10 najčastejších chýb a omylov pri elektronickom fakturovaní v Peppol

Aké sú najčastejšie chyby a omyly v elektronickej fakturácii v sieti Peppol?

Peppol je skvelá infraštruktúra na výmenu elektronických faktúr a iných obchodných dokumentov. Zabezpečuje, aby vstupné údaje do finančných procesov spoločností boli štruktúrované, digitálne a okamžite distribuované. Sieť Peppol má pre kupujúcich a predajcov mnoho výhod v porovnaní s tradičnými VAN a takzvanou operátorskou sieťou. Je nákladovo efektívnejšia, ľahšie implementovateľná a použiteľná a prakticky bez námahy umožňuje medzinárodnú výmenu elektronických dokumentov, ak sú všetky strany registrované v krajine, kde je Peppol dostupný.

Sieť však nie je silnejšia ako jej najslabšie články. Existujú výzvy, chyby, nesprávne predstavy, nesprávne používanie a dokonca aj chyby pri ručnom spracovaní, ktoré spôsobujú, že výmena elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol nie je taká efektívna, ako by mohla byť. V najhoršom prípade sa správy nedostanú k príjemcovi. Tu sú najčastejšie chyby pri používaní siete Peppol.

Tradične si VAN vyžadujú interné aj dodatočné komplexné testovanie každého nového nastavenia.

Hoci je táto rutina dobre zavedená a pre prevádzkovateľov lukratívna, v sieti Peppol je nadbytočná. Testovanie konektivity medzi vaším systémom a vaším prístupovým bodom Peppol môže byť v niektorých prípadoch stále relevantné, ale testovanie v samotnej sieti Peppol nie je potrebné.

Každá spoločnosť s prístupom k Peppol môže okamžite prijímať elektronické faktúry Peppol BIS Billing . Jediné, čo potrebujete, je Peppol ID.

Nie je nezvyčajné, že riadky faktúr v Peppol sa používajú ako kontajner pre dodatočné informácie, ktoré nie sú údajmi o položkách, ako napríklad správy o platbách, bankové údaje alebo úrokové sadzby. Riadky faktúr by sa mali používať iba na špecifikovanie predaných produktov a služieb – ostatné informácie narúšajú systém vášho zákazníka.

Riadok faktúry môže obsahovať:

Niekedy riešenia fungujú, inokedy nie. Pravidelne sa stretávame s dodávateľmi, ktorí sa pri vystavovaní elektronických faktúr snažia obnoviť štruktúru PDF súborov.

Niekedy spoločnosti používajú fakturačné systémy a ERP systémy založené na správe súborov PDF a transformujú obrazový súbor PDF do elektronického formátu, aby mohli vystavovať faktúry zákazníkom, ktorí vyžadujú elektronické faktúry.

Dôsledkom je nízka kvalita údajov vo vysokokvalitnom formáte, riziko chýb a náročnejšie spracovanie pre príjemcu.

Nič tam nie je? Ďalšou častou chybou, často v dôsledku emulácie PDF, je ponechanie prázdnych riadkov faktúry v e-faktúre. Zrejme sú zadávané ako zalomenie riadku.

Vzhľadom na digitálnu povahu elektronických faktúr je to kontraproduktívna prax, pretože príjemca môže informácie vo svojom systéme zobraziť akýmkoľvek spôsobom. Okrem toho to má vplyv na spracovanie transakcií v systéme príjemcu.

Riadky faktúry by nikdy nemali obsahovať iné informácie ako zakúpené produkty alebo služby. Niektorí dodávatelia však do elektronických faktúr štandardne zadávajú aj iné informácie, a to v dôsledku zastaraných systémov alebo nepochopenia toho, ako spravovať elektronické obchodné dokumenty.

Všetci vieme, že súbory PDF môžu byť niekedy neprimerane veľké, čo má za následok odrazenie e-mailov a minútové otváranie súborov.

V prípade elektronického fakturovania je to rovnaké. Aj keď OpenPeppol, nezisková organizácia zodpovedná za Peppol playbook – spôsob komunikácie v sieti – nedávno zvýšila veľkosť súboru z celkových 10 MB na 100 MB, stále to môže byť problém.

Prístupové body Peppol môžu mať aj individuálne obmedzenia, ktoré sa líšia od oficiálnych usmernení. Napríklad, keď sa veľké obrazové súbory obsahujúce výkresy, fotografie a iný grafický obsah distribuujú ako príloha k elektronickej faktúre, veľkosť súboru môže rýchlo prekročiť limit buď v sieti, alebo v prístupovom bode príjemcu.

Veľkosť súborov sa tiež zvyšuje s priloženými faktúrami vo formáte PDF s vysokým rozlíšením (>600 dpi), ktoré nie sú v systéme Peppol povolené. Viac o tom v ďalšej časti.

Účelom elektronických faktúr a iných elektronických obchodných dokumentov je zjednodušiť výmenu štruktúrovaných transakčných údajov. Ak chcete, aby váš proces bol digitálny, obrazové súbory, ako napríklad PDF, by nemali zohrávať kľúčovú úlohu pri prenose vašich dôležitých informácií.

Niektorí dodávatelia však používajú siete elektronických faktúr na zasielanie faktúr vo formáte PDF ako prílohy a do týchto súborov vkladajú dôležité informácie, ktoré nie sú uvedené v štruktúrovanej správe elektronických faktúr.

Okrem toho, že spracovanie je pre príjemcu oveľa manuálnejšie, so všetkými dôsledkami, čo sa týka efektívnosti a rizík, je to tiež v rozpore s podmienkami používania vo väčšine sietí, najmä v Peppol:

Údaje o kategorizácii produktov a služieb sú skrytým pokladom v správe elektronických faktúr. Pre najprogresívnejšie spoločnosti je často ambíciou maximálne využiť transakčné údaje a zároveň poskytnúť skvelý zážitok z nákupu aj tým najnáročnejším zákazníkom.

Aj keď to nie je chyba ako taká, pre mnohé spoločnosti je to nepochybne prípad použitia elektronickej faktúry, ktorý má značný priestor na zlepšenie. Schopnosť poskytovať údaje o kategorizácii predaných produktov a služieb uľahčuje dodávateľom a zákazníkom analýzu a účtovníctvo. Aj keď to nie jezákonná požiadavka na informácie vo faktúre, ide o čoraz viac požadovaný druh metadát.

Odporúčame používať automatizovanú klasifikáciu UNSPSC integrovanú do softvéru na spracovanie elektronických faktúr, aby sa predišlo chybám a potrebe dodatočného softvéru.

Viac informácií o rôznych typoch kategorizácie a príkladoch použitia nájdete v našej príručke k analýze výdavkov.

Peppol ID jediná informácia, ktorú potrebujete, aby ste sa uistili, že vaša elektronická faktúra dorazí správnemu príjemcovi. Inými slovami, je to adresa doručenej pošty.

Aby však sieť mohla faktúru distribuovať, aj keď Peppol ID správne, je potrebné uviesť niektoré dodatočné informácie. Tu zlyháva príliš veľa dodávateľov – do e-faktúry je potrebné uviesť buď referenčné číslo objednávky, alebo referenčné číslo kupujúceho v určenom riadku, inak sa vaša e-faktúra zasekne v polovici procesu.

N/A sa nevzťahuje (ospravedlňte hru so slovami) na povinné informačné polia v elektronických faktúrach. Dodávatelia však občas vyplnia „N/A“ ako náhradný text v poliach správ, ako je spomínané referenčné číslo objednávky alebo kupujúceho, keď nemajú dostatočné informácie. Môže to byť tiež výsledkom nesprávne nastaveného vytvárania faktúr z ERP.

Neplatné informácie, ako napríklad „N/A“, nezabránia distribúcii elektronických faktúr v systéme Peppol. Môžu však spôsobiť problémy a dodatočnú prácu pre príjemcu, keďže spracovanie informácií je založené na nesprávnych údajoch.

Podľa odhadov až 1 z 20 elektronických faktúr v sieti Peppol má v povinných poliach namiesto platných informácií uvedené „N/A“.

Našťastie sú tieto problémy pomerne vzácne. Udržujte svoje systémy v poriadku, prestaňte sa sústrediť na PDF súbory a sledujte pokyny Peppol a nebudete mať čoho sa obávať. Stiahnite si náš sprievodca elektronickou fakturáciou Peppol a získajte rýchly úvod do elektronickej výmeny obchodných dokumentov, Peppol, typov správ a ďalších informácií.