Comment fonctionne la gestion des commandes dans Peppol

Peppol est un réseau commercial international qui permet aux entreprises d'échanger des factures électroniques, des bons de commande et d'autres documents. Il fonctionne parfaitement pour la gestion électronique des commandes.

Le réseau Peppol est basé sur des spécifications normalisées de messagerie interentreprises (B2B), connues sous le nom de Peppol BIS (Business Interoperability Specifications). L'un des éléments essentiels de Peppol est le format de commande électronique, qui définit la structure et le contenu des commandes électroniques échangées par l'intermédiaire du réseau.

Le format de commande Peppol BIS est conçu pour permettre l'échange efficace de bons de commande entre les entreprises et leurs fournisseurs. Le format Peppol spécifie un ensemble de champs et d'éléments de données standardisés qui doivent être inclus dans une commande électronique, tels que le nom et l'adresse de l'acheteur et du vendeur, la date et l'heure de la commande, les produits ou services commandés, ainsi que les conditions de livraison et de paiement.

Le processus de gestion des commandes de Peppol

L'un des principaux avantages du format de commande Peppol BIS est qu'il permet l'interopérabilité entre différents systèmes d'approvisionnement en ligne. Le format étant normalisé, les entreprises peuvent utiliser différents systèmes d'approvisionnement en ligne tout en étant en mesure d'échanger des commandes électroniques entre elles. Cela permet de réduire les charges administratives et de rationaliser la communication entre acheteurs et vendeurs.

En bref, la procédure de commande se déroule comme suit :

Le client crée une commande dans son système d'achat et la soumet via le catalogue, le système d'achat ou la saisie manuelle.
La commande est envoyée via Peppol sous la forme d'un message structuré au fournisseur, nécessitant un identifiant Peppol. Le client fournit les informations nécessaires sur le produit ou le service par courrier électronique, Excel, PDF ou sur le site web. Il peut également accéder aux stocks et aux prix grâce au catalogue électronique de Peppol. Le message de commande doit inclure le produit ou le service choisi, la quantité et d'autres identifiants.
Le fournisseur reçoit le message et peut accepter la commande dans son intégralité, l'accepter partiellement avec des modifications de quantité ou des produits de substitution, ou la rejeter entièrement.
Le fournisseur communique sa réponse par le biais d'un message de confirmation envoyé au client. La confirmation comprend des informations sur les stocks, les délais de livraison, etc. Peppol prend également en charge les messages de commande sans confirmation, appelés Peppol BIS Order only.
Le client met à jour l'état de la commande dans son système et le fournisseur procède à la livraison convenue.

Organigramme de la gestion des commandes de Peppol

Messages supplémentaires de Peppol pour la passation de marchés

Outre les factures électroniques et le format de commande Peppol BIS, le réseau Peppol offre une série d'autres possibilités en matière de passation de marchés. Il s'agit notamment de

Catalogues électroniques : Un format standardisé pour partager des catalogues de produits et de services entre acheteurs et vendeurs.
Punchout : Un moyen pour les acheteurs d'accéder au catalogue d'un fournisseur (qui peut être personnalisé sur la base, par exemple, des accords et cadres en vigueur) et d'envoyer des commandes directement à partir de leur système d'approvisionnement en ligne, ce qui leur permet de parcourir et de commander des produits et des services de manière transparente. Une solution parfaite
Demande de devis (RFQ) : Un format standardisé pour demander des devis aux fournisseurs, permettant aux acheteurs de comparer les prix et de sélectionner le meilleur fournisseur pour leurs besoins.
Gestion des contrats : Un moyen pour les entreprises de gérer électroniquement leurs contrats avec les fournisseurs, y compris la création, le suivi et le renouvellement des contrats.

Ces capacités de commande électronique peuvent aider les entreprises à améliorer leurs processus d'approvisionnement, en réduisant les charges administratives et en rationalisant la communication avec les fournisseurs. Le réseau Peppol offre également une série d'autres avantages, notamment une meilleure visibilité des processus d'approvisionnement, une efficacité accrue et une réduction des erreurs et des retards.

Résumé

En conclusion, le format de commande BIS de Peppol est un élément essentiel du réseau d'approvisionnement en ligne de Peppol, permettant l'échange efficace de commandes entre les entreprises et leurs fournisseurs. Le réseau offre également une gamme d'autres fonctionnalités de commande électronique, y compris les catalogues électroniques, la perforation, les demandes de prix et la gestion des contrats, qui peuvent encore améliorer les processus d'approvisionnement. L'utilisation de l'approvisionnement électronique continuant à se développer, le réseau Peppol devrait devenir un outil de plus en plus important pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus d'approvisionnement et à améliorer leurs résultats.