Qvalian blogi

Purchase-to-Pay (P2P) on kokonaisvaltainen liiketoimintaprosessi, joka kattaa kaikki hankinnan vaiheet aina hankintojen tekemisestä ja hankinnasta maksuun ja täsmäytykseen. Siihen kuuluu osastojen ja järjestelmien saumaton koordinointi hankintaprosessien optimoimiseksi, kustannusten hallinnan tehostamiseksi ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

Purchase-to-Pay -prosessin tärkeimmät vaiheet ovat seuraavat:

• Pyyntö: Prosessi alkaa hakemuksella, jossa työntekijät tai osastot määrittelevät tavaroiden tai palvelujen tarpeensa. Tämä käynnistää virallisen hankintaprosessin.
• Toimittajien valinta ja hankinta: Hankintaryhmä arvioi mahdolliset toimittajat, neuvottelee ehdoista ja valitsee sopivimman toimittajan.
• Ostotilaus: Kun toimittaja on valittu, tehdään ostotilaus, jossa määritellään tilauksen yksityiskohdat, ehdot, määrät ja sovitut hinnat.
• Vastaanotto ja tarkastus: Vastaanotetut tavarat tai palvelut tarkastetaan toimituksen yhteydessä sen varmistamiseksi, että ne vastaavat tilausta ja täyttävät laatuvaatimukset.
• Laskujen käsittely: Vastaanotettu lasku verrataan ostotilaukseen ja tavaroiden tai palvelujen vastaanottoon. Tämä kolmitahoinen vertailu varmistaa tarkkuuden ja estää ristiriitaisuudet.
• Hyväksynnän työnkulku: Laskut käyvät läpi hyväksymisprosessin, johon osallistuu usein useita sidosryhmiä, jotta voidaan varmistaa veloitusten oikeellisuus ja sisäisen valvonnan noudattaminen.
• Maksu: Hyväksymisen jälkeen maksut käynnistetään sovittujen ehtojen mukaisesti, ja varat siirretään toimittajan tilille.
• Sovinto: Prosessi päättyy täsmäytykseen, jossa laskut ja maksut täsmäytetään kirjanpitoon oikeellisuuden varmistamiseksi.

Tehokkaan P2P-prosessin edut:

• Kustannusten valvonta: P2P virtaviivaistaa hankintoja, minkä ansiosta organisaatiot voivat neuvotella paremmista ehdoista, seurata menoja ja välttää harkitsemattomia ostoja.
• Tehokkuus: P2P nopeuttaa hankintasykliä ja vähentää hallinnollisia kuluja automatisoimalla prosesseja ja vähentämällä manuaalisia toimenpiteitä.
• Vaatimustenmukaisuus: Rakenteellinen P2P-prosessi varmistaa hankintakäytäntöjen ja lainsäädännöllisten vaatimusten noudattamisen.
• Toimittajasuhde: Tehokas P2P edistää vahvoja toimittajasuhteita selkeän viestinnän, oikea-aikaisten maksujen ja johdonmukaisten prosessien avulla.
• Tietoon perustuvat päätökset: P2P tuottaa tietoa, joka auttaa organisaatioita tekemään tietoon perustuvia päätöksiä toimittajien suorituskyvystä, kulutustottumuksista ja kustannusten optimoinnista.

Kehittyneen teknologian, kuten sähköisten hankinta-alustojen ja automaatio-ohjelmistojen, hyödyntäminen parantaa Purchase-to-Pay -prosessin tehokkuutta ja vaikuttavuutta, jolloin organisaatiot voivat maksimoida hankintatoimiensa arvon ja minimoida riskit ja tehottomuuden.

Täältä löydät artikkelimme purchase-to-pay digitaalisesta muutoksesta.