Slik fungerer ordrehåndteringen i Peppol

Peppol er et internasjonalt forretningsnettverk som gjør det mulig for bedrifter å utveksle elektroniske fakturaer, innkjøpsordrer og andre dokumenter. Det fungerer perfekt for elektronisk ordrehåndtering.

Peppol-nettverket er basert på standardiserte meldingsspesifikasjoner for business-to-business (B2B), kjent som Peppol BIS (Business Interoperability Specifications). En av de viktigste komponentene i Peppol er e-ordreformatet, som definerer strukturen og innholdet i e-ordrer som utveksles gjennom nettverket.

Peppol BIS Ordering-formatet er utformet for å muliggjøre effektiv utveksling av innkjøpsordrer mellom bedrifter og deres leverandører. Peppol-formatet spesifiserer et sett med standardiserte felt og dataelementer som må inkluderes i en e-ordre, for eksempel kjøperens og selgerens navn og adresse, bestillingsdato og -tidspunkt, produktene eller tjenestene som bestilles, og leverings- og betalingsbetingelser.

Administrasjonsprosessen for Peppol-ordrer

En av hovedfordelene med Peppol BIS Ordering-formatet er at det muliggjør interoperabilitet mellom ulike e-innkjøpssystemer. Fordi formatet er standardisert, kan virksomheter bruke ulike e-anskaffelsessystemer og likevel utveksle e-ordrer med hverandre. Dette bidrar til å redusere administrative byrder og effektivisere kommunikasjonen mellom kjøpere og selgere.

Kort fortalt fungerer bestillingsprosessen som følger:

Kunden oppretter en bestilling i sitt innkjøpssystem og sender den inn via katalog, innkjøpssystem eller manuell inntasting.
Bestillingen sendes via Peppol som en strukturert melding til leverandøren, og krever en Peppol-ID. Kunden gir nødvendig informasjon om produktet eller tjenesten via e-post, Excel, PDF eller nettstedet. De kan også få tilgang til lagerbeholdning og priser via Peppols e-katalog. Bestillingsmeldingen må inneholde det valgte produktet eller tjenesten, antall og andre identifikatorer.
Leverandøren mottar meldingen og kan akseptere bestillingen i sin helhet, delvis akseptere den med endringer i mengde eller erstatningsprodukter, eller avvise bestillingen helt.
Leverandøren kommuniserer sitt svar gjennom en bekreftelsesmelding som sendes tilbake til kunden. Bekreftelsen inneholder informasjon om lagerbeholdning, leveringstider med mer. Peppol støtter også ordremeldinger uten bekreftelse, kalt Peppol BIS Order only.
Kunden oppdaterer ordrestatusen i sitt system, og leverandøren fortsetter med den avtalte leveransen.

Ytterligere Peppol-meldinger for anskaffelser

I tillegg til Peppol e-fakturaer og Peppol BIS Ordering-formatet tilbyr Peppol-nettverket en rekke andre muligheter for innkjøp. Disse omfatter blant annet

Elektroniske kataloger: Et standardisert format for deling av produkt- og tjenestekataloger mellom kjøpere og selgere.
Punchout: En måte for innkjøpere å få tilgang til en leverandørs katalog (som kan skreddersys basert på f.eks. gjeldende avtaler og rammer) og sende bestillinger direkte fra sitt e-innkjøpssystem, slik at de kan bla gjennom og bestille produkter og tjenester sømløst. En perfekt
Forespørsel om tilbud (RFQ): Et standardisert format for å be om tilbud fra leverandører, slik at innkjøpere kan sammenligne priser og velge den beste leverandøren for sine behov.
Kontraktsadministrasjon: En måte virksomheter kan administrere sine kontrakter med leverandører på elektronisk, inkludert opprettelse, overvåking og fornyelse av kontrakter.

Disse e-ordrefunksjonene kan hjelpe virksomheter med å forbedre anskaffelsesprosessene sine, redusere administrative byrder og effektivisere leverandørkommunikasjonen. Peppol-nettverket gir også en rekke andre fordeler, blant annet bedre innsyn i anskaffelsesprosessene, økt effektivitet og færre feil og forsinkelser.

Sammendrag

Avslutningsvis er Peppol BIS Ordering-formatet en viktig komponent i Peppol-nettverket for e-anskaffelser, som muliggjør effektiv utveksling av innkjøpsordrer mellom virksomheter og deres leverandører. Nettverket tilbyr også en rekke andre e-ordrefunksjoner, blant annet e-kataloger, punch-out, forespørsler og kontraktsadministrasjon, som kan forbedre anskaffelsesprosessene ytterligere. Etter hvert som bruken av e-anskaffelser fortsetter å øke, forventes det at Peppol-nettverket vil bli et stadig viktigere verktøy for virksomheter som ønsker å effektivisere anskaffelsesprosessene og forbedre bunnlinjen.