Peppol förenklar hanteringen av e-fakturor för både säljare och köpare samt har fördelar jämfört med traditionella operatörsnätverk. I denna artikel förklarar vi närmare vilka likheter och skillnader som finns mellan Peppol och andra lösningar för affärsmeddelanden såsom e-fakturor.

I Sverige och andra länder finns ett internationellt nätverk för e-fakturaoperatörer, ofta kallat för operatörsnätverket. Nätverket är ett tekniskt och kommersiellt samarbete mellan operatörer, som även kallas VAN-tjänster (Value Added Network) eller fakturaväxlar.

Inom det svenska operatörsnätverket är Svefaktura det vanligaste formatet. Som identifierare, mottagarens e-fakturaadress, används ofta GLN-nummer.

För att skicka och ta emot e-fakturor inom traditionella nätverk måste följande uppfyllas:

Denna process är ofta tidskrävande och förhållandevis komplex. Det är här Peppol-nätverket skiljer sig på flera avgörande punkter, från teknisk uppstart och implementation till användande och tillgänglighet.

Om din kund eller leverantör kan skicka e-fakturor, så kan den sannolikt också skicka e-fakturor i Peppol-nätverket. De flesta operatörer har idag access till Peppol.

Peppol är öppet, i den bemärkelsen att inga avtal behöver tecknas mellan avsändare och mottagare eller operatör samt att ingen avsändare eller mottagare av Peppol-meddelanden får debitera varandra enligt Europeiska Unionens föreskrifter. Det förekommer alltså inga avgifter mellan parterna inom Peppol-nätverket.

I Peppol-nätverket finns också strikta kontroller och valideringar vilket gör att alla fakturor, och annan affärsinformation, som levereras är korrekta och följer gällnade regler för en giltig EU-faktura.

Trots detta förespråkar ibland operatörerna inom operatörsnätverket fortfarande en traditionell uppsättning, vilket på den svenska marknaden innebär att kunderna rekommenderas att använda Svefaktura-format och GLN-nummer som identifierare.

SFTI, en samverkansgrupp för digitala standarder, och DIGG, myndigheten för digital förvaltning, som handhar standarden för Svefaktura har beslutat att från den 1:a april 2021 helt upphöra med stödet för Svefaktura. Rekommendationen är att övergå till Peppol BIS 3 som format för e-faktura.

Det är dock möjligt att skicka andra e-format inom Peppol-nätverket. E-fakturor kan även precis som inom det traditionella operatörsnätverket konverteras och anpassas till kundens behov för smidig inläsning och hantering av exempelvis affärssystem.

Av bland annat dessa orsakar rekommenderar vi att företag och organisationer övergår till Peppol samt meddela sina kunder och leverantörer att göra detsamma. Genom lagstiftning har redan myndigheter inom EU detta krav.

Att skicka och ta emot fakturor och annan affärsinformation via Peppol är betydligt snabbare och enklare än i det traditionella operatörsnätverket. I korthet gör du så här:

När man som företag, organisation eller myndighet vill börja med e-faktura och Peppol måste man registrera sig hos en av EU certifierad Peppol Access Point (AP) som hjälper till med registreringen i nätverket.

Med Qvalia så registrerar du dig kostnadsfritt och kan vara igång inom några minuter i vår molntjänst. Du kan också integrera Qvalia med ditt affärssystem.

När du har skaffat ett konto hos din operatör så får du även din organisations Peppol Participant Identifier; Peppol-ID. Denna identifieringskod är din unika adress i Peppol-nätverket och det enda som krävs för att kunna ta emot fakturor och andra dokument. För att endast skicka e-fakturor krävs inte ett Peppol-ID.

Ett Peppol ID består av en kod som anger vad för typ av identifierare, som används samt en identifierare avdelat med ett kolon.

I Sverige rekommenderas i första hand att man använder sitt organisationsnummer som identifierare. Större organisationer med flera verksamhetsområden tenderar att använda GLN-nummer, då organisationsnumret delas av skilda områden, divisioner eller liknande.

Koden för svenskt organisationsnummer är ”0007”. Som exempel så använder Qvalia Group AB sitt organisationsnummer och har därmed Peppol-ID ”0007:5567321707”.

För de som använder GLN-nummer är koden ”0088” efterföljt av 13 siffror för GLN numret, t.ex. ”0088:7340019810003”. De fyrsiffriga koderna för typ av identifierare är fastställt av Peppol, deltagande länder har olika nummer för sin identifierare.

I Peppol-nätverket finns en global katalog där all information finns tillgänglig för hur man tekniskt skickar meddelanden mellan olika accesspunkter.

Europeiska operatörer, VAN-tjänster eller fakturaväxlar är i regel accesspunkter i Peppol eller har tillgång till nätverket via tredjepartslösningar. I motsats till tidigare teknik så finns med Peppol inget behov för operatörerna att kontakta varandra i förväg för att upprätta en koppling eller testa. Det enda som operatören behöver för att kunna skicka sin kunds e-faktura är mottagarens Peppol-ID. Detta förenklar anvädningen för såväl slutkund som operatör och bidrar till en mer kostnadseffektiv lösning.

De olika typerna av elektroniska affärsdokument som kan skickas och tas emot av organisationer och företag i Peppol representeras av olika meddelanden. Exempel på meddelanden förutom e-fakturor är ordrar, kreditfakturor, ordrar, svarsmeddelanden, kataloger, punchout och mer.

Mer information e-fakturor och andra meddelandetyper i Peppol.