Kuusi suositeltua teknologiaa laskujen automatisointiin

Perinteinen laskujen käsittelymenetelmä, joka on täynnä manuaalisia tehtäviä ja mahdollisia virheitä, on jo pitkään kaivannut uudistavaa ratkaisua. Laskuautomaatio, joka on yhteisnimitys teknologioille, jotka mullistavat yritysten talousprosessien hallinnan, on käänteentekevä tekijä talous-, maksu- ja myyntireskontra-tiimeille.

Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme laskujen automatisoinnin taustalla olevia tekniikoita ja työkaluja, joita tarvitset aloittaaksesi.

Laskujen automatisoinnissa yritysverkon yhteyspisteen eli verkkolaskujen palveluntarjoajan tai VAN operaattorin käyttäminen on keskeinen teknologia, jolla voidaan tehostaa ja automatisoida transaktio- ja talousprosesseja. Miksi? Täysin sähköiset laskutiedot ovat jäsenneltyjä, koneluettavia ja mahdollistavat välittömän vaihdon ilman tietojen tai laadun menetystä.

Yksi näistä eduista on kehittyvä Peppol-verkko, joka on ihanteellinen verkostovalinta yrityksille, jotka haluavat tehostaa laskutusprosesseja.

Maailmanlaajuinen ulottuvuus: Erityisesti Peppol, johon on liitetty noin 44 maata, tarjoaa kansainväliset yhteydet, joiden avulla organisaatiot voivat vaihtaa sähköisiä laskuja saumattomasti kumppaneiden kanssa maailmanlaajuisesti. Saavutettavuus on olennaisen tärkeää kansainvälisesti toimiville yrityksille, jotta ne voivat liikkua vaivattomasti erilaisissa sääntely-ympäristöissä ja -muodoissa.

Tehokkuuden lisääminen: Sähköisten laskujen mahdollistama automatisointi vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja minimoi virheet. Tämä tehokkuus johtaa merkittäviin ajansäästöihin ja kustannussäästöihin, minkä ansiosta yritykset voivat kohdentaa resursseja strategisesti.

Nopeutetut maksut: Peppol-verkon kautta lähetetyt laskut käsitellään reaaliaikaisesti tai lähes reaaliaikaisesti, mikä nopeuttaa maksusykliä. Nopea käsittelyaika parantaa kassavirtaa ja vahvistaa toimittajasuhteita varmistamalla oikea-aikaiset maksut.

Parannettu turvallisuus: Turvallisuus on ensiarvoisen tärkeää rahaliikenteessä. Peppol käyttää vankkoja vaatimustenmukaisuus-, salaus- ja todennusmekanismeja, joilla varmistetaan liiketoiminnan kannalta arkaluonteisten laskutietojen turvallinen siirto.

Skaalautuvuus: Peppol-verkko soveltuu kaikenkokoisille organisaatioille, olipa kyseessä pieni startup-yritys tai suuri yritys. Sen skaalautuvuus mahdollistaa saumattoman mukauttamisen vaihteleviin laskutusmääriin ilman, että tarvitaan laajaa valvontaa tai päivityksiä.

Ympäristövastuu: Sähköiset liiketoimintaviestit vähentävät paperinkulutusta, mikä vastaa ESG-liiketoiminnan tavoitteita ja minimoi hiilijalanjäljen.

Lue lisää siitä, miten pääset alkuun Peppol Access Pointin kanssa.

Optinen kirjaintunnistus (OCR) on siirtymävaiheen teknologia, joka kuroo umpeen kuilun paperipohjaisen maailman ja strukturoidun, 100-prosenttisesti digitaalisen tiedon välillä. Se on kuitenkin monille yrityksille kriittinen tekijä, kun halutaan ylläpitää sujuvaa kirjanpitotoimintaa. Se on myös teknologia, joka on kehittynyt viime vuosina, eikä vähiten tekoälyn vallankumouksen ansiosta.

OCR:n avulla koneet voivat tulkita ja muuntaa kuvatiedostojen, kuten PDF-laskujen, ihmisen luettavissa olevan tekstin koneellisesti luettavaksi dataksi. Kehittyneiden algoritmien avulla OCR-tekniikka skannaa ja poimii tiedot tarkasti digitaalisista tiedostoista varmistaen, että olennaiset tiedot on tallennettu tarkasti. Tämä tekniikka on lähtökohta prosessien digitalisoinnille ja tiedonlouhintaprosessin automatisoinnille, mikä auttaa vähentämään manuaalisia tietojen syöttötöitä ja niihin liittyviä inhimillisiä virheitä.

Lue lisää siitä, miten voit aloittaa OCR-tekniikan käytön ja muuntaa PDF-laskut automaattisesti XML-tietomuotoon.

Koneoppimisen ja tekoälyn yhdistelmällä on keskeinen rooli laskuautomaation kehityksessä. Harva on jäänyt paitsi esimerkiksi LLM:n, Large Language Models, viimeaikaisista läpimurroista.

Näiden huipputeknologioiden ansiosta automaatiojärjestelmistä tulee ajan myötä yhä älykkäämpiä ja mukautuvampia. Analysoimalla suuria tietomääriä tekoälyalgoritmit voivat tunnistaa kuvioita, tunnistaa poikkeamia ja parantaa jatkuvasti laskutietojen poiminnan tarkkuutta. Yritykset voivat ottaa tekoälyn käyttöön jäsentääkseen ja luokitellakseen taloustietonsa reaaliaikaista kulujen analysointia varten ja automatisoidakseen kirjanpitoa tarkemmin.

Myös koneoppimisalgoritmit edistävät automaattista hyväksymisprosessia. Ajan mittaan järjestelmä oppii historiatiedoista ennakoimaan paremmin hyväksyntämalleja, mikä vähentää manuaalisten toimenpiteiden tarvetta rutiinihyväksynnöissä ja antaa henkilöstölle mahdollisuuden keskittyä poikkeuksiin ja strategisempiin tehtäviin.

Tässä on lisätietoja tekoälyn käyttöönotosta tietojen jäsentämiseksi ja analysoimiseksi.

Työnkulun automatisointi on olennainen osa laskujen automatisointiteknologiaa. Sen avulla organisaatiot voivat suunnitella ja toteuttaa räätälöityjä laskujen käsittelyn työnkulkuja, jotka on räätälöity niiden ainutlaatuisten liiketoimintavaatimusten mukaan. Intuitiivisten käyttöliittymien avulla yritykset voivat määritellä hyväksymishierarkioita, validointisääntöjä, esipostitusta ja poikkeuskäsittelyprotokollia.

Automatisoidut työnkulut varmistavat, että laskut kulkevat ennalta määriteltyä reittiä lähettämisestä lopulliseen hyväksyntään, mikä minimoi viivästykset ja pullonkaulat prosessissa. Parempi näkyvyys ja valvonta edistävät tiimin yhteistyötä, lisäävät avoimuutta ja mahdollistavat oikea-aikaisen päätöksenteon.

Näin toteutat työnkulun ja laskujen hyväksymisprosessit.

Laskuautomaation täyden potentiaalin hyödyntäminen edellyttää saumatonta integrointia olemassa oleviin kirjanpitojärjestelmiin. Nykyaikaiset automaatioratkaisut on suunniteltu integroitaviksi suosittuihin kirjanpito-ohjelmistoihin ja toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP) vaivattomasti.

Kun lasku hyväksytään, automaatiojärjestelmä siirtää validoidut tiedot kirjanpitojärjestelmään, jolloin manuaalista tiedonsiirtoa ei tarvita. Tämä integraatio tehostaa maksuprosessia ja varmistaa tietojen yhdenmukaisuuden eri rahoitusalustoilla, mikä vähentää virheiden ja ristiriitaisuuksien riskiä.

Liiketoimintaprosessit siirtyvät väistämättä jatkuvasti pilveen.

Pilvipalveluilla on ollut merkittävä rooli siinä, että laskuautomaatio on tullut kaikenkokoisten yritysten ulottuville. Pilvipohjaiset laskuautomaatioratkaisut tarjoavat lukuisia etuja, kuten skaalautuvuutta, kustannustehokkuutta ja joustavuutta.

Kun automaatiojärjestelmä on pilvipalvelussa, yritykset voivat käyttää laskutietojaan ja käsittelyominaisuuksiaan missä ja milloin tahansa. Pilviratkaisut vapauttavat yritykset myös infrastruktuurin, ylläpidon ja ohjelmistopäivitysten hallinnasta, jolloin ne voivat keskittyä ydinliiketoimintaan.

Manuaalisen laskunkäsittelyn ja työläiden kuvatiedostojen aikakausi ja niihin liittyvät tehottomuudet ovat vähitellen väistymässä automatisointitekniikoiden saumattoman integroinnin tieltä taloudellisiin työnkulkuihin.

Laskujen automatisointi on osoitus teknologian muutosvoimasta rahoitusprosessien mullistamisessa. Yritykset voivat avata uusia tehokkuus-, tarkkuus- ja läpinäkyvyystasoja laskujenkäsittelytoiminnoissaan kehittyneiden teknologioiden, kuten liiketoiminnan sanomaviestintäverkkoyhteyksien, OCR:n, tekoälyn, työnkulkujen automatisoinnin ja pilvipalveluiden avulla.

Kun nämä teknologiat kehittyvät edelleen, laskuautomaatiosta tulee epäilemättä välttämätön työkalu yrityksille, jotka haluavat menestyä yhä kilpaillummilla ja nopeatempoisemmilla globaaleilla markkinoilla.

Inspiroidu ottamaan seuraava askel - lataa e-kirjamme Automation for CFOs jo tänään.