10 nejčastějších chyb a omylů při elektronické fakturaci v systému Peppol

Jaké jsou nejčastější chyby a omyly v elektronické fakturaci v síti Peppol?

Peppol je skvělá infrastruktura pro výměnu elektronických faktur a dalších obchodních dokumentů. Zajišťuje, že vstupní data do finančních procesů společností jsou strukturovaná, digitální a okamžitě distribuovaná. Síť Peppol má pro kupující a prodávající mnoho výhod ve srovnání s tradičními VAN a takzvanou operátorskou sítí. Je nákladově efektivnější, snáze se implementuje a používá a umožňuje prakticky bezproblémovou mezinárodní výměnu elektronických dokumentů, pokud jsou všechny strany registrovány v zemi, kde je Peppol k dispozici.

Síť však není silnější než její nejslabší články. Existují výzvy, chyby, mylné představy, nesprávné použití a dokonce i chyby při ručním zpracování, které způsobují, že výměna elektronických faktur prostřednictvím sítě Peppol není tak efektivní, jak by mohla být. V nejhorším případě nebudou zprávy doručeny příjemci. Zde jsou nejčastější chyby při používání sítě Peppol.

Tradičně vyžadují VAN jak interní, tak dodatečné komplexní testování pro každé nové nastavení.

Ačkoli je tento postup dobře zavedený a pro provozovatele lukrativní, v síti Peppol je nadbytečný. Testování konektivity mezi vaším systémem a přístupovým bodem Peppol může být v některých případech stále relevantní, ale testování v samotné síti Peppol není nutné.

Každá společnost s přístupem k Peppol může okamžitě přijímat elektronické faktury Peppol BIS Billing . Jediné, co potřebujete, je Peppol ID.

Není neobvyklé, že řádky faktury v Peppol se používají jako kontejner pro doplňkové informace, které nejsou údaji o položkách, jako jsou zprávy o platbách, bankovní údaje nebo úrokové sazby. Řádky faktury by měly být používány pouze k určení prodaných produktů a služeb – jiné informace narušují systém vašeho zákazníka.

Řádek faktury může obsahovat:

Někdy řešení fungují, jindy ne. Pravidelně se setkáváme s dodavateli, kteří se při vystavování elektronických faktur snaží znovu vytvořit strukturu PDF souborů.

Někdy společnosti používají fakturační systémy a ERP systémy založené na správě souborů PDF a převádějí obrazové soubory PDF do elektronického formátu, aby mohly vystavovat faktury zákazníkům, kteří vyžadují elektronické faktury.

Důsledkem je nízká kvalita dat ve vysokém formátu, riziko chyb a obtížnější zpracování pro příjemce.

Nic tam není? Další častou chybou, která často vzniká při emulaci PDF, je ponechání prázdných řádků v elektronické faktuře. Zřejmě jsou zadány jako konec řádku.

Vzhledem k digitální povaze elektronických faktur je to kontraproduktivní postup, protože příjemce si může informace ve svém systému zobrazit jakýmkoli způsobem. Navíc to má negativní dopad na zpracování transakcí v systému příjemce.

Řádky faktury by nikdy neměly obsahovat jiné informace než zakoupené produkty nebo služby. Někteří dodavatelé však do elektronických faktur standardně zadávají i jiné informace, a to v důsledku zastaralých systémů nebo nedostatečné znalosti správy elektronických obchodních dokumentů.

Všichni víme, že soubory PDF mohou být někdy neuvěřitelně velké, což má za následek odrazy e-mailů a minutové otevírání souborů.

V elektronické fakturaci je to stejné. I když OpenPeppol, nezisková organizace spravující Peppol playbook – pravidla komunikace v síti – nedávno zvýšila maximální velikost souborů z 10 MB na 100 MB, stále to může být problém.

Přístupové body Peppol mohou mít také individuální omezení, která se liší od oficiálních pokynů. Například když jsou velké obrazové soubory obsahující výkresy, fotografie a další grafický obsah distribuovány jako příloha elektronické faktury, velikost souboru může rychle překročit limit sítě nebo přístupového bodu příjemce.

Velikost souborů se také zvyšuje s přiloženými fakturami ve formátu PDF s vysokým rozlišením (>600 dpi), které nejsou v systému Peppol ani povoleny. Více o tom v další části.

Účelem elektronických faktur a dalších elektronických obchodních dokumentů je zjednodušit výměnu strukturovaných transakčních dat. Pokud chcete, aby váš proces byl digitální, neměly by při přenosu důležitých informací hrát klíčovou roli obrazové soubory, jako jsou PDF.

Někteří dodavatelé však používají sítě elektronických faktur k zasílání faktur ve formátu PDF jako přílohy a do těchto souborů zahrnují důležité informace, které nejsou zadány do strukturované zprávy elektronické faktury.

Kromě toho, že zpracování je pro příjemce mnohem manuálnější, se všemi důsledky z hlediska efektivity a rizik, je to také v rozporu s podmínkami použití ve většině sítí, zejména v Peppol:

Údaje o kategorizaci produktů a služeb jsou skrytým pokladem v oblasti správy elektronických faktur. Nejprogresivnější společnosti se často snaží maximálně využít transakční data a zároveň poskytnout skvělý zážitek z nákupu i těm nejnáročnějším zákazníkům.

I když se nejedná o chybu jako takovou, pro mnoho společností je to nepochybně případ použití elektronické faktury, který má značný prostor pro zlepšení. Schopnost poskytovat kategorizační údaje o prodaných produktech a službách usnadňuje dodavatelům a zákazníkům analýzu a účetnictví. I když se nejednáo zákonný požadavek na informace na faktuře, jedná se přesto o stále častěji požadovaný druh metadat.

Doporučujeme používat automatizovanou klasifikaci UNSPSC integrovanou do softwaru pro zpracování elektronických faktur, aby se předešlo chybám a nutnosti používat další software.

Více informací o různých typech kategorizace a příkladech použití najdete v našem průvodci analýzou výdajů.

Peppol ID jediná koncová informace, kterou potřebujete, aby se vaše elektronická faktura dostala ke správnému příjemci. Jinými slovy, jedná se o adresu doručené pošty.

Aby však síť mohla fakturu distribuovat, i když Peppol ID správné, je nutné uvést některé další informace. Právě v tomto bodě mnoho dodavatelů selhává – do elektronické faktury je nutné uvést buď číslo objednávky, nebo číslo kupujícího v určeném řádku, jinak se vaše elektronická faktura zasekne v polovině procesu.

N/A se nevztahuje (promiňte hříčku) na povinná informační pole v elektronických fakturách. Dodavatelé však občas vyplňují „N/A“ jako náhradní text do polí zpráv, jako je výše zmíněné číslo objednávky nebo odkaz na kupujícího, když nemají dostatek informací. Může to být také důsledkem nesprávně nastaveného vytváření faktur z ERP.

Neplatné informace, jako například „N/A“, nebrání distribuci elektronických faktur v systému Peppol. Mohou však způsobit problémy a zbytečnou práci příjemci, protože při zpracování informací jsou použity nesprávné údaje.

Podle odhadů má až 1 z 20 elektronických faktur v síti Peppol v povinných polích místo platných informací uvedeno „N/A“.

Naštěstí se tyto problémy vyskytují poměrně zřídka. Udržujte své systémy v pořádku, přestaňte se soustředit na soubory PDF a sledujte pokyny Peppol, a nebudete mít žádné starosti. Stáhněte si naši příručku k elektronické fakturaci Peppol a získejte rychlý úvod do elektronické výměny obchodních dokumentů, Peppol, typů zpráv a dalších témat.