En faktura ska innehålla de uppgifter som mervärdesskattelagen kräver, oavsett om den skickas på papper, som PDF eller som e-faktura. Reglerna finns i 17 kap. mervärdesskattelagen (2023:200). Bokföringslagen (1999:1078) styr hur fakturan fungerar som verifikation och hur länge den ska sparas.
Här går vi igenom de svenska kraven med hänvisning till paragraf och länkar till lagtexten och Skatteverkets vägledning.
Lagarna som styr fakturan
| Lag | Vad den reglerar |
| Mervärdesskattelagen (2023:200), 17 kap. | När faktura ska utfärdas, fakturans innehåll, förenklad faktura, e-faktura, kreditnotor och bevarande |
| Bokföringslagen (1999:1078) | Verifikationer och arkivering av räkenskapsinformation |
| Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling | E-fakturor enligt europeisk standard till upphandlande myndigheter och enheter |
| Mervärdesskattedirektivet (2006/112/EG) | Den EU-gemensamma grund som de svenska reglerna bygger på |
När ska ni utfärda en faktura?
Ett företag ska se till att faktura utfärdas vid försäljning till andra företag och till juridiska personer som inte är beskattningsbara personer, till exempel myndigheter och föreningar (17 kap. 10 §). Det gäller också förskotts- och a conto-betalningar (14 §). Vid försäljning till privatpersoner krävs faktura bara i vissa fall, bland annat för bygg- och anläggningstjänster, nya transportmedel och vissa distansförsäljningar (11 §).
Kunden får utfärda fakturan, så kallad självfakturering, om ni har avtalat det i förväg och det finns ett förfarande där säljaren godkänner varje faktura (15 §). Läs mer i Har Peppol stöd för självfakturering?
Uppgifter som en faktura ska innehålla
En fullständig faktura ska innehålla följande uppgifter (17 kap. 24 §):
- Datum för utfärdandet
- Ett löpnummer, baserat på en eller flera serier, som unikt identifierar fakturan
- Säljarens momsregistreringsnummer
- Köparens momsregistreringsnummer, om köparen ska betala momsen (omvänd betalningsskyldighet) eller vid unionsintern varuförsäljning
- Säljarens och köparens fullständiga namn och adress
- Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
- Datum för leveransen eller när tjänsten utfördes eller slutfördes, eller datum för förskotts- eller a conto-betalning, om det kan fastställas och skiljer sig från fakturadatumet
- Beskattningsunderlaget för varje momssats eller undantag, enhetspriset utan moms och eventuella rabatter som inte ingår i enhetspriset
- Tillämpad momssats
- Momsbeloppet som ska betalas
Vid omvänd betalningsskyldighet får beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp utelämnas. Fakturan ska då i stället ange beskattningsunderlaget med hänvisning till varorna eller tjänsterna (25 §).
Momsbeloppet ska alltid anges i svenska kronor om momsen ska betalas till staten, även när fakturan är i en annan valuta. Har ni er redovisning i euro anges momsbeloppet i stället även i euro (29 §).
Särskilda uppgifter i vissa fall
| Situation | Uppgift på fakturan |
| Köparen ska betala momsen | ”Omvänd betalningsskyldighet” och köparens momsregistreringsnummer (24 § 4 och 14) |
| Försäljningen är undantagen från moms | Hänvisning till bestämmelsen i mervärdesskattelagen eller mervärdesskattedirektivet, eller annan uppgift om att försäljningen är undantagen (24 § 13) |
| Köparen utfärdar fakturan | ”Självfakturering” (24 § 12) |
| Unionsintern varuförsäljning | Köparens momsregistreringsnummer (24 § 4) |
| Vinstmarginalbeskattning för resebyråer | ”Vinstmarginalbeskattning för resebyråer” (24 § 16) |
| Begagnade varor, konstverk, samlarföremål och antikviteter | Den uppgift om vinstmarginalbeskattning som är relevant (24 § 17) |
| Nytt transportmedel till ett annat EU-land | De uppgifter som visar att varan är ett nytt transportmedel (24 § 15) |
I Peppol anges undantag och omvänd betalningsskyldighet med momskategorikoder. Se Momskategorikoder i Peppol.
Förenklad faktura
Ni får utfärda en förenklad faktura om något av följande gäller (17 kap. 26 §):
- Fakturans totalbelopp är högst 4 000 kronor inklusive moms
- Handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar i branschen gör det svårt att följa alla krav i 24 §
- Fakturan är en kreditnota eller annan handling som ändrar en tidigare faktura
- Ni omfattas av undantaget från momsplikt för företag med liten årsomsättning (18 kap.)
En förenklad faktura ska minst innehålla datum för utfärdandet, säljarens identitet, vilken typ av varor eller tjänster det gäller och momsbeloppet eller uppgifter som gör det möjligt att räkna ut det. En kreditnota ska dessutom hänvisa till den ursprungliga fakturan och ange vilka uppgifter som ändras (28 §).
Förenklad faktura får inte användas vid unionsintern varuförsäljning, vissa distansförsäljningar eller när köparen ska betala momsen och säljaren inte är etablerad i landet (27 §).
Tidsfrister för fakturan
Mervärdesskattelagen har särskilda tidsfrister för vissa försäljningar (17 kap. 16–18 §§):
| Försäljning | Fakturan ska utfärdas senast |
| Bygg- och anläggningstjänster och varor som levereras i samband med dem | Vid utgången av andra kalendermånaden efter den månad då tjänsterna utfördes eller varorna levererades |
| Unionsintern varuförsäljning | Den 15:e i månaden efter den månad då den beskattningsgrundande händelsen inträffade |
| Tjänster som ska redovisas i periodisk sammanställning | Den 15:e i månaden efter den månad då den beskattningsgrundande händelsen inträffade |
Ni får samla flera leveranser i en samlingsfaktura, men tidsfristerna gäller även då (19 §). För övriga försäljningar anger 17 kap. ingen särskild tidsfrist.
Kreditnotor och ändringsfakturor
En handling eller ett meddelande som ändrar den ursprungliga fakturan och hänvisar särskilt och otvetydigt till den likställs med en faktura (17 kap. 22 §). Ni ska utfärda en sådan handling vid prisnedsättningar och andra kundkrediteringar, med vissa undantag (23 §).
I Peppol BIS Billing 3.0 skickas ändringen som en kreditnota med hänvisning till den ursprungliga fakturan. Läs mer i Vad är Peppol BIS Billing 3 Credit Note?
Krav på e-fakturor
En elektronisk faktura är en faktura som utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format (2 kap. 10 §). Enligt dagens regler räknas därför även en PDF som skickas med e-post som e-faktura. Ni får bara skicka e-faktura om mottagaren godkänner det (17 kap. 20 §).
Den som ska se till att fakturan bevaras ska, från utfärdandet och under hela lagringstiden, säkerställa följande (30 §):
- Ursprungets äkthet. Säljarens eller fakturautfärdarens identitet går att säkerställa.
- Innehållets integritet. De uppgifter som krävs i fakturan har inte ändrats.
- Läsbarhet. Uppgifterna i fakturan går att läsa.
E-faktura till offentlig sektor
Leverantörer som fakturerar en upphandlande myndighet eller enhet efter en offentlig upphandling ska skicka e-fakturor som följer den europeiska standarden EN 16931, om parterna inte har avtalat om en annan standard. Myndigheterna är skyldiga att ta emot och behandla sådana fakturor (lag 2018:1277, 4–5 §§). Kravet gäller upphandlingar som påbörjats från och med 1 april 2019.
I praktiken skickas fakturorna oftast i formatet Peppol BIS Billing 3.0 via Peppol-nätverket. Upphandlingsmyndigheten är svensk Peppol-myndighet sedan 1 juli 2026.
Fakturan som verifikation och arkivering
Fakturan är också en verifikation i bokföringen. En verifikation ska visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, belopp och motpart. Den ska också ha ett verifikationsnummer eller ett annat identifieringstecken (bokföringslagen 5 kap. 6–7 §§).
Skyldigheten att bevara fakturan gäller både fakturor som ni skickar och fakturor som ni tar emot (mervärdesskattelagen 17 kap. 31 §). Bokföringslagen anger hur ni ska göra:
- Bevarandetid. Spara fakturan fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §).
- Format. En elektronisk faktura ska bevaras i det format och med det innehåll den hade när den kom till företaget (7 kap. 1 §).
- Plats. Räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige. Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om ni anmäler platsen till Skatteverket, kan ge omedelbar elektronisk åtkomst vid kontroll och kan ta fram informationen på papper i Sverige (7 kap. 2 och 3 a §§).
- Överföring. Ni får förstöra originalet efter att ha fört över informationen till en annan handling, om överföringen inte innebär risk för att informationen ändras eller försvinner (7 kap. 6 §).
Läs mer om vad det innebär för konvertering i Är det tillåtet enligt bokföringslagen att konvertera leverantörsfakturor till olika format?
Vad händer framåt?
EU:s ViDA-paket, direktiv (EU) 2025/516, ändrar fakturareglerna stegvis:
- Sedan 14 april 2025 får EU-länder kräva e-fakturering för inhemsk försäljning utan tillstånd från EU:s ministerråd och utan att mottagaren godkänner det.
- Från 1 juli 2030 blir strukturerad e-faktura grundregel. Gränsöverskridande B2B-försäljning inom EU ska rapporteras digitalt och fakturan ska utfärdas inom 10 dagar. En PDF utan strukturerad data räknas då inte längre som e-faktura.
Regeringen har tillsatt en utredning om obligatorisk e-fakturering och transaktionsbaserad rapportering i Sverige. Utredningen ska redovisas senast 30 november 2027 (Skatteverket).
Checklista för en korrekt faktura
- Unikt löpnummer och fakturadatum
- Fullständigt namn och adress för båda parter och momsregistreringsnummer där det krävs
- Varornas eller tjänsternas art och mängd, enhetspris och leveransdatum
- Beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp per momssats, med momsbeloppet i kronor
- Rätt text vid omvänd betalningsskyldighet, undantag, självfakturering eller vinstmarginalbeskattning
- Kreditnotor som hänvisar till den ursprungliga fakturan
- Arkivering som håller fakturan oförändrad och läsbar under hela bevarandetiden
Så hjälper Qvalia
Qvalia är en certifierad Peppol-accesspunkt. Fakturor som skickas via Qvalia valideras mot reglerna i Peppol BIS Billing 3.0, som bygger på EN 16931, innan de levereras. Fakturor där obligatoriska uppgifter saknas stoppas innan de når mottagaren. Läs mer om hur Peppol-validering fungerar, se Qvalias täckning för Peppol och e-fakturering per land eller kontakta oss om ni vill diskutera ert upplägg.
Officiella källor
- Mervärdesskattelag (2023:200) (riksdagen.se)
- Bokföringslag (1999:1078) (riksdagen.se)
- Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (riksdagen.se)
- Momslagens regler om fakturering (Skatteverket)
- Transaktionsbaserad rapportering och e-fakturering (Skatteverket)
- Rådets direktiv 2006/112/EG om ett gemensamt system för mervärdesskatt (EUR-Lex)
- Rådets direktiv (EU) 2025/516 om mervärdesskatteregler för den digitala tidsåldern (EUR-Lex)
Artikeln sammanfattar reglerna i oktober 2026 och är inte juridisk eller skattemässig rådgivning. Kontrollera aktuell lagtext eller rådfråga en rådgivare innan ni ändrar er fakturering.