Solutions - Automatisation des comptes fournisseurs

Gestion automatisée des factures

Transformez votre processus avec une solution complète d'automatisation des comptes fournisseurs pour la gestion des factures.

  • Données consolidées et correctes
  • OCR des factures et accès à Peppol
  • Comptabilisation et classification des postes individuelspilotées par l'IA
  • Agrément intégré workflow
Automatisation de la comptabilité fournisseurs

L'automatisation des comptes fournisseurs pour toutes les entreprises

Automatisez la gestion des factures fournisseurs et rationalisez la comptabilité grâce à une solution complète digitale , de la saisie des données à la comptabilisation et à l'approbation. Analysez les dépenses en temps réel et en détail grâce à des postes classés par l'IA.

Notre site plateforme permet un processus digitale complet, de l'achat au paiement, avec des données unifiées, validées et structurées.

Gérer les factures des fournisseurs

OCR des factures

Les factures PDF sont instantanément converties en XML structuré grâce à AI. L'OCR des factures prend en charge les formats PDF, PNG et JPEG.

Factures électroniques

Les factures électroniques de vos fournisseurs sont reçues et traitées de manière transparente. Prise en charge de Peppol BIS Billing et des formats EDI standard.

Conformité et validation

Le contenu des factures des fournisseurs est automatiquement validé en termes de conformité et de qualité en fonction de vos exigences, ce qui garantit un meilleur contrôle des données.

Gestion des factures

Unifiez et transformez les factures des fournisseurs dans votre format de données. Bénéficiez de l'OCR des factures, de l'accès au réseau Peppol et du traitement instantané des écarts pour des opérations efficaces.

Comptabilisation de l'IA et enrichissement des données

La comptabilisation pilotée par l'IA simplifie la comptabilité, tandis que la classification automatique des postes individuels fournit des informations immédiates sur l'analyse des dépenses.

Workflow optimisation

Accélérer les approbations et réduire la charge de travail grâce à une solution rapide et personnalisable : workflow. Améliorer la collaboration entre les partenaires grâce à un portail fournisseur convivial.

Gestion automatisée des écarts

Traitement sans effort des factures incorrectes avec retour automatique à l'expéditeur pour correction ou gestion facile dans la quarantaine intégrée. La qualité de vos données est assurée par 17 points de contrôle du contenu des factures et des validations personnalisées selon vos besoins.

Traitement des comptes créditeurs
comptes créditeurs ai

IA dédiée à l'affichage et à l'enrichissement des données

L'IA avancée des transactions améliore la comptabilité et l'analyse. L'enregistrement automatisé des factures renforce l'efficacité de votre processus comptable. Les produits et les services sont catégorisés en utilisant, par exemple, l'UNSPSC pour une analyse immédiate.

Approbation workflow

Rationalisez l'approbation des factures pour optimiser les performances de la comptabilité fournisseurs. Personnalisez les flux de travail avec des hiérarchies et des autorisations adaptées à votre organisation. Avec l'accès à tous les détails nécessaires en une seule vue, les acheteurs n'ont qu'à cliquer.

comptes créditeurs workflow

Gestion des données de référence

Grâce aux dossiers automatisés des fournisseurs, vous pouvez réduire les risques de paiement, garantir la conformité et minimiser la charge de travail. Les dossiers, y compris les scores de crédit et les enregistrements fiscaux actuels, sont continuellement mis à jour à partir des bases de données mondiales de l'entreprise.

API et plus encore

Intégrez votre ERP en toute simplicité. Solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs avec des API et une documentation conviviales pour les développeurs , un transfert de fichiers SFTP et des connecteurs prêts à l'emploi pour les systèmes courants.

Comptes fournisseurs de l'API

Laissez-nous vous montrer comment vous pouvez transformer les comptes fournisseurs.

Qu'est-ce qu'un processus de comptabilité fournisseurs ?

Le processus de gestion des comptes fournisseurs (AP) est l'outil utilisé par l'entreprise ( workflow ) pour gérer ses obligations envers les fournisseurs et les vendeurs. Il garantit que toutes les factures entrantes sont traitées, vérifiées et payées avec précision et dans les délais.

Un processus de PA typique comprend plusieurs étapes clés :

1. Réception des factures: L'entreprise reçoit les factures des fournisseurs sous forme de factures électroniques, de factures PDF ou de documents papier.

2. Validation de la facture: L'exactitude de la facture est vérifiée, notamment en ce qui concerne le nom du fournisseur, le montant de la facture, la date d'échéance et les conditions de paiement. Cette étape implique souvent de faire correspondre la facture aux bons de commande et aux déclarations de réception (correspondance tripartite).

3. Approbation: Une fois validée, la facture est acheminée pour approbation par les personnes ou les services concernés au sein de l'entreprise.

4. Enregistrement de la facture: Après approbation, les détails de la facture sont comptabilisés (enregistrés) dans les comptes appropriés du système ERP ou comptable de l'entreprise. Cela signifie que les dépenses sont affectées aux bons comptes du grand livre, aux bons centres de coûts ou aux bons projets afin de garantir une comptabilité correcte.

5. Paiement: Les paiements sont effectués au fournisseur au plus tard à la date d'échéance par transfert électronique de fonds (TEF), virement bancaire ou chèque.

6. Comptabilité et rapports: Une fois le paiement effectué, la transaction est enregistrée dans le système comptable ou ERP de l'entreprise. Cela permet de s'assurer que les comptes de l'entreprise sont mis à jour pour refléter le passif apuré.

Des processus AP efficaces peuvent réduire les tâches manuelles, améliorer la gestion des flux de trésorerie et renforcer les relations avec les fournisseurs. L'automatisation de ces processus, par exemple au moyen d'outils d'OCR et d'IA, peut encore améliorer la précision et l'efficacité.

Comment l'automatisation des comptes fournisseurs améliore-t-elle l'efficacité de l'entreprise ?

L'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs réduit les tâches manuelles, telles que la saisie des données et le rapprochement des factures, et accélère la validation, l'approbation et le paiement des factures. Les outils d'automatisation, tels que la ROC (reconnaissance optique de caractères) des factures, la comptabilisation pilotée par l'IA et la gestion des dossiers des fournisseurs, permettent de gagner du temps, d'éliminer les erreurs, d'améliorer la précision et de garantir des paiements en temps voulu.

En outre, une approche davantage axée sur les données fournit des informations en temps réel sur les dettes, améliore la gestion des flux de trésorerie et permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. L'ensemble du processus AP est ainsi rationalisé, ce qui le rend plus efficace et plus rentable.

Qu'est-ce que l'enregistrement des factures et quel est son impact sur l'information financière ?

L'enregistrement des factures est l'étape du processus comptable au cours de laquelle une facture approuvée est enregistrée dans le système comptable ou ERP de l'entreprise.

Il s'agit d'affecter les montants des factures aux bons comptes du grand livre, aux bons centres de coûts ou aux bons projets, en veillant à ce que les dépenses soient correctement suivies.

La comptabilisation a un impact sur l'information financière en garantissant que les passifs et les dépenses sont correctement reflétés dans les livres de l'entreprise. Une comptabilisation correcte garantit que les états financiers, tels que le bilan et le compte de résultat, représentent fidèlement la situation financière de l'entreprise, ce qui constitue un élément essentiel de la conformité et de la prise de décision.

Comment les entreprises peuvent-elles garantir la précision et la conformité de leurs processus de comptabilité fournisseurs ?

Pour garantir l'exactitude et la conformité des processus de comptabilité fournisseurs, les entreprises peuvent mettre en œuvre les stratégies suivantes :

Automatisation: Utilisez des outils logiciels pour valider les factures, les faire correspondre aux bons de commande et veiller à ce que les données soient correctement saisies et comptabilisées. L'automatisation réduit les erreurs humaines et accélère les processus.

Des flux de travail normalisés: Établissez des hiérarchies d'approbation claires pour vous assurer que toutes les factures suivent un processus cohérent, de la réception au paiement.

Contrôles de conformité: Mettre en place des contrôles pour vérifier les factures par rapport aux politiques de l'entreprise, aux réglementations fiscales et aux exigences légales afin d'éviter les problèmes de conformité.

Audits réguliers: Effectuer des audits périodiques des processus de PA afin d'identifier les divergences et les domaines à améliorer.

Gestion des fournisseurs: Veiller à ce que les données de base des fournisseurs soient exactes et à jour, afin de réduire la probabilité de traiter des factures incorrectes ou frauduleuses.

Comment la classification des produits et des services améliore-t-elle les processus commerciaux ?

La classification des produits et des services peut être intégrée dans des documents commerciaux tels que les bons de commande, les factures, les catalogues de produits et les bases de données afin d'identifier les catégories et de simplifier l'identification des produits. L'UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) est le système de classification mondiale à structure hiérarchique le plus utilisé et le plus exploitable.

La classification peut être intégrée dans des documents commerciaux tels que les bons de commande, les factures et les catalogues de produits. En adoptant cette norme, votre organisation et les parties prenantes de la chaîne d'approvisionnement bénéficieront d'une rationalisation des processus d'approvisionnement, financiers et commerciaux.

La classification simplifie le traitement des factures pour les comptes fournisseurs en classant les postes par catégories pour une meilleure précision, des approbations plus rapides et des rapports améliorés. Il en résulte des flux de travail plus efficaces, une réduction des efforts manuels et un meilleur contrôle des dépenses.

Pour les achats, la classification permet de suivre les dépenses, d'effectuer une analyse précise des dépenses et de trouver des produits plus rapidement, ce qui améliore les négociations avec les fournisseurs et permet de réaliser des économies.

Dans le domaine du marketing, les équipes peuvent utiliser des données détaillées sur les produits pour améliorer les études de marché et le développement des produits, ce qui peut entraîner une augmentation de la satisfaction des clients et du chiffre d'affaires.

Les équipes de vente bénéficient d'une meilleure connaissance du marché, rationalisent l'analyse des ventes et élargissent leur champ d'action grâce aux catalogues électroniques et aux places de marché mondiales.