. Ďalej nasledujú spracovanie, formáty a kvalita vašich transakcií. Tretia časť sa zaoberá automatizáciou a tým, ako k nej správne pristupovať. Štvrtá časť sa venuje monitorovaniu obchodných vzťahov. Na záver sa zameriavame na analytiku – a na to, ako zlepšiť systematické sledovanie, najmä pokiaľ ide o vaše výdavky.

Programy digitalizácie sa každý deň vo veľkom rozsahu zavádzajú vo všetkých odvetviach. Či už spoločnosti zavádzajú automatizáciu s cieľom eliminovať manuálne úlohy, alebo umelú inteligenciu na zlepšenie rozhodovania, tento vývoj a všetky technológie, ktoré ho podporujú, sú tu, aby zostali.

Cieľom akejkoľvek digitálnej transformácie je zlepšiť kľúčové oblasti, medzi ktoré patria:

Začnime tým, že odhalíme veľké tajomstvo. Automatizácia finančných procesov nezačína systémami ani technológiami; začína vašimi údajmi. Ako finančný riaditeľ ste našťastie hlavným zástancom údajov vo vašej organizácii.

Ak ste „šampiónom v oblasti dát“, logicky sa naskytá otázka: šampiónom v čom presne? Táto časť práve tým začína – najčastejšou prekážkou transformatívneho finančného projektu, alternatívnym prístupom, ktorý jej pomáha predísť, dôvodmi, prečo by mal projekt viesť práve finančný riaditeľ, a štyrmi konkrétnymi krokmi, vďaka ktorým môžete svoj projekt okamžite spustiť.

Digitálna transformácia, jeden z nevyhnutných megatrendov v podnikaní, je prirodzene súčasťou programu väčšiny spoločností. Hoci sa vyvíja už desaťročia, skutočná zmena v administratívnych procesoch, ktorá by priniesla významné výsledky, prekvapivo chýba.

Výskumy ukázali, že len polovica vedúcich pracovníkov sa domnieva, že tieto stratégie úspešne vypracovala a zaviedla (Wipro Digital, 2017). Len tretina všetkých projektov digitálnej transformácie dosahuje svoje ciele (McKinsey, 2018). Úspešných pokusov nebolo veľa, tak v čom je problém?

Prečo boli výsledky také neuspokojivé? Odpoveď je pomerne zložitá, ale jeden zásadný aspekt sa často prehliada: dôležitosť toho, aby sme začínali s jasnou predstavou o konečnom cieli.

Spoločnosti sa často ponáhľajú s procesmi obstarávania, projektmi implementácie softvéru a rozsiahlymi aktualizáciami ERP, avšak digitálna transformácia nespočíva v tom, že si zaobstaráte ďalšie softvérové riešenie. Ak sa príliš skoro zameriate na technológiu a funkcie, môžete vytvoriť nesprávne stimuly a nakoniec dosiahnuť kontraproduktívne výsledky.

Je pravda, že sľuby nových ERP systémov a špecializovaného softvéru takmer vždy zanechajú silný dojem, avšak ich implementácia je takmer vždy veľkým projektom spojeným so značnými rizikami. Návratnosť investícií je ďaleko od istoty, keďže rozsah projektu sa zužuje, zatiaľ čo počet konzultantov rastie a termíny aj rozpočty sa predlžujú. Príklady nemusíte hľadať ďaleko.

Ak ste uprostred implementačného projektu, zastavte sa na chvíľu a spýtajte sa sami seba, či sú základné prípravné práce dokončené. Aby projekt digitálnej transformácie priniesol očakávanú návratnosť, je potrebné dôkladne pochopiť fungovanie firmy a jej ukazovatele. Čo chcete dosiahnuť? Aké sú vaše organizačné ciele a vízie? Ako by vyzeral ideálny proces, ktorý by tento cieľ podporoval?

Mnohí túžia po vedúcej úlohe v procese transformácie v rámci organizácie. Veľa ľudí sa snaží získať zodpovednosť za nové pozície, ako sú CIO alebo CDO. Možno práve otázka, kto nesie zodpovednosť za projekt, poskytuje vodítko k tomu, prečo niektoré spoločnosti zlyhávajú.

Veď základné údaje akejkoľvek dnešnej organizácie sú v podstate rovnaké ako pred stáročiami: ide o zber, štruktúrovanie a analýzu údajov z transakcií. Výsledok sa potom musí zosúladiť s procesmi a obchodnými cieľmi.

Tento konkrétny spôsob správy údajov je už dlho súčasťou práce pokladníkov a účtovníkov. Je to nepochybne doména finančného riaditeľa, ktorý je akýmsi architektom finančných informácií.

Vzhľadom na túto odbornosť a jej pôsobivo dlhú tradíciu je prekvapujúce, že len málo odborníkov z oblasti financií skutočne stojí na čele digitálnej transformácie.

Prieskum IFS o digitálnej transformácii (2017) uvádza, že len 35 % z nich má hlavné slovo pri digitálnych iniciatívach, a to aj v prípadoch, keď je to v najlepšom záujme firmy.

Začnite tam, kde práve ste. Prevezmite kontrolu nad digitálnou transformáciou tak, že najskôr určíte jej potenciál, aby ste mali jasnú predstavu o konečnom cieli. Začnite malými krokmi a jasnými údajmi. Určite svoj potenciál stanovením pomeru medzi analógovými a digitálnymi vstupnými údajmi, napríklad v prípade faktúr. Udržateľná automatizácia je dosiahnuteľná len vtedy, ak sú vaše údaje skutočne digitálne.

Posúdenie vášho potenciálu má zmysel len vtedy, ak sú údaje, na ktorých sa zakladá, spoľahlivé. Práve na to sa tu zameriame: prečo je kvalita kľúčovým pilierom digitálnej transformácie, či sú naše údaje skutočne na túto úlohu pripravené napriek všetkým novým technológiám, ktoré máme k dispozícii, a – ešte raz – štyri kroky na rýchle zvýšenie kvality údajov.

Vaše predajné a nákupné transakcie tvoria chrbtovú kosť vašej spoločnosti. Ako jeden z najdôležitejších zdrojov obchodných údajov sú ekvivalentom súčasného zlatého bane.

Ak sú transakčné údaje – vo forme faktúr, potvrdeniek, platieb a podobne – správne spravované, môžu poskytovať podrobné informácie a zvyšovať efektívnosť procesov v celej organizácii, od obstarávania až po výplaty a od objednávky až po inkaso.

Faktúry sa dnes spracúvajú nielen pomocou softvérových aplikácií na stolných počítačoch, ale aj v cloude a dokonca aj prostredníctvom mobilných aplikácií na cestách. Procesy schvaľovania faktúr sú tiež oveľa rýchlejšie vďaka novým technológiám, ako sú riešenia RPA.

Znamenajú tieto technológie, že organizácie sú už úplne digitalizované a že sme dosiahli konečný cieľ? Digitalizácia podnikania ušla dlhú cestu, ale každý reťazec je len taký silný, ako je jeho najslabší článok.

Vo finančnom sektore je slabým článkom až príliš často nízka kvalita údajov spôsobená nejednotnými alebo neefektívnymi formátmi.

Formáty nízkej kvality sú v podnikateľskom prostredí až príliš bežné, čo má vplyv na kvalitu údajov a negatívne ovplyvňuje procesy neustálymi odchýlkami, ktorých odstránenie si vyžaduje ručnú prácu. K tomu určite neprispieva ani neustále prítomné riziko nesprávneho výkladu a ľudských chýb.

Tu je známy príklad: PDF nie je skutočne digitálny formát. Nezlepší vašu inteligenciu ani efektivitu, aj keby ste ho vedeli spracovať vo svojom softvéri a využiť technológiu OCR. Miera chybovosti je stále príliš vysoká a zbytočná.

Softvérové systémy majú v skutočnosti veľké ťažkosti so spracovaním údajov s rôznym stupňom štruktúry. Informácie zostávajú uväznené v PDF súboroch a tabuľkách programu Excel, čo si vyžaduje manuálny zásah aj pri tých najzákladnejších a najopakujúcejších úlohách.

Ako finančný riaditeľ musíte svojmu tímu pomôcť vyriešiť zmätok v súvislosti s formátmi údajov. Uprednostnite akčný plán na premenu analógového vkladania transakčných údajov (ponúk, cenníkov, faktúr atď.) na digitálne údaje, či už ide o dokumenty určené dodávateľom alebo zákazníkom.

Povinná smernica, ktorá by od dodávateľov vyžadovala zasielanie elektronických faktúr, by bola samozrejmosťou a mala by najvýraznejší pozitívny vplyv. Rovnako dôležité je však aj to, že fakturáciu vašim zákazníkom je možné vďaka novým technológiám vo veľkej miere automatizovať – od objednávky až po prijatie platby. Táto zmena umožňuje efektívny elektronický obchod medzi podnikmi (B2B), opakovanú fakturáciu, integrované platby kartou, zosúlaďovanie účtov, monitorovanie úverov a ďalšie funkcie.

Štruktúrované údaje sú kľúčové pre zlepšenie kvality vašich údajov a efektívnosti vašich finančných procesov. Vaši dodávatelia sú motivovaní (alebo v niektorých prípadoch dokonca nútení), aby vám zasielali elektronické faktúry. Procesy zamerané na spotrebiteľov sa často dajú digitalizovať ešte vo väčšej miere.

Qvalia zefektívňuje predajné a nákupné transakcie prostredníctvom automatizácie oddelení pohľadávok a záväzkov, ako aj riadenia odchýlok, vrátených platieb, zosúlaďovania účtov a ďalších činností.

Ak máte k dispozícii čisté a štruktúrované údaje, automatizácia už nie je hazardom, ale stáva sa niečím, na čom môžete skutočne stavať. Automatizácia je najvýznamnejším výsledkom úspešnej digitálnej stratégie – táto časť sa venuje základným prípravným prácam, ktoré si vyžaduje, tomu, ako pristupovať k robotizovanej automatizácii procesov a umelej inteligencii, a tomu, ako sa vyhnúť najčastejším chybám.

Hoci automatizácia predstavuje vo väčšine prípadov digitálnej transformácie najzreteľnejší konečný cieľ, plán jej realizácie nie je vždy taký jasný.

Automatizácia s naozaj pozitívnym dopadom je ľahšie povedať ako zrealizovať, pretože nie všetky automatizačné riešenia sú rovnaké. Ako môžu finanční riaditelia zaviesť automatizáciu prinášajúcu pridanú hodnotu ako konečný cieľ v rámci svojich transformačných procesov?

Začnime s tvrdením: automatizácia umožňuje kvalifikovaným zamestnancom, ako sú napríklad pracovníci vo finančnom oddelení, vyhnúť sa opakujúcim sa manuálnym úlohám a venovať sa dôležitejším úlohám v rámci podniku, ktoré priamo podporujú rast a riadenie firmy.

RPA je v súčasnosti veľmi populárne. Ide o skratku pre „robotic process automation“ (robotická automatizácia procesov) a je to zastrešujúci pojem pre technológie vyvinuté na automatizáciu konkrétnych úloh, a to s využitím umelej inteligencie alebo bez nej.

Predstavte si to ako osobného asistenta – aplikáciu, ktorá pre vás neúnavne pracuje, zatiaľ čo vy sa môžete sústrediť na prácu pre firmu. Predstava osobnej armády robotov, ktorí sú vám k dispozícii, je naozaj lákavá.

RPA sa zriedka integruje so starším softvérom, ktorý možno momentálne používate, ale skôr funguje ako rozhranie, ktoré sa nachádza nad používateľským rozhraním. V aplikáciách, ako sú účtovníctvo a plánovanie, jednoducho stláča klávesy a vykonáva úlohy v mene používateľa.

Táto verzia RPA znie síce prakticky, má však štyri významné nevýhody:

Kvalita údajov a krivky učenia idú ruka v ruke tak u ľudí, ako aj u robotov. Lepšie informácie vedú k rýchlejšiemu učeniu. Odchýlky, ako bolo vysvetlené vyššie, môžu prispieť k krivke učenia umelej inteligencie. Bohužiaľ, ide o riskantnú cestu – je potrebné starostlivo zvážiť, či je to pre vašu firmu tá najlepšia automatizačná technológia.

Odchýlky v procesoch fakturácie predstavujú významný zdroj neefektívnosti a predstavujú príležitosť na automatizáciu.

Okrem toho, ak vezmeme do úvahy Paretov princíp, 20 % transakcií vytvára 80 % pracovnej záťaže – čo nám pripomína, aké koncentrované sú v skutočnosti neefektívnosti vo finančných operáciách.

Prečo teda umelá inteligencia nie je súčasťou základného riešenia? Môžete využiť toľko inteligentných technológií, koľko len chcete, ale nebude to mať žiadny zmysel, ak vaše údaje a procesy nebudú v poriadku.

A nezabudnite: na uskutočnenie transakcie sú potrebné dve strany. Ste rovnako závislí od kvality údajov a procesov vášho dodávateľa ako od tých vlastných.

Už sme sa venovali dôležitosti kvality údajov. Vaša snaha o jej zlepšovanie by nemala skončiť ani vtedy, keď vaše súčasné riešenia už s ňou dokážu pracovať. Ďalšie vylepšenia sú vždy prínosom.

A nie je problém, ak vaše súčasné riešenia momentálne nedokážu splniť vaše požiadavky. Tu prichádzajú na rad digitálne formáty; s elektronickými faktúrami ako najvýraznejším príkladom transformácie – úplná digitálna výmena transakčných informácií zaručuje, že sa nestratí žiadna dôležitá informácia.

Vaším ďalším krokom je samozrejme prevzatie kontroly nad systémami a procesmi. V podstate musíte svoje podnikanie „naprogramovať“. Transakčné údaje neustále prúdia celou vašou organizáciou a týkajú sa rôznych oblastí, medzi ktoré patria:

Myslíte si, že máte jasnú predstavu o tom, ako sa všetky tieto informácie prenášajú? Pravda je taká, že väčšina finančných riaditeľov a ďalších zainteresovaných strán v organizácii o týchto oblastiach často nemá dostatočné informácie.

Odborníci v oblasti financií musia dôkladne preskúmať svoje pracovné postupy a pochopiť zložitú sieť požiadaviek a závislostí, ktoré sú kľúčové pre ich zdokonalenie a automatizáciu.

Ručné alebo technologicky podporované systémy vás sprevádzajú celým procesom – každý z nich má svoje vlastné vstupy, výstupy, spúšťače a pravidlá.

Každý krok vo vašom finančnom procese má svoje vlastné spracovanie údajov, spúšťače a pravidlá. Položte si nasledujúce otázky:

Nemusíte hneď robiť veľké kroky. Začať je veľmi jednoduché – stačí napríklad začať s mapovaním a zostavením zoznamu.

Úspešná automatizácia začína vytváraním kvalitných údajov a využívaním elektronických faktúr, čo je najrýchlejší spôsob, ako môžu podniky začať so zlepšovaním. Na automatizáciu opakovaných, štruktúrovaných úloh môžete využiť aj technológie umelej inteligencie (AI) a robotizácie procesov (RPA), avšak toto riešenie má svoje obmedzenia v prípade akýchkoľvek odchýlok.

Namiesto toho by ste mali hľadať riešenia, ktorých súčasťou je procesné programovanie, kde sú údaje okamžite rozpoznávané, 100 % správne a automaticky spravované prostredníctvom transparentného modulu pravidiel.

Takéto opatrenia na doladenie, ako sú tie uvedené tu, sú krokom správnym smerom, ale ak chcete dosiahnuť prevratnú efektívnosť, zamyslite sa nad tým, čo môžete vylepšiť už teraz. Posúďte svoje súčasné systémy a vytvorte schémy, ktoré znázorňujú, ako sa vaše údaje spracúvajú.

Vďaka tomuto komplexnému prehľadu o fungovaní organizácie si teraz môžete predstaviť, ako ich prispôsobiť podľa svojich potrieb. Qvalia ponúka platformu na vytváranie a správu procesov od základov – automatizujte spracovanie faktúr, fakturáciu zákazníkom, pracovné postupy a ďalšie činnosti definovaním vlastných pravidiel.

Automatizované procesy sú však spoľahlivé len do tej miery, do akej sú spoľahlivé základné údaje, z ktorých čerpajú. Bez ohľadu na to, ako veľmi vaša spoločnosť vyniká v programovaní svojich procesov, jedným aspektom, ktorý musí každý stále správne zohľadňovať, sú obchodné vzťahy – a údaje o nich – stojace za každou transakciou.

Vzťahy sú kľúčom k vášmu úspechu – od tržieb cez budovanie značky až po právne riziká. Hoci sú zákazníci životnou silou vašej činnosti, dodávatelia naďalej zohrávajú obrovskú úlohu pri riadení rizík, peňažných tokov a nákladov. Táto skutočnosť je obzvlášť zreteľná napríklad v maloobchode, u výrobcov s vysokou spotrebou zdrojov a v subjektoch verejného sektora.

Riziko si vždy zaslúži pozornosť vašich tímov v oblasti predaja, nákupu a financií. Vaše záznamy kmenových údajov poskytujú prehľad a zoznam podrobných informácií o vzťahoch na strane predaja a dodávok.

Riziká, ako sú podvody, bankrot, zložitosť dodávateľského reťazca, spory a nedodržiavanie zmluvných podmienok, sú všetky spojené s vašimi základnými údajmi. Bez riadneho monitorovania sa tieto záznamy rýchlo stanú nezvládnuteľnými a neaktuálnymi.

Všetky možné problémy s dodávateľmi sa ešte zhoršujú v dôsledku nedostatočného monitorovania. Ak svojich dodávateľov dôkladne nesledujete, prehliadnete prípadné riziká platobnej neschopnosti alebo úverové riziká. Vedenie aktuálnych záznamov tiež zaberá vášmu tímu značné množstvo času.

Mnohé spoločnosti síce môžu mať vo svojich kmeňových záznamoch tisíce dodávateľov a zákazníkov, avšak príliš často nie je aktualizovaný dostatočný počet záznamov, aby odrážali aktívne obchodné vzťahy. Zvyšok tvoria neaktuálne záznamy, duplikáty a zaniknuté firmy.

Definícia aktívneho partnera sa môže líšiť, ale väčšina ľudí by sa zhodla na tom, že spoločnosť, s ktorou ste v posledných rokoch neobchodovali, by sa nepovažovala za aktívneho partnera.

Často sa tiež stáva, že ten istý dodávateľ je zaregistrovaný viackrát pod rôznymi názvami alebo s neaktuálnymi údajmi – napríklad spoločnosť „Acme Ltd“ sa môže objaviť ako „Acme Partners Ltd“ alebo „Ltd Acme“.

Neaktuálne informácie zvyšujú riziko, že omylom zaplatíte nesprávnej spoločnosti alebo na nesprávny bankový účet, prípadne že omylom nadviažete obchodné vzťahy s nedôveryhodnými subjektmi.

Moderná správa kmeňových údajov by vás mala priebežne informovať a chrániť pred týmito potenciálnymi problémami. Mala by zhromažďovať kľúčové informácie a upozorniť vás v prípade významných zmien, ako je napríklad zmena finančnej situácie dodávateľa.

Udržateľná digitálna transformácia finančných procesov si vyžaduje dôslednú správu kmeňových údajov. Uvedomte si, aké dôležité je vyčistiť a neustále udržiavať register dodávateľov.

Čisté údaje, automatizované procesy a dobre riadené vzťahy s dodávateľmi vedú k rovnakému výsledku: k číslam, ktorým môžete skutočne dôverovať. Práve to prináša analýza výdavkov – ide o postup, pri ktorom sa analyzujú nákupy a obstarávacie procesy podniku s cieľom nájsť spôsoby, ako znížiť náklady a rozvíjať vzťahy s dodávateľmi, a to prostredníctvom zberu a vyhodnocovania údajov o výdavkoch, na základe ktorých sa určujú riziká a identifikujú nové spôsoby úspor.

Cieľom analýzy výdavkov je odpovedať na viacero otázok týkajúcich sa výdavkových postupov organizácie. Medzi ne môžu patriť:

Dostupnosť údajov o výdavkoch vo veľkej miere závisí od kvality vášho procesu spracovania záväzkov. Pri získavaní údajov z rôznych zdrojov v organizácii je dôležité zachovať jednotný formát. Ako konsolidujete údaje z viacerých zdrojov počas procesu získavania údajov?

Odpoveď spočíva v automatizovanom získavaní údajov. K dispozícii sú riešenia, ktoré sa dokážu pripojiť k rôznym zdrojom údajov, vrátane účtovného softvéru a softvéru na riadenie podnikových zdrojov vo vašej organizácii.

Hlavnou výzvou je teraz zabezpečiť presný a bezpečný prístup k týmto údajom o výdavkoch, a to v čo najväčšom detaile. Vaša hlavná účtovná kniha neobsahuje informácie na úrovni riadkov, takže sa musíte vrátiť k faktúram. A viete o svojich dodávateľoch dosť? Keď do svojej firmy pridávate nových dodávateľov, ako ich môžete rýchlo integrovať do celkového profilu výdavkov a získať aktuálne informácie, ktoré sú pre vaše podnikanie kľúčové?

V oblasti analýzy výdavkov neexistuje univerzálny prístup. Závisí to od konkrétneho podniku a odvetvia. Nižšie uvádzame niekoľko taktík a príkladov použitia:

Hlavným cieľom analýzy výdavkov je poskytnúť prehľad o tom, ako prebiehajú výdavky v rámci organizácie. Získané informácie však vo veľkej miere závisia od kvality vášho procesu spracovania záväzkov. Správne vykonávanie analýzy výdavkov si vyžaduje výber správnej stratégie, spoluprácu, jasne definované procesy a implementáciu potrebného softvéru a integrácií, ktoré odstránia prekážky a neefektívnosti z tohto procesu.

Identifikácia vášho potenciálu, čistenie údajov, automatizácia procesov, riadenie vzťahov s dodávateľmi a zdokonaľovanie analytiky – všetkých päť oblastí sa v konečnom dôsledku viaže na jedno základné rozhodnutie týkajúce sa platformy. Qvalia umožňuje organizáciám získať plnú kontrolu nad svojimi transakčnými údajmi a automatizovať procesy a účtovníctvo na úrovni jednotlivých položiek. Komplexné riešenie ponúka funkcie automatizácie v oblasti záväzkov, pohľadávok, transakčného účtovníctva a analýz. Je plne založené na cloude a je možné ho implementovať bez zásadných zmien alebo narušenia vašej IT infraštruktúry. Výsledkom je transformácia akéhokoľvek finančného procesu a akéhokoľvek typu organizácie.