Vad är skillnaden mellan e-fakturor i Peppol och andra operatörsnätverk?

Peppol förenklar hanteringen av e-fakturor för både säljare och köpare samt har fördelar jämfört med traditionella operatörsnätverk. I denna artikel förklarar vi närmare vilka likheter och skillnader som finns mellan Peppol och andra lösningar.

E-fakturor i det traditionella operatörsnätverket

I Sverige och andra länder finns ett internationellt nätverk för e-fakturaoperatörer, ofta kallat för operatörsnätverk. Nätverket är ett samarbete mellan ett flertal av de större operatörerna. Ibland omnämns dessa nätverk som VAN-tjänster eller VAN-operatörer.

Inom det svenska operatörsnätverket är Svefaktura det vanligaste formatet. Som identifierare, mottagarens e-fakturaadress, används ofta GLN-nummer.

För att skicka och ta emot e-fakturor inom traditionella nätverk måste följande uppfyllas:

• Avsändare och mottagare av fakturan måste ha ett avtal med en operatör
• Operatörerna måste kommunicera sinsemellan för att möjliggöra utbytet av e-fakturor
• Slutligen behöver ofta tester och manuella valideringar genomföras för att säkerställa att kopplingen skett korrekt

Denna process är ofta tidskrävande och förhållandevis komplex. Det är här Peppol-nätverket skiljer sig på flera avgörande punkter, från teknisk uppstart och implementation till användande och tillgänglighet.

E-fakturor i Peppol

Om din kund eller leverantör kan skicka e-fakturor, så kan den sannolikt också skicka e-fakturor i Peppol-nätverket. De flesta operatörer har idag access till Peppol.

Peppol är öppet, i den bemärkelsen att inga avtal behöver tecknas mellan avsändare och mottagare eller operatör samt att ingen avsändare eller mottagare av Peppol-meddelanden får debitera varandra enligt Europeiska Unionens föreskrifter. Det förekommer alltså inga avgifter mellan parterna inom Peppol-nätverket.

I Peppol-nätverket finns också strikta kontroller och valideringar vilket gör att alla fakturor, och annan affärsinformation, som levereras är korrekta och följer gällnade regler för en giltig EU-faktura.

Trots detta förespråkar ibland operatörerna inom operatörsnätverket fortfarande en traditionell uppsättning, vilket på den svenska marknaden innebär att kunderna rekommenderas att använda Svefaktura-format och GLN-nummer som identifierare.

SFTI, en samverkansgrupp för digitala standarder, och DIGG, myndigheten för digital förvaltning, som handhar standarden för Svefaktura har beslutat att från den 1:a april 2021 helt upphöra med stödet för Svefaktura. Rekommendationen är att övergå till Peppol BIS 3 som format för e-faktura.

Det är dock möjligt att skicka andra e-format inom Peppol-nätverket. E-fakturor kan även precis som inom det traditionella operatörsnätverket konverteras och anpassas till kundens behov för smidig inläsning och hantering av exempelvis affärssystem.

Av bland annat dessa orsakar rekommenderar vi att företag och organisationer övergår till Peppol samt meddela sina kunder och leverantörer att göra detsamma. Genom lagstiftning har redan myndigheter inom EU detta krav.

Så får du tillgång till Peppol

Att skicka och ta emot fakturor och annan affärsinformation via Peppol är betydligt snabbare och enklare än i det traditionella operatörsnätverket. I korthet gör du så här:

• Skaffa konto hos en Peppol Access Point, exempelvis Qvalia
• Registrera ditt Peppol ID, din unika adress i nätverket
• Informera dina leverantörer om ditt Peppol ID
• Uppdatera ditt kundregister med dina kunders Peppol ID

När man som företag, organisation eller myndighet vill börja med e-faktura och Peppol måste man registrera sig hos en av EU certifierad Peppol Access Point (AP) som hjälper till med registreringen i nätverket.

Med Qvalia så registrerar du dig kostnadsfritt och kan vara igång inom några minuter i vår molntjänst. Du kan också integrera Qvalia med ditt affärssystem.

Så här fungerar Peppol ID

När du har skaffat ett konto hos din operatör så får du även din organisations Peppol Participant Identifier; Peppol ID. Denna identifieringskod är din unika adress i Peppol-nätverket och det enda som krävs för att kunna ta emot fakturor och andra dokument. För att endast skicka e-fakturor krävs inte ett Peppol ID.

Ett Peppol ID består av en kod som anger vad för typ av identifierare, som används samt en identifierare avdelat med ett kolon.

I Sverige rekommenderas i första hand att man använder sitt organisationsnummer som identifierare. Större organisationer med flera verksamhetsområden tenderar att använda GLN-nummer, då organisationsnumret delas av skilda områden, divisioner eller liknande.

Koden för svenskt organisationsnummer är ”0007”. Som exempel så använder Qvalia Group AB sitt organisationsnummer och har därmed Peppol ID ”0007:5567321707”.

För de som använder GLN-nummer är koden ”0088” efterföljt av 13 siffror för GLN numret, t.ex. ”0088:7340019810003”. De fyrsiffriga koderna för typ av identifierare är fastställt av Peppol, deltagande länder har olika nummer för sin identifierare.

I Peppol-nätverket finns en global katalog där all information finns tillgänglig för hur man tekniskt skickar meddelanden mellan olika AP. Det finns därmed inget inget behov för operatörerna/VAN-tjänsterna som också är anslutna till Peppol att kontakta varandra i förväg. Det enda som behövs för att kunna skicka sin e-faktura är adressen; Peppol ID.

Om man vill byta operatör av Peppol-tjänster och redan har ett registrerat Peppol ID så kontaktar man sin nya leverantör e-fakturatjänster. Den kommer att hjälpa dig med att flytta hanteringen ditt Peppol ID.

Typer av meddelanden i affärsdokument i Peppol

De olika typerna av elektroniska affärsdokument som kan skickas och tas emot av organisationer och företag i Peppol representeras av olika meddelanden. Exempel på meddelanden förutom e-fakturor är ordrar, kreditfakturor, ordrar, svarsmeddelanden, kataloger, punchout och mer.

• Peppol BIS Billing 3. E-fakturaformatet i Peppol.
• Peppol BIS Billing 3 Credit Note. Formatet för kreditfaktura i Peppol
• Peppol BIS Invoice Response 3.1. Statusmeddelande på skickad faktura.
• Peppol BIS Order Only 3.2. Förenklad e-order
• Peppol BIS Ordering 3.2. Uttökat ordermeddelande med ordersvar
• Peppol BIS Catalogue Without Response 3.1. Katalogmeddelande för produkter och tjänster
• Peppol BIS Catalogue With Response 3.1. Katalogmeddelande för produkter och tjänster inklusive svarsmeddelande
• Peppol BIS Despatch Advice 3.1. Försändelser och information om leveransprocess
• Peppol BIS Punch Out 3.1. Dynamisk varukorg för e-handelskunder som kan generera order från det egna systemet.
• Peppol BIS Order Agreement 3.0. Överenskommelser mellan leverantör och kund.
• Peppol BIS Message Level Response 3.0. Kommunikationsmeddeland såsom mottagningsbevis, svarsmeddelanden avseende faktura eller affärsrelaterad händelse.

Mer information e-fakturor och andra meddelandetyper i Peppol.

För teknisk dokumentation, gå till API och utvecklarresurser.