Laskutuksen automatisointi vaihe vaiheelta

Yritykset etsivät jatkuvasti tapoja virtaviivaistaa toimintojaan ja parantaa tuottavuuttaan nykypäivän nopeatempoisessa liiketoiminnassa. Yksi tärkeimmistä liiketoiminnan osa-alueista on talouden ja liiketoimien hallinta, erityisesti työvoimavaltaisten laskujen osalta. Perinteinen manuaalinen laskujen käsittely on aikaa vievä ja virhealtis prosessi. Laskujen automatisointi on kuitenkin noussut välttämättömäksi teknologiaksi.

Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme laskuautomaation käsitettä, sen etuja, käyttöönottoprosessia ja mahdollisuuksia muuttaa liiketoiminnan tehokkuutta.

Laskujen automatisoinnin ymmärtäminen

Laskujen automatisointi tarkoittaa ohjelmistoratkaisujen käyttöä laskujen käsittelyn eri vaiheiden automatisoimiseksi. Näitä vaiheita voivat olla esimerkiksi laskujen luominen, lähettäminen, hyväksyminen, maksaminen ja täsmäytys. Laskujen automatisoinnin ensisijaisena tavoitteena on vähentää manuaalisia tehtäviä, parantaa tarkkuutta, lisätä valvontaa ja näkyvyyttä sekä nopeuttaa laskun ja maksun välistä prosessia.

Miten laskujen automatisointi toimii

Toimittajan laskun vastaanotto

Laskujen automatisointi alkaa tapahtumatietojen varmistamisesta jäsennellyssä muodossa. Sähköiset laskut (verkkolaskut) standardoidussa muodossa, kuten Peppol, ovat ihanteellisia viestityyppejä: ne ovat häviöttömiä, niitä vaihdetaan välittömästi ja ne ovat täysin koneluettavia.

Sähköisten laskujen käyttö lisääntyy jatkuvasti, mutta PDF-kuvatiedostot ovat edelleen vallitseva formaatti. Se on halpa ja helppokäyttöinen, mutta erittäin riittämätön laadulliseen laskuautomaatioon. PDF-laskujen tietojen louhintamenetelmänä käytetään optista hahmontunnistusta (OCR), joka skannaa ja tulkitsee laskun tiedot ja muuntaa ne koneellisesti luettavaan muotoon.

Työnkulun automatisointi

Kun tiedot on poimittu, laskuautomaatiojärjestelmä ohjaa laskun työnkulun läpi. Työnkulku räätälöidään organisaation erityisvaatimusten mukaan, ja se voi sisältää erilaisia laskujen hyväksymis- ja validointitasoja.

Hyväksyntä ja poikkeamien käsittely

Järjestelmä ohjaa laskut automaattisesti ennalta määritettyjen sääntöjen perusteella nimetyille hyväksyjille. Jos laskuissa on ristiriitaisuuksia tai poikkeuksia, järjestelmä voi merkitä ne tarkempaa tarkastelua ja ratkaisua varten.

Integrointi kirjanpitojärjestelmiin

Kun lasku on hyväksytty, automaatiojärjestelmä integroituu saumattomasti organisaation kirjanpito- tai toiminnanohjausjärjestelmään. Integrointi varmistaa, että hyväksytyt tiedot siirretään tarkasti ja tehokkaasti, jolloin inhimillisten virheiden riski minimoituu.

Kuusi etua laskujen automatisoinnista

Aika- ja kustannussäästöt: Manuaalinen laskujen käsittely on aikaa vievää ja voi rasittaa taloudellisia resursseja. Laskujen automatisointi vähentää merkittävästi käsittelyyn kuluvaa aikaa ja vaivaa, jolloin työntekijät voivat keskittyä strategisempiin tehtäviin.
Parempi tarkkuus: Manuaalisessa laskujen käsittelyssä on usein inhimillisiä virheitä tietojen syöttämisessä. Laskujen automatisointi vähentää virheiden riskiä, varmistaa tarkan tietojen syöttämisen ja vähentää kalliiden virheiden mahdollisuutta.
Nopeammat hyväksynnät: Automaattisten työnkulkujen ansiosta laskut kulkevat nopeasti hyväksymisprosessin läpi, mikä vähentää pullonkauloja ja viiveitä. Tämä puolestaan parantaa toimittajasuhteita ja edistää tehokkaampaa toimitusketjua.
Parempi näkyvyys, analytiikka ja valvonta: Laskuautomaatio tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden koko laskusta maksuun -prosessiin ja antaa arvokasta tietoa organisaation menoista. Yritykset voivat seurata laskuja, tunnistaa mahdolliset ongelmat ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä kassavirran hallinnan optimoimiseksi.
Parempi vaatimustenmukaisuus ja kirjausketju: Automatisoidut järjestelmät pitävät yllä yksityiskohtaista kirjausketjua laskujen käsittelytoimista, mikä helpottaa lakisääteisten vaatimusten noudattamista ja tarkastuksia.
Tehostettu myyjien hallinta: Näin helpotetaan parempaa viestintää ja edistetään vahvempia toimittajasuhteita.

Laskujen automatisoinnin käyttöönotto

Liiketoiminnan tarpeiden arviointi: Yritysten on ennen laskuautomaatioratkaisun käyttöönottoa arvioitava yksilölliset vaatimuksensa, budjettirajoituksensa ja nykyiset prosessinsa.
Oikean ratkaisun valitseminen: Markkinoilla on saatavilla erilaisia laskujen automatisointiohjelmistovaihtoehtoja. Yritysten on valittava ratkaisu, joka vastaa niiden määriteltyjä tarpeita, integroituu hyvin olemassa oleviin järjestelmiin ja tarjoaa skaalautuvuutta tulevaa kasvua varten sekä tehokasta analytiikkaa johtajille. Verkkolaskujen vastaanottaminen edellyttää yhteyden muodostamista niin sanottuun liityntäpisteeseen yritysverkkoon ja yksilöllisen tunnisteen rekisteröintiä, kuten esim. Peppol ID tai GLN-tunnuksen.
Työntekijöiden koulutus: Uuden järjestelmän käyttöönotto edellyttää työntekijöiden asianmukaista koulutusta. Saumattoman siirtymisen kannalta on olennaista varmistaa, että kaikki asianomaiset sidosryhmät ymmärtävät uuden prosessin.
Testaus ja integrointi: Laskuautomaatiojärjestelmän testaaminen on ratkaisevan tärkeää ennen täydellistä käyttöönottoa mahdollisten ongelmien tunnistamiseksi ja ratkaisemiseksi. Monet palveluntarjoajat voivat tarjota myös verkkopohjaisia käyttöliittymiä ilman laajaa integrointia.

Laskujen automatisointi on mullistava teknologia kaikissa talousprosesseissa, sillä se antaa yrityksille mahdollisuuden optimoida työnkulkuja, vähentää toimintakustannuksia ja lisätä tehokkuutta.

Kun manuaalinen tietojen syöttö poistuu, hyväksynnät nopeutuvat ja tarkkuus paranee, yritykset voivat keskittyä strategisiin aloitteisiin ja luoda vahvempia suhteita myyjiin ja kumppaneihin. Laskuautomaation käyttöönotto tehostaa toimintoja ja antaa yrityksille mahdollisuuden sopeutua ja menestyä yhä kilpaillummilla markkinoilla. Kun tämä teknologia kehittyy, yhä useammat organisaatiot hyödyntävät sen edut ja vievät yritysmaailmaa kohti tuottavuuden ja taloushallinnon parantumisen tulevaisuutta.

Jos haluat lisää inspiraatiota laskujen automatisoinnista ja siitä, miten laskujen hallinta voidaan digitalisoida, lataa oppaamme: Seuraavan sukupolven verkkolaskutus - perusteista osaamiseen.