Strukturovaná vs. nestrukturovaná data: stručný průvodce základními principy automatizace financí

Součástí podpory digitálního workflow a automatizace procesů je zlepšení kvality finančních dat ve vaší společnosti. Po dosažení této fáze procesu mnoho finančních ředitelů váhá kvůli rozmanitosti datových typů, které dnes společnosti používají.

Nekonzistentnost je nepřítelem správné automatizace, takže znalost typů dat, která jsou k dispozici, může výrazně zvýšit vaše šance. Podívejme se na rozdíl mezi strukturovanými a nestrukturovanými daty a na to, jak souvisí s podporou digitální transformace master dat a finančních procesů.

Strukturovaný datový soubor je organizovaný, kvantifikovatelný, má jednotný formát a je snadno srozumitelný pro software a algoritmy. Tento typ dat je ideální pro automatizaci procesů, protože technologie obecně nemají žádné problémy s analýzou, vyhledáváním a úpravami informací.

Příklady z oblasti financí zahrnují:

I když existují různé formáty pro stejný typ strukturovaných dat (telefonní čísla mohou například obsahovat závorky, mezery nebo pouze pomlčky mezi číslicemi), převod mezi formáty je snadný a stále proveditelný strojem.

Strukturovaná data se používají například v účetním oddělení pro faktury a účtenky, kde se zaznamenávají data transakcí a peněžní částky. Nástroj pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), který vaše firma používá, také ve velké míře pracuje se strukturovanými datovými sadami.

Jednou z mála nevýhod strukturovaných dat je jejich nižší flexibilita. Jeden formát je použitelný pouze pro účel, pro který byl navržen.

Nestrukturovaná data jsou přesně to, co název napovídá: data, která postrádají jednoduchou strukturu, kterou většina automatizovaných nástrojů a platforem nedokáže snadno analyzovat. Příklady zahrnují:

Ve srovnání se strukturovanými daty jsou tyto informace v „surovém“ formátu, který lze přizpůsobit jakémukoli účelu, který budete později potřebovat. Podniky je často využívají pro účely datové analýzy nebo vývoje chatbotů. Bez nutnosti předdefinované struktury je také mnohem rychlejší je shromažďovat a ukládat.

Vzhledem k tomu, že je však obtížné jej analyzovat a zpracovávat, bude jeho použití společně s automatizačními nástroji představovat výzvu. Budete potřebovat buď proces zušlechťování dat, nebo specializovanou sadu nástrojů, které dokážou zpracovat nestrukturovaná data.

Nestrukturovaná data budou v příštích letech hlavním tématem, protože tvoří téměř 4/5 všech interních dat používaných podniky. Prioritou bude zavedení plánu správy dat, který zohlední nestrukturované body.

Podniková data jsou rozsáhlá a rozmanitá, takže není překvapením, že některé typy informací se nacházejí na pomezí strukturovaných a nestrukturovaných dat. Například data JSON a XML obsahují „metadata“ neboli sémantické značky, které pomáhají identifikovat charakteristiky jinak nestrukturovaného datového souboru.

Jinými slovy, s polostrukturovanými informacemi se pracuje snáze, i když nejsou plně strukturované. Metadata mohou mít podobu nadpisů nebo alternativních textů obrázků v online článku, které pomáhají určit, o čem text je.

Je snadné určit, kde mohou potenciální problémy ležet pro společnosti pracující s obrovským množstvím dat. Nejednotné formáty mohou způsobit problémy při automatizaci robotických procesů a manuální práce potřebná k jejich krátkodobému vyřešení může vést k lidským chybám a neefektivitě.

Jako finanční ředitel, který je odhodlán učinit další krok v digitální transformaci svého finančního oddělení, je vaší povinností vyřešit tento zmatek, než ovlivní vaše obchodní operace. Najděte způsob, jak převést analogové vstupy na použitelné digitální údaje. Tímto způsobem zefektivněte finanční procesy, abyste zvýšili produktivitu a zároveň snížili míru chybovosti. A celkově se ujistěte, že jste v souladu s trhem analýzy velkých dat, jehož hodnota by měla do roku 2023 dosáhnout 103 bilionů dolarů.

Chcete se dozvědět více o tom, jak můžete podpořit automatizaci svých finančních procesů pomocí vysoce kvalitních strukturovaných dat? Stáhněte si Automatizace pro finanční ředitele a získejte přístup k tipům, strategiím a postřehům.