AP-automatisering voor elk bedrijf
Automatiseer het beheer van leveranciersfacturenen stroomlijn de boekhouding met een complete digitale oplossing, van gegevensvastlegging tot boeking en goedkeuring. Analyseer uitgaven in realtime en tot in detail met AI-geclassificeerde regelitems.
Ons platform maakt een volledig digitaal proces mogelijk, van aankoop tot betaling, met uniforme, gevalideerde en gestructureerde gegevens.
Beheer leveranciersfacturen
Factuur-OCR
PDF-facturen worden direct met behulp van AI omgezet in gestructureerde XML. Factuur-OCR ondersteunt de formaten PDF, PNG en JPEG.
Elektronische facturen
E-facturen van uw leveranciers worden naadloos ontvangen en verwerkt. Ondersteunt Peppol BIS Billing standaard EDI-formaten.
Naleving en validatie
De inhoud van leveranciersfacturen wordt automatisch gecontroleerd op naleving en kwaliteit op basis van uw vereisten, waardoor een betere gegevenscontrole wordt gegarandeerd.
Factuurbeheer
Breng leveranciersfacturen samen en zet ze om naar je eigen gegevensformaat. Profiteer van factuur-OCR, toegang tot het Peppol-netwerk en directe afwijkingsafhandeling voor efficiënte bedrijfsvoering.
AI-posting en gegevensverrijking
AI-gestuurde boekingen vereenvoudigen de boekhouding, terwijl automatische classificatie van regelitems direct inzicht geeft in de uitgavenanalyse.
Workflowoptimalisatie
Versnel goedkeuringen en verminder de werkdruk met een snelle, aanpasbare workflow. Verbeter de samenwerking met partners via een gebruiksvriendelijk leveranciersportaal.
Geautomatiseerd afwijkingsbeheer
Moeiteloze afhandeling van onjuiste facturen met automatische terugzending naar de afzender voor correcties of eenvoudig beheer in de ingebouwde quarantaine. De kwaliteit van uw gegevens wordt gewaarborgd met 17 controlepunten voor factuurinhoud en aangepaste validaties volgens uw vereisten.
Speciale AI voor het plaatsen van berichten en het verrijken van gegevens
Geavanceerde transactie-AI verbetert de boekhouding en analyse. Geautomatiseerde factuurverwerking verhoogt de efficiëntie van uw boekhoudproces. Producten en diensten worden gecategoriseerd met behulp van bijvoorbeeld UNSPSC voor directe analytische inzichten.
Goedkeuringsworkflow
Stroomlijn de goedkeuring van facturen voor optimale prestaties op het gebied van crediteurenadministratie. Pas workflows aan met hiërarchieën en machtigingen die zijn afgestemd op uw organisatie. Met toegang tot alle benodigde details in één overzicht hoeven kopers alleen maar te klikken.
Masterdatabeheer
Met geautomatiseerde leveranciersgegevens kunt u betalingsrisico's verminderen, naleving garanderen en de werkdruk minimaliseren. Gegevens, waaronder kredietscores en actuele belastingregistraties, worden continu bijgewerkt vanuit wereldwijde bedrijfsdatabases.
API's en meer
Eenvoudig te integreren in uw ERP. Oplossing voor automatisering van crediteurenadministratie met ontwikkelaarsvriendelijke API's en documentatie, SFTP-bestandsoverdracht en kant-en-klare connectoren voor gangbare systemen.
Neem contact op
Beheer, automatiseer en visualiseer uw verkoop- en aankooptransacties met Qvalia.
Wissel e-facturen, e-orders en meer uit met een complete oplossing — toegankelijk via API of webapp. Krijg efficiënte Peppol-toegang en multichannel EDI.
Onze klanten transformeren processen en krijgen volledige controle over transactiegegevens op regelniveau. Neem contact met ons op om te zien hoe wij uw inkoop- en verkoopprocessen kunnen optimaliseren.
Efficiënt elektronische bedrijfsdocumenten maken, verzenden en ontvangen
AI-aangedreven gegevensverrijking
Digitaliseer en stroomlijn uw processen
Wat is een crediteurenadministratieproces?
Het crediteurenadministratieproces (AP) is de workflow van het bedrijf om zijn verplichtingen jegens leveranciers en verkopers te beheren. Het zorgt ervoor dat alle inkomende facturen nauwkeurig en op tijd worden verwerkt, gecontroleerd en betaald.
Een typisch AP-proces omvat verschillende belangrijke stappen:
1. Ontvangst van facturen: Het bedrijf ontvangt facturen van leveranciers in de vorm van elektronische facturen, pdf-facturen of papieren documenten.
2. Factuurvalidatie: De factuur wordt gecontroleerd op juistheid, inclusief details zoals de naam van de leverancier, het factuurbedrag, de vervaldatum en de betalingsvoorwaarden. Deze stap omvat vaak het matchen van de factuur met inkooporders en ontvangstrapporten (drievoudige matching).
3. Goedkeuring: Nadat de factuur is gevalideerd, wordt deze ter goedkeuring doorgestuurd naar de juiste personen of afdelingen binnen het bedrijf.
4. Factuurboeking: Na goedkeuring worden de factuurgegevens geboekt (geregistreerd) in de juiste rekeningen in het ERP- of boekhoudsysteem van het bedrijf. Dit betekent dat de kosten worden toegewezen aan de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen of projecten om een correcte boekhouding te garanderen.
5. Betaling: Betalingen worden op of vóór de vervaldatum aan de leverancier overgemaakt via elektronische overboeking (EFT), bankoverschrijving of cheque.
6. Boekhouding en rapportage: Nadat de betaling is uitgevoerd, wordt de transactie geregistreerd in het boekhoud- of ERP-systeem van het bedrijf. Zo wordt ervoor gezorgd dat de boekhouding van het bedrijf wordt bijgewerkt om de vereffende verplichting weer te geven.
Efficiënte AP-processen kunnen handmatige taken verminderen, het cashflowbeheer verbeteren en de relaties met leveranciers versterken. Door deze processen te automatiseren, bijvoorbeeld met behulp van OCR- en AI-tools, kunnen de nauwkeurigheid en efficiëntie nog verder worden verbeterd.
Hoe verbetert automatisering van crediteurenadministratie de bedrijfsefficiëntie?
Het automatiseren van het crediteurenproces vermindert handmatige taken, zoals gegevensinvoer en factuurvergelijking, en versnelt de validatie, goedkeuring en betaling van facturen. Automatiseringstools, zoals OCR (Optical Character Recognition) voor facturen, AI-gestuurde boekingen en leveranciersgegevensbeheer, helpen tijd te besparen, fouten te elimineren, de nauwkeurigheid te verbeteren en tijdige betalingen te garanderen.
Bovendien biedt een meer datagestuurde aanpak realtime inzicht in verplichtingen, verbetert het cashflowbeheer en kunnen medewerkers zich concentreren op meer strategische taken. Dit stroomlijnt het hele AP-proces, waardoor het efficiënter en kosteneffectiever wordt.
Wat is factuurboeking en wat is de invloed ervan op de financiële verslaglegging?
Factuurverwerking is de boekhoudkundige stap waarbij een goedgekeurde factuur wordt geregistreerd in het boekhoud- of ERP-systeem van het bedrijf.
Dit houdt in dat de factuurbedragen worden toegewezen aan de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen of projecten, zodat de uitgaven correct worden bijgehouden.
Boekingen hebben invloed op de financiële verslaglegging doordat ze ervoor zorgen dat verplichtingen en uitgaven nauwkeurig worden weergegeven in de boekhouding van het bedrijf. Correcte boekingen zorgen ervoor dat financiële overzichten zoals de balans en de winst-en-verliesrekening een nauwkeurig beeld geven van de financiële positie van het bedrijf, wat een centraal onderdeel is van compliance en besluitvorming.
Hoe kunnen bedrijven de nauwkeurigheid en naleving van hun crediteurenadministratie waarborgen?
Om de nauwkeurigheid en naleving van crediteurenprocessen te waarborgen, kunnen bedrijven de volgende strategieën implementeren:
Automatisering: Gebruik softwaretools om facturen te valideren, ze te koppelen aan inkooporders en te zorgen voor correcte gegevensinvoer en -verwerking. Automatisering vermindert menselijke fouten en versnelt processen.
Gestandaardiseerde workflows: stel duidelijke goedkeuringshiërarchieën op om ervoor te zorgen dat alle facturen een consistent proces doorlopen, van ontvangst tot betaling.
Nalevingscontroles: Implementeer controles om facturen te toetsen aan het bedrijfsbeleid, belastingregels en wettelijke vereisten om nalevingsproblemen te voorkomen.
Regelmatige audits: Voer periodieke audits uit van AP-processen om discrepanties en verbeterpunten te identificeren.
Leveranciersbeheer: Zorg ervoor dat de stamgegevens van leveranciers accuraat en up-to-date zijn, zodat de kans op verwerking van onjuiste of frauduleuze facturen wordt verkleind.
Hoe verbetert de classificatie van producten en diensten bedrijfsprocessen?
Product- en dienstclassificatie kan worden geïntegreerd in bedrijfsdocumenten zoals inkooporders, facturen, productcatalogi en databases om categorieën te identificeren en productidentificatie te vereenvoudigen. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) is het meest gebruikte en bruikbare wereldwijde classificatiesysteem met een hiërarchische structuur.
Classificatie kan worden geïntegreerd in bedrijfsdocumenten zoals inkooporders, facturen en productcatalogi. Door deze standaard toe te passen, profiteren uw organisatie en belanghebbenden in de hele toeleveringsketen van gestroomlijnde inkoop-, financiële en bedrijfsprocessen.
Classificatie vereenvoudigt de verwerking van facturen voor crediteurenadministratie doorregelitems te categoriseren voor meer nauwkeurigheid, snellere goedkeuringen en verbeterde rapportage. Dit leidt tot efficiëntere workflows, minder handmatig werk en meer controle over uitgaven.
Voor inkoop helpt classificatie bij het bijhouden van uitgaven, het uitvoeren van nauwkeurige uitgavenanalyses en het sneller vinden van producten, waardoor onderhandelingen met leveranciers worden verbeterd en besparingen worden gerealiseerd.
In marketing kunnen teams gedetailleerde productgegevens gebruiken voor beter marktonderzoek en productontwikkeling, wat kan leiden tot een hogere klanttevredenheid en meer omzet.
Verkoopteams krijgen meer inzicht in de markt, stroomlijnen hun verkoopanalyses en vergroten hun bereik via e-catalogi en wereldwijde marktplaatsen.