Miten tilausten hallinta toimii Peppolissa

Peppol on kansainvälinen liiketoimintaverkosto, jonka avulla yritykset voivat vaihtaa sähköisiä laskuja, ostotilauksia ja muita asiakirjoja. Se toimii erinomaisesti sähköiseen tilaustenhallintaan.

Peppol-verkko perustuu standardoituihin yritysten välisiin (B2B) sanomanvälitysmäärittelyihin, jotka tunnetaan nimellä Peppol BIS (Business Interoperability Specifications). Yksi Peppolin keskeisistä osatekijöistä on sähköisen tilauksen muoto, jossa määritellään verkon kautta vaihdettavien sähköisten tilausten rakenne ja sisältö.

Peppol BIS Ordering - muoto on suunniteltu mahdollistamaan tehokas ostotilausten vaihto yritysten ja niiden toimittajien välillä. Peppol-formaatti määrittelee joukon standardoituja kenttiä ja tietoelementtejä, jotka on sisällytettävä sähköiseen tilaukseen, kuten ostajan ja myyjän nimi ja osoite, tilauksen päivämäärä ja kellonaika, tilattavat tuotteet tai palvelut sekä toimitus- ja maksuehdot.

Peppolin tilausten hallintaprosessi

Yksi Peppol BIS Ordering -formaatin tärkeimmistä eduista on, että se mahdollistaa yhteentoimivuuden eri sähköisten hankintajärjestelmien välillä. Koska formaatti on standardoitu, yritykset voivat käyttää erilaisia sähköisiä hankintajärjestelmiä ja silti vaihtaa sähköisiä tilauksia keskenään. Tämä auttaa vähentämään hallinnollista taakkaa ja sujuvoittamaan ostajien ja myyjien välistä viestintää.

Lyhyesti sanottuna tilausprosessi toimii seuraavasti:

Asiakas luo tilauksen ostojärjestelmäänsä ja lähettää sen luettelon, ostojärjestelmän tai manuaalisen syötön kautta.
Tilaus lähetetään Peppolin välityksellä jäsenneltynä viestinä toimittajalle, joka tarvitsee Peppol-tunnuksen. Asiakas antaa tarvittavat tiedot tuotteesta tai palvelusta sähköpostitse, Excelissä, PDF-tiedostona tai verkkosivustolla. Hän voi myös tutustua varastoon ja hintoihin Peppolin e-katalogin kautta. Tilausviestissä on mainittava valittu tuote tai palvelu, määrä ja muut tunnisteet.
Toimittaja vastaanottaa viestin ja voi hyväksyä tilauksen kokonaan, hyväksyä sen osittain ja muuttaa määrää tai korvata sen tuotteilla tai hylätä tilauksen kokonaan.
Toimittaja ilmoittaa vastauksensa asiakkaalle lähetettävällä vahvistusviestillä. Vahvistus sisältää muun muassa tietoja varastotilanteesta ja toimitusajoista. Peppol tukee myös tilausviestejä ilman vahvistusta, joita kutsutaan nimellä Peppol BIS Order only.
Asiakas päivittää tilauksen tilan järjestelmäänsä, ja toimittaja jatkaa sovittua toimitusta.

Peppolin lisäviestit hankintoja varten

Peppol-verkkoon kuuluu Peppol-verkkolaskujen ja Peppol BIS Ordering -tilausmuodon lisäksi joukko muita hankintatoimintoja. Näitä ovat mm:

Sähköiset luettelot: Standardoitu muoto tuote- ja palveluluetteloiden jakamiseen ostajien ja myyjien välillä.
Punchout: Tapa, jolla ostajat voivat käyttää toimittajan luetteloa (joka voidaan räätälöidä esimerkiksi nykyisten sopimusten ja puitteiden perusteella) ja lähettää tilauksia suoraan sähköisestä hankintajärjestelmästä, jolloin he voivat selata ja tilata tuotteita ja palveluja saumattomasti. Täydellinen
Tarjouspyyntö (RFQ): Vakiomuotoinen tapa pyytää tarjouksia toimittajilta, jonka avulla ostajat voivat vertailla hintoja ja valita tarpeisiinsa parhaiten sopivan toimittajan.
Sopimusten hallinnointi: Tapa, jolla yritykset voivat hallinnoida toimittajien kanssa tekemiään sopimuksia sähköisesti, mukaan lukien sopimusten luominen, seuranta ja uusiminen.

Nämä sähköiset tilausominaisuudet voivat auttaa yrityksiä parantamaan hankintaprosessejaan, vähentämään hallinnollista taakkaa ja sujuvoittamaan toimittajaviestintää. Peppol-verkosto tarjoaa myös monia muita etuja, kuten paremman näkyvyyden hankintaprosesseihin, tehokkuuden lisääntymisen sekä virheiden ja viivästysten vähenemisen.

Yhteenveto

Yhteenvetona voidaan todeta, että Peppol BIS Ordering -muoto on tärkeä osa Peppolin sähköistä hankintaverkostoa, joka mahdollistaa tehokkaan ostotilausten vaihdon yritysten ja niiden toimittajien välillä. Verkko tarjoaa myös useita muita sähköisiä tilausominaisuuksia, kuten e-katalogit, punch-out, tarjouspyynnöt ja sopimusten hallinta, jotka voivat tehostaa hankintaprosesseja entisestään. Sähköisten hankintojen käytön lisääntyessä Peppol-verkosta odotetaan tulevan yhä tärkeämpi väline yrityksille, jotka haluavat tehostaa hankintaprosessejaan ja parantaa tulostaan.