Une facture électronique ( facture électronique) ou facture électronique standard ( E-facture) est une facture émise, transmise et reçue sous un format électronique structuré que le système destinataire peut traiter automatiquement. Cette définition est tirée de la directive européenne 2014/55/UE, et c’est ce qui distingue une facture électronique ( E-facture ) d’un document numérisé ou d’un fichier PDF joint à un e-mail : les données sont lisibles par machine, ce qui permet au système de l’acheteur de les lire, de les recouper et de les enregistrer sans qu’il soit nécessaire de les ressaisir manuellement.
Un fichier PDF est transmis par voie électronique, mais il ne s'agit pas d'un « E-facture » au sens strict du terme, car son contenu est conçu pour un lecteur plutôt que structuré pour un système. Les formats hybrides constituent l'exception. Factur-X et ZUGFeRD intègrent un fichier XML structuré au sein d'un fichier PDF/A-3, de sorte qu'un seul fichier remplit les deux fonctions.
Les normes qui sous-tendent ce format
La norme EN 16931 est la norme européenne relative au modèle de données sémantique d’une facture de base ( facture électronique). Elle définit les termes métier pouvant figurer sur une facture ainsi que les règles métier qui s’y appliquent, quel que soit le mode de transmission de la facture. La norme spécifie deux formats syntaxiques : OASIS UBL 2.1 et UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
La spécification « Peppol BIS Billing 3 » est une spécification d’utilisation des factures de base (CIUS) de la norme EN 16931 qui utilise le format UBL 2.1 et y ajoute les règles propres à Peppol. Une facture peut donc être conforme à la norme EN 16931 sans pour autant être valide sur le réseau Peppol ; ce sont les règles de validation qui font la différence.
Comment s'effectue l'échange des factures électroniques ?
- Connexions point à point. Une intégration directe entre deux partenaires commerciaux, généralement appelée EDI. Ce système fonctionne bien pour un petit nombre de relations à long terme et à fort volume, mais chaque nouveau partenaire représente un nouveau projet.
- Opérateurs et services d’ VAN . Un intermédiaire se charge de la livraison pour le compte de ses clients. La possibilité d’étendre la portée au-delà de la clientèle propre à l’opérateur dépend d’accords bilatéraux d’interopérabilité.
- Peppol. Un réseau ouvert fondé sur un modèle à quatre coins. L’expéditeur et le destinataire font chacun appel à un prestataire de services, et le destinataire est identifié par un Peppol ID qui est recherché dans un éditeur de métadonnées de service. Aucun accord bilatéral n’est nécessaire pour joindre une nouvelle contrepartie déjà présente sur le réseau.
Contexte réglementaire
La directive 2014/55/UE impose aux pouvoirs adjudicateurs de l'UE d'être en mesure de recevoir et de traiter des factures conformes à la norme européenne. Elle s'applique au secteur public et n'impose pas l'utilisation d'un réseau spécifique. La facturation entre entreprises est réglementée au niveau national, et un nombre croissant de pays ont mis en place ou annoncé des obligations réglementaires assorties de leurs propres formats, délais et obligations de déclaration. Vérifiez les exigences de chaque marché sur lequel vous émettez des factures auprès de l'autorité nationale compétente, car elles diffèrent tant par leur champ d'application que par les informations à fournir.
Qvalia, votre prestataire de services pour Peppol
Qvalia relie votre ERP ou votre système financier au réseau Peppol, envoie et reçoit des documents commerciaux en votre nom, et les valide avant leur transmission. Les factures au format PDF reçues de fournisseurs qui ne font pas encore partie du réseau peuvent être converties, ce qui permet de regrouper les deux cas de figure dans un seul flux.
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