Peppol kehittäjille: Tilaukset: Sähköisten tilausten käyttöönotto

Peppol on kansainvälinen avoin B2B-verkko, jonka avulla organisaatiot voivat vaihtaa tehokkaasti strukturoituja liiketoiminta-asiakirjoja, kuten tilauksia ja laskuja.

Peppolin teknisten eritelmien ja toteutusprosessin ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää, jotta kehittäjät voivat rakentaa vankkoja järjestelmiä, jotka parantavat organisaation tehokkuutta. Tässä oppaassa esitetään keskeiset käsitteet ja tekniset ohjeet, joiden avulla kehittäjät voivat aloittaa sähköisten tilausten tekemisen Peppolin avulla.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) on kehys, joka standardoi yritysten ja julkisten organisaatioiden välisen sähköisen asiakirjojen vaihdon. Se ei ole toiminnanohjausjärjestelmä, portaali tai hankinta-alusta vaan protokolla, joka mahdollistaa eri järjestelmien välisen yhteentoimivuuden.

Peppol käyttää neljän nurkan mallia, mikä tarkoittaa, että kukin organisaatio liittyy verkkoon valitsemansa Peppol Access Point -palveluntarjoajan kautta, jolloin palveluntarjoajien ja liikekumppaneiden yhteensovittaminen ei ole enää tarpeen.

Peppolin tärkeimmät ominaisuudet ovat:

Sähköisten tilausten toteuttaminen Peppol-järjestelmässä edellyttää sen yhteentoimivuusvaatimusten (Business Interoperability Specifications, BIS), sanomasyntaksin ja tiedonvaihtovaatimusten ymmärtämistä.

Seuraavassa kuuden keskeisen vaiheen ja niiden teknisten näkökohtien erittely.

Peppol-laskuja toteuttavien kehittäjien on ymmärrettävä, miten cbc-elementit täytetään oikein Peppolin BIS-ohjeiden mukaisesti, jotta varmistetaan asiakirjojen vaatimustenmukaisuus ja onnistunut lähetys.

Peppolissa ja laskujen UBL-syntaksissa (Universal Business Language) cbc tarkoittaa Common Basic Components (yhteiset peruskomponentit). Nämä UBL-skeeman ennalta määritellyt tietoelementit edustavat liiketoiminta-asiakirjojen, kuten laskujen, tilausten ja lähetysilmoitussanomien, perustavia, uudelleenkäytettäviä rakennuspalikoita.

Peppol tukee kolmea ensisijaista määrittelyä, joita kutsutaan myös profiileiksi, tilausprosesseja varten. Kukin BIS on suunniteltu tiettyjä käyttötapauksia varten, ja liikekumppaneiden on sovittava, mitä niistä käytetään.

BIS Order Only: Yksinkertaisia tilauksia varten ilman toimittajan vastausta.
BIS Ordering: Sisältää tilausvastaukset, joilla vahvistetaan hyväksyminen, hylkääminen tai osittainen hyväksyminen.
BIS Despatch Advice: Ilmoittaa ostajalle lähetyksen yksityiskohdista.

Peppol-tilaustapahtuma (T01) noudattaa seuraavaa UBL (Universal Business Language) standardia.

Jotta Peppol voidaan ottaa tehokkaasti käyttöön, kehittäjien on ymmärrettävä perusteellisesti, miten cbc-elementit täytetään Peppolin BIS-ohjeiden mukaisesti, jotta varmistetaan sekä vaatimustenmukaisuus että sujuva siirto. Kaikkien asiakirjaelementtien vaaditun syntaksin noudattaminen on olennaisen tärkeää, sillä poikkeamat Peppolin validointisäännöistä voivat johtaa virheisiin, jotka häiritsevät tilausprosessia.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tilausasiakirjojen keskeisistä elementeistä:

Tietojen esittäminen: cbc-elementit edustavat tyypillisesti yksittäisiä tietokenttiä, joten niitä on helppo käyttää ja validoida.
Attribuutit: Jotkin cbc-elementit sisältävät attribuutteja, kuten currencyID (määrien osalta) tai unitCode (määrien osalta).
Pakollinen/valinnainen: Peppol BIS (Business Interoperability Specification) -ohjeissa määritellään, mitkä cbc-elementit ovat pakollisia, valinnaisia tai ehdollisesti vaadittuja.

cbc edustaa peruskomponentteja, mutta cac (Common Aggregate Components) on monimutkaisia tietorakenteita, jotka ryhmittelevät toisiinsa liittyviä cbc- ja muita cac-elementtejä. Esimerkiksi cac:Party ryhmittelee kaikki liiketoimintayksikköä koskevat tiedot, kuten sen nimen, osoitteen ja tunnukset.

Lisätietoja Peppol UBL:n tilaamisessa käytettävistä erityisistä cbc-elementeistä on Peppolin virallisessa dokumentaatiossa osoitteessa BIS Ordering .

Peppol-tapahtumat jaetaan sertifioitujen Peppol-yhteyspisteiden, joita kutsutaan myös Peppol-palveluntarjoajiksi. Kehittäjänä sovelluksesi on muodostettava yhteys palveluntarjoajan sovellusliittymään asiakirjojen lähettämistä ja vastaanottamista varten. Liityntäpisteet hoitavat teknisesti monimutkaiset tehtävät, jotka liittyvät viestien reitittämiseen kauppakumppaneille ja kauppakumppaneilta.

Lisätietoja Peppolin tilausten käyttämisestä Order API:n kautta.

Validoinnilla varmistetaan Peppolin sääntöjen ja BIS-vaatimusten noudattaminen. Ota käyttöön vankat validointitarkistukset virheiden tunnistamiseksi ennen lähetystä. Tarkista esimerkiksi seuraavat pakolliset kentät cbc:ID ja cbc:DocumentCurrencyCode. Validoi tietomuodot, mukaan lukien päivämäärät, valuutat ja tunnisteet.

Qvalian Peppol Access Pointin käyttäjille formaatin validointi on sisäänrakennettu ja automatisoitu.

Ennen ratkaisun käyttöönottoa testaa integrointi Access Point -palveluntarjoajan tarjoamassa hiekkalaatikkoympäristössä. Näin voit simuloida erilaisia skenaarioita, kuten tilausten lähettämistä, vastausten vastaanottamista ja lähetysilmoitusviestien hallintaa.

Peppol-tilaukset perustuvat XML-pohjaisiin UBL-skeemoihin. Alla on lyhyt katsaus tilauksen rakenteen kriittisiin elementteihin:

Otsikko sisältää kriittisiä metatietoja tilauksesta.

Ostaja ja myyjä määritellään käyttämällä cac:BuyerCustomerParty- ja cac:SellerSupplierParty-segmenttejä.

Kullakin tilausrivillä määritetään nimikkeet, määrät ja hinnat.

BIS Despatch Advice -eritelmän avulla toimittajat voivat ilmoittaa ostajille lähetyksen yksityiskohdat.

Viesti voi sisältää:

Noudata Peppolin BIS-ohjeita:
Paikallisten vaihteluiden käsittely.Paikallisten vaihteluiden käsittely: Vaikka Peppol on maailmanlaajuinen standardi, jotkin alat tai alueet saattavat vaatia erityisiä mukautuksia.
Automatisoi validointi: Toteuta automatisoidut tarkistukset syntaksin ja sisällön vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ennen lähetystä.
Suojaa tiedot: Varmista, että kaikki siirrettävät tiedot ovat GDPR:n ja muiden tietosuojasäännösten mukaisia.

Peppol tarjoaa vankan kehyksen sähköisille tilauksille, minkä ansiosta yritykset voivat tehostaa toimintojaan ja parantaa tietojen tarkkuutta. Kehittäjille Peppol BIS:n, UBL-skeemojen ja Access Point -integraation teknisten eritelmien ymmärtäminen on tärkeää skaalautuvien ja tehokkaiden ratkaisujen luomisessa.