Six technologies indispensables pour l'automatisation des factures

La méthode traditionnelle de traitement des factures, qui s'accompagne de tâches manuelles et d'erreurs potentielles, a longtemps eu besoin d'une solution transformatrice. L'automatisation des factures, terme générique désignant les technologies qui révolutionnent la manière dont les entreprises gèrent leurs processus financiers, change la donne pour les équipes chargées des finances, des comptes fournisseurs et des comptes clients.

Dans cet article de blog, nous allons explorer les technologies qui sous-tendent l'automatisation des factures et les outils dont vous avez besoin pour commencer.

Dans le domaine de l'automatisation des factures, l'utilisation d'un point d'accès à un réseau d'entreprise, également connu sous le nom de fournisseur de services E-facture ou d'opérateur VAN , est une technologie essentielle pour améliorer l'efficacité et automatiser les processus transactionnels et financiers. Pourquoi ? Les données des factures entièrement électroniques sont structurées, lisibles par les machines et permettent un échange instantané sans perte de données ou de qualité.

L'un de ces réseaux illustre ces avantages : le réseau émergent Peppol, qui représente un choix de réseau idéal pour les entreprises qui cherchent à rationaliser les processus de facturation.

Une portée mondiale: Un point d'accès à un réseau commercial, en particulier Peppol avec quelque 44 pays connectés, offre une connectivité internationale qui permet aux entreprises d'échanger des factures électroniques avec des partenaires dans le monde entier. La portée est essentielle pour les entreprises opérant à l'échelle internationale, car elle leur permet de naviguer sans effort dans des environnements réglementaires et des formats différents.

Amélioration de l'efficacité: L'automatisation permise par les factures électroniques réduit la saisie manuelle des données et minimise les erreurs. Cette efficacité se traduit par des gains de temps et des réductions de coûts considérables, ce qui permet aux entreprises d'allouer leurs ressources de manière stratégique.

Paiements accélérés: Les factures transmises par le réseau Peppol sont traitées en temps réel ou presque, ce qui accélère les cycles de paiement. Cette rapidité améliore les flux de trésorerie et renforce les relations avec les fournisseurs en garantissant des règlements en temps voulu.

Une sécurité renforcée: La sécurité est primordiale dans les transactions financières. Peppol utilise des mécanismes robustes de conformité, de cryptage et d'authentification, garantissant la transmission sécurisée des données de facturation sensibles des entreprises.

Évolutivité: Qu'il s'agisse d'une petite startup ou d'une grande entreprise, le réseau Peppol s'adapte aux organisations de toutes tailles. Son évolutivité permet des ajustements transparents à des volumes de facturation variables sans nécessiter de surveillance ou de mises à niveau importantes.

Responsabilité environnementale: Les messages commerciaux électroniques réduisent la consommation de papier, s'alignent sur les objectifs commerciaux ESG et minimisent l'empreinte carbone.

En savoir plus sur la façon de démarrer avec le point d'accès Peppol.

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie de transition, qui comble le fossé entre le monde du papier et l'information structurée à 100 % sur le site digitale . Néanmoins, elle est essentielle au bon déroulement des opérations de comptabilité fournisseurs pour de nombreuses entreprises. C'est également une technologie qui a progressé ces dernières années, notamment grâce à la révolution de l'IA.

L'OCR permet aux machines d'interpréter et de convertir le texte lisible par l'homme des fichiers images, tels que les factures PDF, en données lisibles par la machine. En utilisant des algorithmes avancés, la technologie OCR scanne et extrait avec précision les données des fichiers digitale , en veillant à ce que les informations pertinentes soient capturées avec précision. Cette technologie est le point de départ de la numérisation des processus et de l'automatisation du processus d'extraction des données, ce qui permet de réduire les tâches de saisie manuelle des données et les erreurs humaines qui y sont associées.

Découvrez comment utiliser la technologie OCR et convertir automatiquement les factures PDF en format de données XML.

Le mariage de l'apprentissage automatique et de l'intelligence artificielle joue un rôle central dans l'évolution de l'automatisation des factures. Rares sont ceux qui ont manqué, par exemple, les récentes percées dans le domaine des LLM (Large Language Models).

Ces technologies de pointe permettent aux systèmes d'automatisation de devenir de plus en plus intelligents et adaptatifs au fil du temps. En analysant de grands volumes de données, les algorithmes d'IA peuvent reconnaître des modèles, identifier des anomalies et améliorer en permanence la précision de l'extraction des données des factures. Les entreprises peuvent mettre en œuvre l'IA pour structurer et catégoriser leurs données financières afin d'analyser les dépenses en temps réel et d'automatiser la comptabilité de manière plus précise.

Les algorithmes d'apprentissage automatique contribuent également au processus d'approbation automatisé. Au fil du temps, le système apprend à partir des données historiques pour mieux prédire les modèles d'approbation, ce qui réduit la nécessité d'une intervention manuelle pour les approbations de routine et permet au personnel de se concentrer sur les exceptions et les tâches plus stratégiques.

Voici plus d'informations sur la mise en œuvre de l'IA pour structurer et analyser vos données.

Workflow est un élément essentiel de la technologie d'automatisation des factures. Elle permet aux entreprises de concevoir et de mettre en œuvre des flux de traitement des factures personnalisés, adaptés à leurs besoins spécifiques. Grâce à des interfaces utilisateur intuitives, les entreprises peuvent définir des hiérarchies d'approbation, des règles de validation, des protocoles de pré-affichage et de traitement des exceptions.

Des flux de travail automatisés garantissent que les factures suivent un chemin prédéfini, de la soumission à l'approbation finale, minimisant ainsi les retards et les goulets d'étranglement dans le processus. Cette visibilité et ce contrôle accrus favorisent une meilleure collaboration au sein de l'équipe, améliorent la transparence et permettent une prise de décision rapide.

Voici comment mettre en œuvre workflow et les processus d'approbation des factures.

Pour libérer tout le potentiel de l'automatisation des factures, il est impératif d'assurer une intégration transparente avec les systèmes comptables existants. Les solutions modernes d'automatisation sont conçues pour s'intégrer sans effort aux logiciels de comptabilité et aux systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) les plus courants.

Lorsqu'une facture est approuvée, le système d'automatisation transfère les données validées au système comptable, éliminant ainsi la nécessité d'un transfert manuel des données. Cette intégration rationalise le processus de paiement et garantit la cohérence des données entre les différentes plateformes financières, réduisant ainsi le risque d'erreurs et de divergences.

Inévitablement, les processus d'entreprise se déplacent continuellement vers l'informatique dématérialisée.

L'avènement de l'informatique dématérialisée a joué un rôle important en rendant l'automatisation des factures accessible aux entreprises de toutes tailles. Les solutions d'automatisation des factures basées sur le cloud computing offrent de nombreux avantages, notamment en termes d'évolutivité, de rentabilité et de flexibilité.

En hébergeant le système d'automatisation dans le nuage, les entreprises peuvent accéder à leurs données de facturation et à leurs capacités de traitement de n'importe où et à n'importe quel moment. Les solutions en nuage soulagent également les entreprises du fardeau de la gestion de l'infrastructure, de la maintenance et des mises à jour logicielles, ce qui leur permet de se concentrer sur les activités principales de l'entreprise.

L'ère du traitement manuel des factures, des fichiers images fastidieux et des inefficacités qui y sont associées cède progressivement la place à l'intégration transparente des technologies d'automatisation dans les flux de travail financiers.

L'automatisation des factures témoigne du pouvoir de transformation de la technologie pour révolutionner les processus financiers. Les entreprises peuvent atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité, de précision et de transparence dans leurs opérations de traitement des factures grâce à des technologies sophistiquées telles que l'accès au réseau de messagerie d'entreprise, l'OCR, l'IA, l'automatisation workflow et l'informatique en nuage.

Au fur et à mesure que ces technologies progressent, l'automatisation des factures deviendra sans aucun doute un outil indispensable pour les entreprises qui cherchent à prospérer sur un marché mondial de plus en plus compétitif et rapide.

Soyez inspiré pour passer à l'étape suivante - téléchargez dès aujourd'hui notre e-book Automation for CFOs (Automatisation pour les directeurs financiers).