Peppolin historia: EU:n pilottihankkeesta maailmanlaajuiseksi sähköisen laskutuksen verkostoksi

Peppol käynnistyi vuonna 2008 Euroopan komission pilottihankkeena rajat ylittävien julkisten hankintojen alalla. Nykyään se on kansainvälinen kehys sähköisten laskujen, tilausten ja muiden liiketoimintadokumenttien vaihtoon, jota julkisyhteisöt ja yritykset käyttävät Euroopassa, Aasian ja Tyynenmeren alueella sekä Lähi-idässä. Tässä artikkelissa seurataan, miten se on päätynyt tähän tilanteeseen: alkuperäinen hanke, siirtyminen OpenPeppolin hallintaan, tekniset muutokset, jotka muuttivat sen yleiseksi liiketoimintaverkostoksi, sekä sen pohjalta nyt luodut kansalliset velvoitteet.

Verkoston nykyisestä toimintatavasta voit lukea kohdasta ”Mikä on Peppol?”.

2000-luvun puolivälissä sähköinen julkinen hankinta oli Euroopassa hajanaista. Jäsenvaltioilla oli omat sähköiset tarjouskilpailualustansa, sähköisten allekirjoitusten järjestelmänsä ja laskutusmuotonsa, joten yhden maan toimittaja pystyi harvoin jättämään tarjousta tai laskuttamaan julkista hankintaa toisessa maassa ilman, että sen piti mukautua paikallisiin järjestelmiin. Euroopan komissio rahoitti PEPPOL-hanketta (Pan-European Public Procurement Online) osoittaakseen, että rajat ylittävä sähköinen hankinta voisi toimia yhteisten, avoimien vaatimusten pohjalta.

Vuoden 2009 Wirtschaftsinformatik-konferenssissa esitellyssä artikkelissa kuvattiin keskeiseksi haasteeksi yhteentoimivuus kolmella tasolla: organisatorisella (yhteiset prosessit ja lainsäädännöllisten erojen käytännönläheinen käsittely), semanttisella (standardoidut liiketoimintadokumentit) ja teknisellä (standardoidut tiedonsiirto- ja sähköiset allekirjoitukset). Kirjoittajat esittivät, että Euroopan laajuisen ratkaisun on perustuttava avoimiin standardeihin ja hyödynnettävä olemassa olevaa kansallista infrastruktuuria (Sonntagbauer ja Bodiroza, 2009).

PEPPOL käynnistyi 1. toukokuuta 2008 laajamittaisena pilottihankkeena EU:n kilpailukyky- ja innovaatio-ohjelman (CIP ICT Policy Support Programme) puitteissa. Hanketta koordinoi Norjan julkishallinnon ja sähköisen hallinnon virasto (Difi), ja sen 30,8 miljoonan euron budjetti rahoitettiin yhdessä Euroopan komission ja konsortion jäsenten toimesta. Konsortio kasvoi hankkeen kuluessa, ja lopulta siihen kuului lähteestä riippuen 11 tai 12 Euroopan maasta peräisin olevia 18 kumppania.

Hanke kattoi hankintaketjun sekä ennen sopimuksen tekemistä että sen jälkeen:

Jotkut vaikeimmista ongelmista olivat pikemminkin oikeudellisia ja organisatorisia kuin teknisiä. Sähköiset allekirjoitukset ovat hyvä esimerkki tästä. Monet jäsenvaltiot vaativat sähköisissä tarjouskilpailuissa päteviä tai edistyneitä allekirjoituksia, joten yhdessä maassa allekirjoitettu tarjous piti voida todentaa toisessa maassa. PEPPOL ratkaisi tämän ongelman ottamalla käyttöön allekirjoitusten vahvistuspalvelut yhden yhtenäisen allekirjoitusjärjestelmän sijaan. Tätä lähestymistapaa kuvattiin vuonna 2012 julkaistussa artikkelissa, joka käsitteli hankkeen neljän vuoden työtä sähköisten allekirjoitusten parissa (Ølnes, 2012). Jatkoajan jälkeen hanke päättyi virallisesti 31. elokuuta 2012.

Jotta spesifikaatiot ja verkko pysyisivät toiminnassa EU-rahoituksen päätyttyä, tulokset luovutettiin uudelle organisaatiolle. OpenPeppol AISBL, belgialaisen lainsäädännön mukainen kansainvälinen voittoa tavoittelematon yhdistys, on toiminut 1. syyskuuta 2012 lähtien jäsenlähtöisenä organisaationa, joka ylläpitää ja hallinnoi Peppol-spesifikaatioita, sopimuksia ja hallintokehystä.

OpenPeppol aloitti toimintansa viiden jäsenen voimin viidestä maasta. Lokakuussa 2019 sillä oli 375 jäsentä 34 maassa. Heinäkuussa 2025 se ilmoitti, että sillä oli jäseniä 44 maassa, Peppol-viranomaisia 23 maassa ja että Peppol-liiketoimintadokumentteja vaihdettiin 65 maassa.

Nimen merkitys on muuttunut ajan myötä. PEPPOL oli alun perin pilottihankkeen lyhenne. Nykyään OpenPeppol kuvaa Peppolia yksinkertaisesti yhteentoimivuuskehyksen nimenä, ja verkkoa käytetään sekä yritysten välisessä kaupankäynnissä että julkisissa hankinnoissa.

OpenPeppol on jäsenlähtöinen organisaatio. Sen hallintorakenteen keskeisiä osia ovat:

Jokaisessa osallistujamaassa toimii Peppol-viranomainen, joka on valtion elin, joka solmii sopimuksia maansa palveluntarjoajien kanssa ja voi asettaa kansallisia vaatimuksia. Ruotsissa tätä tehtävää hoitaa Julkisten hankintojen virasto (Upphandlingsmyndigheten).

Kolme muutosta vuosien 2014 ja 2023 välillä muuttivat Peppolin hankintahankkeesta infrastruktuuriksi, jota yritykset käyttävät päivittäisessä kaupankäynnissä.

Direktiivissä 2014/55/EU vaadittiin, että EU:n viranomaisilla on oltava valmiudet vastaanottaa ja käsitellä sähköisiä laskuja, jotka ovat eurooppalaisen standardin mukaisia; CEN julkaisi tämän standardin nimellä EN 16931 vuonna 2017. Keskushallinnon elinten oli oltava valmiita tähän 18. huhtikuuta 2019 mennessä, ja alueellisten hankintaviranomaisten viimeistään 18. huhtikuuta 2020 mennessä. Standardissa EN 16931 määritellään laskun semanttinen tietomalli. Peppol BIS Billing 3.0 on standardin Core Invoice Usage Specification (CIUS) -määrittely, jonka avulla malli voidaan toteuttaa Peppol-verkossa, joten kelvollinen Peppol-lasku noudattaa myös standardia EN 16931. Se tuli saataville 27. helmikuuta 2018 ja tuli pakolliseksi verkossa 18. huhtikuuta 2019, ja sitä ylläpidetään säännöllisten julkaisujen kautta. Katso voimassa oleva versio nykyisestä Peppol-dokumentaatiosta osoitteessa BIS Billing .

Pilottihankkeen ensimmäinen siirtoprotokolla, START, korvattiin hankkeen päättymisen jälkeen AS2:lla ja myöhemmin AS4:llä, joka on sama viestintästandardi kuin EU:n eDelivery-rakennuspalikassa. AS4 tuli pakolliseksi Peppol-yhteyspisteiden välillä 1. helmikuuta 2020 OpenPeppolin siirtymäsuunnitelman mukaisesti. Muutos osoittaa, kuinka Peppol pitää liiketoimintadokumenttien määrittelyt erillään niitä siirtävästä viestintäkerroksesta.

Kun Euroopan ulkopuoliset maat liittyivät järjestelmään, Peppol tarvitsi keinon tukea paikallisia sääntöjä yhteisen ytimen pohjalta. Peppol International (PINT) tarjoaa yhteisen kansainvälisen ytimen laskujen erittelyille sekä lainkäyttöalueittain räätälöidyt profiilit, kun paikalliset vero- ja sääntelyvaatimukset eroavat toisistaan, kuten PINT SG Singaporelle, PINT JP Japanille ja PINT AE Yhdistyneille arabiemiirikunnille. Politecnico di Milanon e-laskutuksen kansainvälinen seurantakeskus arvioi PINT-standardin käyttöönoton ajankohdaksi heinäkuun 2023.

Ensimmäiset Euroopan ulkopuolella toimivat Peppol-viranomaiset perustettiin Aasian ja Tyynenmeren alueelle:

Verkoston koko on kasvanut määräysten myötä. Huhtikuussa 2024, ennen kuin Belgian B2B-määräys tuli voimaan, OpenPeppol ilmoitti verkostossa olevan 1 016 364 rekisteröityä vastaanottajaa. Luku kattaa rekisteröidyt vastaanottajat, ei yksittäisiä yrityksiä.

Monissa perinteisissä EDI-järjestelyissä kauppakumppanit yhdistettiin kahdenvälisten sopimusten ja kumppanikohtaisten määritysten avulla. Jokaiselle uudelle kumppanille tarvittiin oma asennus, joten kustannukset kasvoivat jokaisen uuden yhteyden myötä.

Operaattorit (VAN-operaattorit) toimivat tällöin välittäjinä. Tämä toimii, kun molemmat osapuolet käyttävät samaa operaattoria, mutta eri operaattoreiden välillä se edellyttää verkkovierailusopimuksia, joita kansainvälisillä kauppakumppaneilla on harvoin yhteisiä.

Peppol käyttää nelikulmaista mallia: lähettäjä, lähettäjän yhteyspiste, vastaanottajan yhteyspiste ja vastaanottaja. Lähettävä yhteyspiste käyttää SML- ja SMP-hakutoimintoja löytääkseen vastaanottajan yhteyspisteen ja asiakirjatyypit, joita vastaanottaja hyväksyy, joten osapuolten ei tarvitse käyttää yhteistä palveluntarjoajaa eikä kahdenvälistä yhteyttä.

Joissakin maissa mukana on viides osapuoli: veroviranomainen. Tässä hajautetussa mallissa, joka tunnetaan nimellä DCTCE (Decentralized Continuous Transaction Control and Exchange), palveluntarjoajat ilmoittavat verotiedot viranomaiselle samalla, kun lasku liikkuu edelleen yritysten liityntäpisteiden välillä, joten viranomainen ei pysäytä tai hyväksy jokaista laskua erikseen. Yhdistyneissä arabiemiirikunnissa ministeriön päätöksellä nro 244 vuodelta 2025 vahvistettiin kokeilu- ja vapaaehtoinen vaihe 1. heinäkuuta 2026 alkaen, ja suuria yrityksiä vaaditaan ottamaan järjestelmä käyttöön 1. tammikuuta 2027 mennessä. Slovakia aloittaa pakollisen kotimaisen B2B-sähköisen laskutuksen viiden osapuolen raportointijärjestelmällä 1. tammikuuta 2027, ja EU:n sisäisten liiketoimien on tarkoitus seurata perässä 1. heinäkuuta 2030 alkaen.

Peppol itsessään ei ole lakisääteinen vaatimus, mutta yhä useammat kansalliset määräykset perustuvat siihen. Belgiassa on vaadittu jäsenneltyjä sähköisiä laskuja lähes kaikissa arvonlisäverovelvollisten yritysten välisissä kotimaisissa liiketoimissa 1. tammikuuta 2026 lähtien, ja Peppol on oletuskanava. 1. tammikuuta 2027 alkaen kirjanpitovelvollisten norjalaisten yritysten on lähetettävä sähköisiä laskuja muille kirjanpitovelvollisille yrityksille, jotka on rekisteröity vastaanottamaan niitä, ja 1. tammikuuta 2030 alkaen kaikkien yritysten on kyettävä vastaanottamaan sähköisiä laskuja. Hyväksyttyjä formaatteja ovat EHF ja Peppol BIS Billing , eikä PDF-tiedosto täytä vaatimusta, jos ostaja pystyy vastaanottamaan sähköisiä laskuja. Sähköisen laskutuksen vaatimukset maittain.

Qvalia on sertifioitu Peppol-yhteyspiste ja SMP-palveluntarjoaja. Yhdistämme yritykset ja ohjelmistoalustat verkkoon, rekisteröimme Peppol-tunnukset ja huolehdimme viestien toimituksesta. Lue, miten toimimme Peppol-palveluntarjoajanasi, tai tutustu Peppolin dokumentaatioon ja käyttöönotto-oppaaseen.