Štruktúrované vs. neštruktúrované údaje: rýchly sprievodca základmi automatizácie financií

Súčasťou podpory digitálneho pracovného toku a automatizácie procesov je zlepšovanie kvality finančných údajov vo vašej spoločnosti. Po dosiahnutí tejto fázy procesu mnohí finanční riaditelia zaváhajú kvôli rôznorodosti typov údajov, ktoré spoločnosti v súčasnosti používajú.

Nezrovnalosti sú nepriateľom správnej automatizácie, takže znalosť typov existujúcich údajov môže výrazne zvýšiť vaše šance. Pozrime sa na rozdiel medzi štruktúrovanými a neštruktúrovanými údajmi a na to, ako súvisia s podporou digitálnej transformácie hlavných údajov a finančných procesov.

Štruktúrovaný súbor údajov je organizovaný, kvantifikovateľný, konzistentne formátovaný a ľahko zrozumiteľný pre softvér a algoritmy. Tento typ údajov je ideálny pre automatizáciu procesov, pretože technológia vo všeobecnosti nemá žiadne problémy s analýzou, vyhľadávaním a úpravou informácií.

Príklady v oblasti financií zahŕňajú:

Hoci existujú rôzne formáty pre rovnaký typ štruktúrovaných údajov (telefónne čísla môžu obsahovať zátvorky, medzery alebo len spojovníky medzi číslami), konverzia medzi formátmi je jednoduchá a stále realizovateľná strojovo.

Štruktúrované údaje sa môžu používať v účtovnom oddelení pre faktúry a príjmové doklady vždy, keď sa zaznamenávajú dátumy transakcií a peňažné sumy. Nástroj na riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM), ktorý vaša firma používa, tiež vo veľkej miere pracuje so štruktúrovanými dátovými sadami.

Jednou z mála nevýhod štruktúrovaných údajov je, že nie sú tak flexibilné. Jeden formát je užitočný len na účel, na ktorý bol navrhnutý.

Nestruktúrované údaje sú presne to, čo naznačuje ich názov: údaje, ktoré nemajú jednoduchú štruktúru, ktorú väčšina automatizovaných nástrojov a platforiem nedokáže spracovať. Príklady:

V porovnaní so štruktúrovanými údajmi sú tieto informácie v „surovom“ formáte, ktorý je prispôsobiteľný akémukoľvek účelu, ktorý budete neskôr potrebovať. Firmy ich často využívajú na účely ťažby údajov alebo vývoja chatbotov. Vďaka tomu, že nie je potrebná vopred definovaná štruktúra, je ich zber a ukladanie oveľa rýchlejšie.

Keďže je však náročné ho analyzovať a spracovávať, jeho používanie spolu s automatizačnými nástrojmi bude predstavovať výzvu. Potrebujete buď proces spresňovania údajov, alebo špecializovanú sadu nástrojov, ktoré dokážu spracovať nestruktúrované údaje.

Nestruktúrované údaje budú v najbližších rokoch hlavným predmetom záujmu, keďže tvoria takmer 4/5 všetkých interných údajov používaných podnikmi. Prioritou bude zavedenie plánu správy údajov, ktorý zohľadňuje nestruktúrované body.

Podnikové dáta sú rozsiahle a rôznorodé, preto nie je prekvapením, že niektoré typy informácií sa nachádzajú na pomedzí štruktúrovaných a neštruktúrovaných dát. Napríklad dáta JSON a XML obsahujú „metadáta“ alebo sémantické značky, ktoré pomáhajú identifikovať charakteristiky inak neštruktúrovaného súboru dát.

Inými slovami, s čiastočne štruktúrovanými informáciami sa pracuje ľahšie, hoci nie sú úplne štruktúrované. Metadáta môžu mať formu nadpisov alebo alternatívnych textov obrázkov v online článku, ktoré pomáhajú určiť, o čom text je.

Je ľahké určiť, kde môžu nastať potenciálne problémy pre spoločnosti, ktoré pracujú s veľkým množstvom údajov. Nejednotné formáty môžu spôsobiť problémy pri automatizácii robotických procesov a manuálna práca potrebná na krátkodobé vyriešenie týchto problémov môže viesť k ľudským chybám a neefektívnosti.

Ako finančný riaditeľ, ktorý je odhodlaný urobiť ďalší krok v digitálnej transformácii vášho finančného oddelenia, je vašou povinnosťou vyriešiť tento zmätok skôr, ako ovplyvní vaše obchodné operácie. Nájdite spôsob, ako previesť analógové vstupy na použiteľné digitálne dáta. Zjednodušte finančné procesy týmto spôsobom, aby ste zvýšili produktivitu a zároveň znížili mieru chybovosti. A celkovo sa uistite, že ste v súlade s trhom analýzy veľkých dát, ktorý by mal do roku 2023 dosiahnuť hodnotu 103 biliónov dolárov.

Chcete sa dozvedieť viac o tom, ako môžete podporiť automatizáciu svojich finančných procesov pomocou kvalitných štruktúrovaných údajov? Stiahnite si Automatizácia pre finančných riaditeľov a získajte prístup k tipom, stratégiám a postrehom.