Wie die Auftragsverwaltung in Peppol

Peppol ist ein internationales Geschäftsnetzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, elektronische Rechnungen, Bestellungen und andere Dokumente auszutauschen. Es eignet sich hervorragend für die elektronische Auftragsverwaltung.

Das Peppol-Netz basiert auf standardisierten Business-to-Business (B2B)-Nachrichtenspezifikationen, die als Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) bekannt sind. Eine der wesentlichen Komponenten von Peppol ist das Format für elektronische Bestellungen, das die Struktur und den Inhalt der über das Netz ausgetauschten elektronischen Bestellungen definiert.

Das Peppol BIS-Bestellformat wurde entwickelt, um den effizienten Austausch von Bestellungen zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten zu ermöglichen. Das Peppol-Format legt eine Reihe von standardisierten Feldern und Datenelementen fest, die in einer elektronischen Bestellung enthalten sein müssen, z. B. Name und Adresse des Käufers und Verkäufers, Datum und Uhrzeit der Bestellung, die bestellten Produkte oder Dienstleistungen sowie die Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Der Peppol-Prozess der Auftragsverwaltung

Einer der Hauptvorteile des Peppol BIS-Bestellformats ist, dass es die Interoperabilität zwischen verschiedenen E-Procurement-Systemen ermöglicht. Da es sich um ein standardisiertes Format handelt, können Unternehmen verschiedene E-Procurement-Systeme verwenden und trotzdem elektronische Bestellungen miteinander austauschen. Dies trägt dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu verringern und die Kommunikation zwischen Käufern und Verkäufern zu optimieren.

Kurz gesagt, funktioniert der Bestellvorgang wie folgt:

Der Kunde legt in seinem Einkaufssystem eine Bestellung an und übermittelt sie per Katalog, Einkaufssystem oder manueller Eingabe.
Die Bestellung wird über Peppol als strukturierte Nachricht an den Lieferanten gesendet, wofür eine Peppol-ID erforderlich ist. Der Kunde gibt die erforderlichen Informationen über das Produkt oder die Dienstleistung per E-Mail, Excel, PDF oder über die Website ein. Er kann auch über den e-Katalog von Peppol auf Lagerbestände und Preise zugreifen. Die Bestellnachricht muss das gewählte Produkt oder die Dienstleistung, die Menge und andere Identifikatoren enthalten.
Der Lieferant erhält die Nachricht und kann die Bestellung vollständig annehmen, sie teilweise mit Mengenänderungen oder Ersatzprodukten annehmen oder die Bestellung vollständig ablehnen.
Der Lieferant teilt seine Antwort durch eine Bestätigungsnachricht mit, die an den Kunden zurückgeschickt wird. Die Bestätigung enthält Informationen über den Lagerbestand, die Lieferzeiten und mehr. Peppol unterstützt auch Auftragsnachrichten ohne Bestätigung, genannt Peppol BIS Order only.
Der Kunde aktualisiert den Auftragsstatus in seinem System, und der Lieferant führt die vereinbarte Lieferung aus.

Zusätzliche Peppol-Meldungen für die Beschaffung

Neben den elektronischen Rechnungen von Peppol und dem Peppol-BIS-Bestellformat bietet das Peppol-Netzwerk eine Reihe weiterer Möglichkeiten für die Beschaffung. Diese umfassen:

E-Kataloge: Ein standardisiertes Format für den Austausch von Produkt- und Dienstleistungskatalogen zwischen Käufern und Verkäufern.
Punchout: Eine Möglichkeit für Einkäufer, auf den Katalog eines Lieferanten zuzugreifen (der z. B. auf der Grundlage aktueller Verträge und Rahmenvereinbarungen maßgeschneidert werden kann) und Bestellungen direkt von ihrem E-Procurement-System aus zu senden, so dass sie Produkte und Dienstleistungen nahtlos durchsuchen und bestellen können. Eine perfekte
Angebotsanfrage (RFQ): Ein standardisiertes Format für die Einholung von Angeboten von Lieferanten, das es Einkäufern ermöglicht, Preise zu vergleichen und den besten Lieferanten für ihre Anforderungen auszuwählen.
Vertragsmanagement: Eine Möglichkeit für Unternehmen, ihre Verträge mit Lieferanten elektronisch zu verwalten, einschließlich Vertragserstellung, -überwachung und -verlängerung.

Diese elektronischen Bestellmöglichkeiten können Unternehmen dabei helfen, ihre Beschaffungsprozesse zu verbessern, den Verwaltungsaufwand zu verringern und die Kommunikation mit den Lieferanten zu rationalisieren. Das Peppol-Netz bietet darüber hinaus eine Reihe weiterer Vorteile, wie z. B. eine bessere Transparenz der Beschaffungsprozesse, eine höhere Effizienz und weniger Fehler und Verzögerungen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Peppol BIS-Bestellformat eine entscheidende Komponente des Peppol E-Procurement-Netzwerks ist, die den effizienten Austausch von Bestellungen zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten ermöglicht. Das Netzwerk bietet darüber hinaus eine Reihe weiterer E-Order-Funktionen, darunter E-Kataloge, Punch-Out, RFQs und Vertragsmanagement, die die Beschaffungsprozesse weiter verbessern können. Da die Nutzung der elektronischen Beschaffung weiter zunimmt, wird erwartet, dass das Peppol-Netzwerk zu einem immer wichtigeren Instrument für Unternehmen wird, die ihre Beschaffungsprozesse rationalisieren und ihr Geschäftsergebnis verbessern wollen.