Kuinka ottaa UNSPSC-luokitus käyttöön SAP-järjestelmässä

Jos olet valmistautumassa SAP S/4HANA -siirtymään tai ottamassa käyttöön sähköistä laskutusta, olet todennäköisesti törmännyt UNSPSC:hen – SAP:n suosittelemaan tuotteiden ja palveluiden luokitusjärjestelmään. Tässä oppaassa kerrotaan, mikä UNSPSC on, missä sitä käytetään SAP-järjestelmissä ja miten se otetaan käyttöön ilman manuaalista tietojen syöttöä.

SAP-asiakkaisiin kohdistuu vuosina 2025–2027 kaksi tekijää:

SAP lopettaa ECC:n yleisen tuen joulukuussa 2027. Siirtymishankkeet kestävät yleensä 12–24 kuukautta, mikä tarkoittaa, että nyt aloittavat yritykset tarkastavat perustietojaan – ja huomaavat tyhjiä luokittelukenttiä.

Sähköisen laskutuksen velvoitteet ovat yleistymässä kaikkialla Euroopassa. Saksa (2025), Belgia (2026), Ranska (2026) ja muut maat vaativat jäsenneltyjä laskuja Peppol-järjestelmän tai kansallisten alustojen kautta. Laskut, joissa on asianmukainen tuoteluokitus, mahdollistavat paremman kuluanalyysin molemmilla osapuolilla.

Yrityksillä, jotka tarttuvat molempiin haasteisiin samanaikaisesti, on mahdollisuus korjata luokittelutietonsa kerralla ja hyötyä siitä kahdesti.

Yhdistyneiden Kansakuntien tuote- ja palvelukoodi (UNSPSC) on hierarkkinen luokitusjärjestelmä tavaroiden ja palvelujen luokittelemiseksi. Se tarjoaa yhteisen kielen eri järjestelmille, toimittajille ja maantieteellisille alueille.

Rakenne koostuu kahdeksasta numerosta, jotka on jaoteltu neljään vakiotasoon:

Esimerkki: 44121706 jakautuu seuraavasti:

SAP-järjestelmät tulkitsevat lopussa olevat nollat merkkien sijaismerkkeinä. Jos et tarvitse rivikohtaista tarkkuutta, kuusimerkkinen koodi (esim. 441217) kattaa koko luokan.

Materiaalimasterissa on luokittelunäkymä UNSPSC-koodien määrittämistä varten. SAP käyttää materiaaliluokittelussa luokkatyyppiä 001. Tyypilliseen käyttöönottoon sisältyy:

Haaste: monissa ECC-käyttöönotoissa tämä kenttä on jätetty tyhjäksi vuosien ajan. Siirtyminen S/4HANA-järjestelmään paljastaa nämä puutteet tietojen tarkistuksen yhteydessä.

SAP Ariba käyttää UNSPSC:tä oletuksena hyödykekoodialueenaan. Järjestelmäparametri Application.ClassificationCodes.SystemCommodityCodeDomainName on oletusarvoisesti asetettu arvoon ”unspsc”.

Ariban UNSPSC-koodit mahdollistavat:

Ariba Network -verkostoon tuoteluetteloita lataavien toimittajien odotetaan lisäävän niihin UNSPSC-koodit. SAP Ariba Category Management -ratkaisua käyttävät ostajat voivat ladata mukautettuja UNSPSC-luetteloita tai käyttää oletusarvoisesti mukana tulevaa v9.05-vakioluetteloa.

SAP Business Network tarkistaa luettelotuotteiden UNSPSC-koodit. Toimittajille oikea luokittelu parantaa näkyvyyttä ostajien hauissa ja tukee automaattista vastaavuuksien löytämistä hankintaprosesseissa.

Muuttoprojektit noudattavat tyypillistä kaavaa:

Käytännön haasteena on vaihe 3. Tuhansien materiaalien manuaalinen luokittelu on aikaa vievää ja virhealtista. Monet organisaatiot käyttävät ulkoisia luokittelupalveluita tai tekoälypohjaisia työkaluja tämän vaiheen nopeuttamiseksi.

Jos organisaatiossanne käytetään erilaista luokitusjärjestelmää (eClass, omat materiaaliryhmät), SAP tukee tuotekoodien vastaavuussuhteita eri alustojen välisen muuntamisen mahdollistamiseksi. Nämä vastaavuussuhteet määritellään Site Enablement Workbook -työkirjassa ja tuodaan järjestelmään Ariba Administratorin kautta.

Peppol BIS Billing .0 tukee tuoteryhmäluokitusta laskurivitasolla. Elementti cac:CommodityClassification hyväksyy UNSPSC-koodit, joissa käytetään tunnistetta TST UNCL7143-koodiluettelossa.

Tämä tarkoittaa, että Peppolin kautta lähetetyissä laskuissa voi olla mukana jäsenneltyjä tuoteluokitustietoja, mikä mahdollistaa menojen automaattisen luokittelun ostajan puolella ilman manuaalista työtä.

Yrityksille, jotka ottavat käyttöön sekä S/4HANA-järjestelmän että sähköisen laskutuksen vaatimustenmukaisuuden, UNSPSC-koodien oikea määrittäminen ERP-järjestelmässä siirtyy automaattisesti ulosmeneviin laskuihin.

Laajamittainen luokittelu edellyttää automaatiota. Olipa kyseessä sitten S/4HANA-järjestelmään tarkoitettujen perustietojen valmistelu tai saapuvien laskujen käsittely, jokaisen erän manuaalinen tarkistaminen UNSPSC-taksonomian perusteella ei ole käytännöllistä.

Miljoonilla B2B-tapahtumilla koulutettu generatiivinen tekoäly pystyy yhdistämään tuotekuvaukset tarkkoihin koodeihin välittömästi – hyödyntämällä toimittajatietoja, aiempia malleja ja rivikohtaisia yksityiskohtia luokitteluun reaaliajassa ilman ihmisen suorittamaa tarkistusta. Qvalia tarjoaa kaksi lähestymistapaa UNSPSC-luokitteluun:

Kun Qvalia toimii sähköisen laskutuksen palveluntarjoajana, saapuvat laskut käsitellään älykkään asiakirjojen käsittelyjärjestelmän avulla, joka poimii ja jäsentää rivitiedot. Tähän sisältyy tuotteiden automaattinen luokittelu, joka perustuu tuotekuvauksiin, toimittajan taustatietoihin ja aiempiin malleihin.

Tuloksena laskut saapuvat järjestelmääsi siten, että UNSPSC-koodit on jo täytetty – riippumatta siitä, onko toimittaja ne lisännyt.

Organisaatioille, jotka tarvitsevat luokittelua osana laajempaa tietoprosessia, Qvalian tietojen rikastamisrajapinta (API) ottaa vastaan tuotetietoja ja palauttaa UNSPSC-koodit ohjelmoitavasti. Tämä tukee seuraavia toimintoja:

Sovellusrajapinta (API) käyttää samaa luokittelualgoritmia kuin sähköisen laskutuksen alusta, joka on koulutettu miljoonien B2B-tapahtumien perusteella.

Jos harkitset UNSPSC-standardin käyttöönottoa osana S/4HANA-siirtymää tai sähköisen laskutuksen hanketta, ota huomioon seuraavat seikat:

Jos haluat lisätietoja tai päästä nopeasti alkuun, ota rohkeasti yhteyttä.