Automatiseret fakturahåndtering

Kreditorprocessen (AP) er virksomhedens arbejdsgang til at håndtere sine forpligtelser over for leverandører og sælgere. Den sikrer, at alle indgående fakturaer behandles, verificeres og betales præcist og til tiden.

En typisk AP-proces omfatter flere vigtige trin:

1. Modtagelse af fakturaer: Virksomheden modtager fakturaer fra leverandører som elektroniske fakturaer, PDF-fakturaer eller papirdokumenter.

2. Validering af faktura: Fakturaen kontrolleres for nøjagtighed, herunder detaljer som leverandørens navn, fakturabeløb, forfaldsdato og betalingsbetingelser. Dette trin indebærer ofte, at fakturaen matches med indkøbsordrer og modtagelsesrapporter (trevejsmatchning).

3. Godkendelse: Når fakturaen er valideret, sendes den videre til godkendelse hos de relevante personer eller afdelinger i virksomheden.

4. Bogføring af fakturaen: Efter godkendelse bogføres (registreres) fakturadetaljerne på de korrekte konti i virksomhedens ERP- eller regnskabssystem. Det betyder, at udgiften allokeres til de korrekte hovedbogskonti, omkostningscentre eller projekter for at sikre korrekt bogføring.

5. Betaling: Betalinger udstedes til leverandøren på eller før forfaldsdatoen via elektronisk pengeoverførsel (EFT), bankoverførsel eller check.

6. Regnskab og rapportering: Når betalingen er foretaget, registreres transaktionen i virksomhedens regnskabs- eller ERP-system. Det sikrer, at virksomhedens regnskaber opdateres, så de afspejler den udlignede forpligtelse.

Effektive AP-processer kan reducere manuelle opgaver, forbedre cash flow management og styrke leverandørrelationer. Automatisering af disse processer, f.eks. ved hjælp af OCR- og AI-værktøjer, kan yderligere forbedre nøjagtigheden og effektiviteten.

Automatisering af kreditorprocessen reducerer manuelle opgaver, som f.eks. dataindtastning og fakturamatchning, og fremskynder validering, godkendelse og betaling af fakturaer. Automatiseringsværktøjer som OCR (Optical Character Recognition) af fakturaer, AI-drevet bogføring og leverandørstyring hjælper med at spare tid, eliminere fejl, forbedre nøjagtigheden og sikre rettidige betalinger.

Derudover giver en mere datadrevet tilgang indsigt i forpligtelser i realtid, forbedrer cash flow management og frigør medarbejdere til at fokusere på mere strategiske opgaver. Det strømliner hele AP-processen og gør den mere effektiv og omkostningseffektiv.

Fakturapostering er det trin i regnskabsprocessen, hvor en godkendt faktura registreres i virksomhedens regnskabs- eller ERP-system.

Det indebærer, at fakturabeløbene allokeres til de korrekte hovedbogskonti, omkostningscentre eller projekter, så det sikres, at udgifterne spores korrekt.

Bogføring påvirker den finansielle rapportering ved at sikre, at forpligtelser og udgifter afspejles nøjagtigt i virksomhedens regnskaber. Korrekt bogføring sikrer, at regnskaber som balancen og resultatopgørelsen nøjagtigt repræsenterer virksomhedens finansielle position, en central del af compliance og beslutningstagning.

For at sikre nøjagtighed og overholdelse i kreditorprocesser kan virksomheder implementere følgende strategier:

Automatisering: Brug softwareværktøjer til at validere fakturaer, matche dem med indkøbsordrer og sikre korrekt dataindtastning og bogføring. Automatisering reducerer menneskelige fejl og fremskynder processerne.

Standardiserede arbejdsgange: Etabler klare godkendelseshierarkier for at sikre, at alle fakturaer følger en ensartet proces fra modtagelse til betaling.

Kontrol af overholdelse: Implementer kontroller for at kontrollere fakturaer i forhold til virksomhedens politikker, skatteregler og lovkrav for at undgå problemer med overholdelse af reglerne.

Regelmæssige revisioner: Gennemfør periodiske revisioner af AP-processer for at identificere uoverensstemmelser og områder, der kan forbedres.

Styring af leverandører: Sørg for, at leverandøren masterdata er nøjagtig og opdateret, hvilket reducerer sandsynligheden for at behandle forkerte eller falske fakturaer.

Produkt- og serviceklassifikation kan integreres i forretningsdokumenter som indkøbsordrer, fakturaer, produktkataloger og databaser for at identificere kategorier og forenkle produktidentifikationen. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) er det mest udbredte og anvendelige globale klassifikationssystem med en hierarkisk struktur.

Klassifikationen kan integreres i forretningsdokumenter som indkøbsordrer, fakturaer og produktkataloger. Ved at indføre denne standard vil din organisation og interessenter i hele forsyningskæden få gavn af strømlinede indkøbs-, finans- og forretningsprocesser.

Klassifikation forenkler fakturabehandlingen for kreditorer ved at kategorisere varelinjer for bedre nøjagtighed, hurtigere godkendelser og forbedret rapportering. Det fører til mere effektive arbejdsgange, mindre manuelt arbejde og større kontrol over udgifterne.

For indkøb hjælper klassifikation med at spore udgifter, foretage nøjagtige udgiftsanalyser og finde produkter hurtigere, hvilket forbedrer leverandørforhandlingerne og giver besparelser.

I marketing kan teams bruge detaljerede produktdata til bedre markedsundersøgelser og produktudvikling, hvilket kan føre til øget kundetilfredshed og omsætning.

Salgsteams får bedre markedsindsigt, strømliner salgsanalyser og udvider deres rækkevidde gennem e-kataloger og globale markedspladser.