Quels changements concernant les comptes fournisseurs ?
Les factures fournisseurs parviennent souvent par différents canaux et nécessitent des vérifications manuelles, une comptabilisation et l'envoi de rappels. Qvalia regroupe toutes ces tâches au sein d'un seul flux, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur les cas exceptionnels plutôt que de traiter les factures manuellement.
Réception
Toutes les factures des fournisseurs dans une seule boîte de réception
Les factures électroniques Peppol, les messages EDI et les factures au format PDF sont tous réceptionnés au même endroit. Les factures au format PDF sont numérisées avec leurs données d'en-tête et leurs lignes de facture.
Vérification et codage
Écarts constatés, comptes proposés
Vos règles de facturation vérifient chaque facture et placent les écarts en quarantaine en indiquant le motif. Un compte est suggéré pour chaque ligne en fonction de votre historique de comptabilisation.
Approbation
Validation dans l'application web ou sur le téléphone
Les responsables de validation reçoivent une notification lorsqu'une facture est en attente. Chaque action est consignée sur la facture, ce qui vous permet de savoir qui a validé quoi et à quel moment.
Parcours d'une facture fournisseur dans Qvalia
- Réception. Les factures électroniques Peppol, les messages EDI et les factures au format PDF sont regroupés dans une même boîte de réception. Les factures au format PDF sont numérisées grâce à la technologie OCR.
- Vérification. Les règles de facturation permettent de vérifier chaque facture. Les factures qui ne respectent pas ces règles sont placées en quarantaine, avec indication du motif.
- Code. Qvalia propose des suggestions de comptabilisation pour chaque ligne, en fonction de la manière dont votre équipe a comptabilisé des factures similaires.
- Valider. Le processus de validation workflow envoie la facture aux bons validateurs en fonction de leur rôle et du montant.
- Enregistrement. Les factures validées sont transmises à votre ERP via une application de connexion, l'API ou le protocole SFTP.
Les responsables peuvent valider les demandes depuis leur téléphone
L'application Qvalia pour iPhone et Android propose les mêmes factures, la même hiérarchie de validation et les mêmes contrôles que l'application web. Les validateurs reçoivent une notification push lorsqu'une facture les attend.
- Approuver, signer, réaffecter, mettre en attente ou rejeter une facture
- Donnez votre avis et suivez le déroulement complet des événements
- Ouvrez la facture d'origine et les coordonnées du fournisseur
Suivre les dépenses jusqu'à la ligne de facture
Chaque facture est structurée ligne par ligne, ce qui permet aux services financiers et aux achats de suivre les dépenses dans Qvalia sans avoir à créer leurs propres rapports.
- Dépenses par fournisseur, catégorie et produit
- Tendances et variations de prix au fil du temps
- Exportez les données détaillées vers votre propre outil de BI via l'API ou au format CSV
S'intègre à votre ERP et à vos fournisseurs
Qvalia s'intègre au système comptable que vous utilisez déjà. Vos fournisseurs continuent à vous envoyer des factures électroniques au format Peppol, EDI ou PDF, et toutes ces factures sont traitées dans le même flux.
- Applications de connexion pour Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero, Procountor et d'autres systèmes
- API REST et SFTP pour d'autres systèmes ERP
- Factures électroniques Peppol reçues via le point d'accès Peppol certifié de Qvalia
- Fiches fournisseurs renseignées à partir des registres du commerce avec les données de base
Une seule et même facture pour votre équipe et vos systèmes
Chaque facture fournisseur est convertie en données structurées dans Qvalia. Les factures au format PDF sont également numérisées, avec leurs données d'en-tête et leurs lignes de facture. Votre équipe peut consulter les détails et le statut de la facture dans l'application web, par exemple lorsqu'une règle de facturation a bloqué une facture.
Votre ERP ( plateforme ) peut récupérer les factures entrantes au format JSON ou XML UBL via l'API de facturation.
Pour commencer
L'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs, avec des fonctionnalités de saisie, de validation et de suggestions de comptabilisation, fait partie de l'offre Enterprise. Nous la mettons en place avec vous.
- Nous passons en revue avec vous vos flux de facturation, vos responsables de validation et votre ERP.
- Nous configurons ensemble vos règles de facturation, votre hiérarchie d'approbation et votre connexion à l'ERP.
- Votre compte Peppol ID est désormais enregistré, et les factures des fournisseurs commencent à arriver dans Qvalia.
Si vous avez uniquement besoin de recevoir et de consulter des factures électroniques, Connect Large vous offre cette fonctionnalité.
FAQ sur l'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs
Nos fournisseurs doivent-ils modifier leur mode de facturation à notre égard ?
Non. Les fournisseurs qui envoient des factures électroniques via Peppol vous les transmettent via votre adresse Peppol ID. Les fournisseurs qui envoient des factures au format PDF peuvent continuer à le faire ; ces factures sont alors importées dans Qvalia.
Qvalia envoie-t-il automatiquement les factures ?
Non. Qvalia propose un compte pour chaque ligne de facture, et votre équipe le valide. Les factures validées sont ensuite transférées vers votre ERP.
Que devient une facture qui ne respecte pas nos règles ?
La commande est en attente en quarantaine, avec le motif indiqué. Votre équipe peut soit la corriger et la valider, soit la contester auprès du fournisseur.
Les responsables de validation peuvent-ils utiliser leur téléphone ?
Oui. L'application Qvalia pour iPhone et Android reprend les mêmes factures et la même hiérarchie d'approbation que l'application web.
Avec quels systèmes ERP Qvalia est-il compatible ?
Les applications de connexion prennent en charge des systèmes tels que Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero et Procountor. D'autres systèmes ERP se connectent via l'API REST ou SFTP.
Quelle formule inclut l'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs ?
La saisie, les règles de facturation, les processus de validation et les suggestions de comptabilisation font partie de l'offre Enterprise. L'offre « Connect Large » comprend la réception et la vérification des factures électroniques pour les organisations qui n'ont besoin que de cela.