البيانات المنظمة مقابل البيانات غير المنظمة: دليل سريع لأساسيات أتمتة العمليات المالية

يعد تحسين جودة البيانات المالية في شركتك جزءًا من تعزيز سير العمل الرقمي وتشجيع أتمتة العمليات. وعند الوصول إلى هذه المرحلة من العملية، يتعثر العديد من المديرين الماليين بسبب تنوع أنواع البيانات التي تستخدمها الشركات اليوم.

التناقض هو عدو الأتمتة السليمة، لذا فإن معرفة أنواع البيانات المتاحة يمكن أن تزيد من فرص نجاحك بشكل كبير. دعونا نستكشف الفرق بين البيانات المنظمة وغير المنظمة، وكيفية ارتباطهما بدعم التحول الرقمي للبيانات الأساسية والعمليات المالية.

مجموعة البيانات المنظمة هي مجموعة بيانات منظمة وقابلة للقياس الكمي وذات تنسيق موحد، ويمكن للبرامج والخوارزميات فهمها بسهولة. ويُعد هذا النوع من البيانات مثاليًا لأتمتة العمليات، حيث إن التكنولوجيا عمومًا لن تواجه أي صعوبات في تحليل المعلومات والبحث فيها وتحريرها.

ومن الأمثلة في مجال التمويل ما يلي:

على الرغم من وجود تنسيقات مختلفة لنفس النوع من البيانات المنظمة (فقد تتضمن أرقام الهواتف أقواسًا أو مسافات أو مجرد واصلات بين الأرقام، على سبيل المثال)، فإن التحويل بين هذه التنسيقات أمر سهل ولا يزال بإمكان الآلة القيام به.

قد ترى البيانات المنظمة تُستخدم في قسم المحاسبة للفواتير والإيصالات كلما تم تسجيل تواريخ المعاملات والمبالغ النقدية. كما تتعامل أداة إدارة علاقات العملاء (CRM) التي تستخدمها شركتك بشكل مكثف مع مجموعات البيانات المنظمة.

من بين العيوب القليلة للبيانات المنظمة أنها تفتقر إلى المرونة. فكل تنسيق لا يكون مفيدًا إلا للغرض المحدد الذي صُمم من أجله.

البيانات غير المنظمة هي بالضبط ما يوحي به اسمها: وهي بيانات تفتقر إلى بنية بسيطة، مما يجعل معظم الأدوات والمنصات الآلية تواجه صعوبة في تحليلها. ومن الأمثلة على ذلك:

بالمقارنة مع البيانات المنظمة، يأتي هذا النوع من المعلومات في شكل «خام» قابل للتكييف مع أي غرض قد تحتاجه لاحقًا. وغالبًا ما تستخدمه الشركات لأغراض استخراج البيانات أو تطوير روبوتات الدردشة. وبفضل عدم الحاجة إلى بنية محددة مسبقًا، فإن عملية جمعها وتخزينها تكون أسرع بكثير.

ولكن نظرًا لصعوبة تحليلها ومعالجتها، فإن استخدامها جنبًا إلى جنب مع أدوات الأتمتة الخاصة بك سيشكل تحديًا. فأنت بحاجة إما إلى عملية لتنقية البيانات أو إلى مجموعة متخصصة من الأدوات القادرة على التعامل مع البيانات غير المنظمة.

ستكون البيانات غير المنظمة محور اهتمام رئيسي في السنوات المقبلة، حيث تشكل ما يقرب من أربعة أخماس إجمالي البيانات الداخلية التي تستخدمها الشركات. وسيكون وضع خطة لإدارة البيانات تراعي الجوانب المتعلقة بالبيانات غير المنظمة أولوية قصوى.

تتسم بيانات المؤسسات بضخامتها وتنوعها، لذا فليس من المستغرب أن تقع بعض أنواع المعلومات في منطقة وسطى بين البيانات المنظمة وغير المنظمة. على سبيل المثال، تتضمن بيانات JSON وXML «بيانات وصفية»، أو علامات دلالية تساعد في تحديد خصائص مجموعة بيانات لولا ذلك لظلت غير منظمة.

بعبارة أخرى، يُعد التعامل مع المعلومات شبه المنظمة أسهل رغم أنها ليست منظمة بالكامل. وقد تتخذ البيانات الوصفية شكل عناوين أو نصوص بديلة للصور في مقال منشور على الإنترنت، للمساعدة في تحديد موضوع النص.

من السهل تحديد المواقع التي قد تنشأ فيها مشاكل محتملة بالنسبة للشركات التي تعمل بكميات هائلة من البيانات. فقد تؤدي التنسيقات غير المتسقة إلى إعاقة جهود أتمتة العمليات الروبوتية، كما أن العمل اليدوي المطلوب لحل هذه المشكلات على المدى القصير قد يؤدي إلى حدوث أخطاء بشرية وقلة الكفاءة.

بصفتك مديرًا ماليًا عازمًا على اتخاذ الخطوة التالية في التحول الرقمي لقسم الشؤون المالية في شركتك، فإنه من واجبك السيطرة على هذا الارتباك قبل أن يؤثر على عمليات شركتك. ابحث عن طريقة لتحويل المدخلات التناظرية إلى بيانات رقمية قابلة للاستخدام. قم بتبسيط العمليات المالية بهذه الطريقة لتعزيز الإنتاجية مع تقليل معدلات الأخطاء. وعمومًا، تأكد من مواكبة سوق تحليلات البيانات الضخمة، الذي من المتوقع أن تصل قيمته إلى 103 تريليون دولار بحلول عام 2023.

هل ترغب في معرفة المزيد عن كيفية دعم أتمتة عملياتك المالية باستخدام بيانات منظمة وعالية الجودة؟ قم بتنزيل "الأتمتة للمديرين الماليين" اليوم للحصول على نصائح واستراتيجيات ورؤى.