De 10 mest almindelige fejl og fejl ved e-fakturering i Peppol

Hvad er de mest almindelige e-faktureringsfejl og fejl i Peppol-netværket?

Peppol er en fantastisk infrastruktur til udveksling af e-fakturaer og andre forretningsdokumenter. Den sikrer, at inputdata til virksomheders finansielle processer er strukturerede, digitale og distribueres med det samme. Peppol-netværket har mange fordele for købere og sælgere sammenlignet med traditionelle VAN tjenester og det såkaldte operatørnetværk. Det er mere omkostningseffektivt, lettere at implementere og bruge, og det gør den internationale udveksling af e-dokumenter praktisk talt ubesværet, hvis alle parter er registreret i et land, hvor Peppol er tilgængelig.

Netværket er dog ikke stærkere end dets svageste led. Der er udfordringer, fejl, misforståelser, forkert brug og endda manuelle håndteringsfejl, som gør, at udvekslingen af e-fakturaer via Peppol-netværket ikke er så effektiv, som den kunne være. I værste fald bliver beskederne ikke distribueret til modtageren. Her er de mest almindelige fejltrin i brugen af Peppol-netværket.

Traditionelt kræver VAN tjenester både intern og ekstra end-to-end-testning for enhver ny opsætning.

Selv om denne rutine er veletableret og lukrativ for operatørerne, er den overflødig i Peppol-netværket. Test af forbindelsen mellem dit system og dit Peppol Access Point kan stadig være relevant i nogle tilfælde, men test i selve Peppol-netværket er unødvendig.

Alle virksomheder med Peppol-adgang kan straks modtage Peppol BIS Billing 3 e-fakturaer. Det eneste, du behøver, er en Peppol ID.

Det er ikke ualmindeligt, at fakturalinjer i Peppol bruges som en beholder til yderligere oplysninger, der ikke er varelinjedata, såsom beskeder om betalinger, bankoplysninger eller rentesatser. Fakturalinjer bør kun bruges til at specificere solgte produkter og tjenester - andre oplysninger forstyrrer din kundes system.

Fakturalinjen kan indeholde:

Nogle gange virker workarounds, andre gange ikke. Vi møder jævnligt leverandører, der forsøger at genskabe strukturen i PDF-filer, når de udsteder elektroniske fakturaer.

Nogle gange bruger virksomheder faktureringssystemer og ERP-systemer baseret på håndtering af PDF-filer og omdannelse af PDF-billedfilen til et elektronisk format for at kunne udstede til kunder med krav om e-faktura.

Konsekvensen er lav datakvalitet i et højkvalitetsformat, risiko for fejl og vanskeligere behandling for modtageren.

Er der ikke noget der? En anden almindelig fejl, der ofte skyldes emulering af en PDF-fil, er at efterlade tomme fakturalinjer i e-fakturaen. Tilsyneladende indtastes de som et linjeskift.

I betragtning af e-fakturaens digitale natur er det en kontraintuitiv praksis, da modtageren kan visualisere oplysninger på enhver ønsket måde i deres system. Det påvirker også behandlingen af transaktioner i modtagerens system.

Fakturalinjer bør aldrig indeholde andre oplysninger end købte produkter eller tjenester. Ikke desto mindre indtaster nogle leverandører som standard andre oplysninger i e-fakturaer som følge af ældre systemer eller manglende forståelse for, hvordan man håndterer elektroniske forretningsdokumenter.

Vi ved alle, at PDF-filer nogle gange kan være uhyrligt store, med e-mail bounces og minutlange filåbninger som konsekvens.

I forbindelse med e-fakturering er det det samme. Selv om OpenPeppol, den styrende nonprofitorganisation, der har ansvaret for Peppol-playbooken - hvordan kommunikationen i netværket foregår - for nylig har øget filstørrelsen fra i alt 10 MB til 100 MB, kan det stadig være et problem.

Peppol Access Points kan også have individuelle begrænsninger, der afviger fra de officielle retningslinjer. Når f.eks. store billedfiler med tegninger, fotos og andet grafisk indhold sendes som bilag til e-fakturaen, kan filstørrelsen hurtigt overskride grænsen på enten netværket eller modtagerens adgangspunkt.

Filstørrelserne øges også med vedhæftede PDF-fakturaer i høj opløsning (>600 dpi) - som ikke engang er tilladt i Peppol. Peppol. Mere om det i næste afsnit.

Formålet med e-fakturaer og andre elektroniske forretningsdokumenter er at forenkle udvekslingen af strukturerede transaktionsdata. Billedfiler som PDF'er bør ikke spille en central rolle i overførslen af dine vigtige oplysninger, hvis du ønsker, at din proces skal være digital.

Men nogle leverandører bruger e-fakturanetværk til at sende PDF-fakturaer som vedhæftede filer og inkluderer i disse filer vigtige oplysninger, som ikke er indtastet i den strukturerede e-fakturabesked.

Ud over at gøre behandlingen meget mere manuel for modtageren, med alle de konsekvenser det har for effektiviteten og risikoen, er det også i strid med de fleste netværks anvendelsesbetingelser, især i Peppol:

Produkt- og servicekategoriseringsdata er en skjult perle i håndteringen af e-fakturaer. For de mest fremsynede virksomheder er ambitionen ofte at få mest muligt ud af transaktionsdataene - og samtidig skabe en god købsrejse for selv de mest avancerede kunder.

Selv om det ikke er en fejl i sig selv, er det for mange virksomheder utvivlsomt en e-faktura use case med betydelig plads til forbedring. Kapaciteten til at levere kategoriseringsdata for solgte produkter og tjenester gør analyse og regnskab lettere for leverandører og kunder. Selv om det ikke er etlovkrav, er det ikke desto mindre en stadig mere efterspurgt form for metadata.

Vi anbefaler at bruge automatiseret UNSPSC-klassificering integreret i e-fakturabehandlingssoftwaren for at undgå fejl og behov for yderligere software.

Du kan få mere at vide om forskellige typer af kategorisering og anvendelsesmuligheder i vores guide til spend analytics.

Peppol ID er den eneste slutpunktsinformation, du behøver for at sikre, at din e-faktura finder vej til den rigtige modtager. Det er med andre ord indbakkeadressen.

Men for at sikre, at netværket kan distribuere fakturaen, selv om Peppol ID er korrekt, skal der inkluderes nogle yderligere oplysninger. Det er her, alt for mange leverandører fejler - du skal enten indtaste en ordrereference eller en køberreference i e-fakturaen i den angivne linje, ellers vil din e-faktura gå i stå på halvvejen.

N/A er ikke relevant (undskyld ordspillet) for obligatoriske informationsfelter i e-fakturaer. Men leverandører udfylder af og til "N/A" som erstatningstekst i meddelelsesfelter, som f.eks. tidligere nævnte ordre- eller køberreference, når de mangler tilstrækkelig information. Det kan også være et resultat af forkert kalibreret fakturaoprettelse fra ERP-systemet.

Ugyldige oplysninger som "N/A" forhindrer ikke e-fakturaer i at blive distribueret i Peppol. Men det kan skabe problemer og ekstra arbejde for modtageren, da informationsbehandlingen bliver fodret med forkerte data.

Et kvalificeret gæt er, at hele 1 ud af 20 e-fakturaer i Peppol-netværket har "N/A" angivet i obligatoriske felter i stedet for gyldige oplysninger.

Heldigvis er disse udfordringer ret sjældne. Hold dine systemer i orden, slip fokus på PDF-filer og hold styr på Peppol-retningslinjerne, så har du ikke noget at bekymre dig om. Download vores guide til Peppol e-fakturering, og få en hurtig introduktion til elektronisk udveksling af forretningsdokumenter, Peppol, meddelelsestyper og meget mere.