Finančné, nákupné a riadiace tímy všade poznajú výhody solídneho riadenia výdavkov. Ukázalo sa, že zavedenie správneho plánu analýzy výdavkov a riadenie nákladov vedie k zníženiu nákladov pri zachovaní optimálnej kvality interných operácií a výrobnej produkcie.
Dolaďovanie spôsobu, akým vaša firma prijíma produkty a služby, ktoré potrebuje na svoje fungovanie, je jedným z najlepších krokov, ktoré môžete urobiť na ceste k vyššej ziskovosti na konkurenčnom trhu.
Avšak zavedenie analýzy výdavkov môže byť frustrujúce, najmä ak nie ste úplne istí, ako funguje, alebo aké sú najlepšie spôsoby, ako k nej pristupovať. Niektoré manažérske tímy sú frustrované, že návratnosť investícií nie je taká vysoká, ako sa očakávalo; procesy sa spúšťajú pomaly, môžu byť technicky zložité a softvér na analýzu výdavkov môže byť nákladný.
V predchádzajúcich blogových príspevkoch sme diskutovali o dôležitosti zberu údajov o výdavkoch a kvalite údajov. Teraz je čas preskúmať úlohu stratégie riadenia výdavkov v organizácii.
Tento koncept je zachytený v trojuholníku riadenia výdavkov: analýza výdavkov, prehľadnosť a procesy. Tieto tri zložky tvoria základ, ktorý podnik potrebuje na kontrolu svojich nákladov, budovanie pozitívnejších vzťahov s dodávateľmi a optimalizáciu nákupu.
Viditeľnosť a správa výdavkov
Aby ste pochopili prehľadnosť výdavkov, musíte vedieť, že určité metriky ovplyvňujú efektívnosť procesu alebo dodávateľského reťazca. Napríklad, koľko utráca oddelenie za štvrťrok? Aké produkty sa nakupujú? Je hodnota objednávky v súlade s rozpočtom a dostávate za svoje peniaze tovar správnej kvality?
Viditeľnosť výdavkov, ako už naznačuje jej názov, má za cieľ umožniť manažérskym tímom zistiť, čo sa deje s týmito druhmi ukazovateľov, a to ako v minulosti, tak aj v súčasnosti. Inými slovami, budete vedieť, ako peniaze prúdia v spoločnosti. Táto informácia je nevyhnutná na zlepšenie výdavkových návykov spoločnosti.
Dosiahnutie viditeľnosti súvisí vo veľkej miere so zberom údajov a ich prípravou na analýzu. To znamená:
- Zbieranie údajov o výdavkoch z rôznych oddelení a zabezpečenie, aby nedochádzalo k žiadnym neoprávneným výdavkom, ktoré nie sú zaúčtované.
- Čistenie údajov s cieľom odstrániť všetky nezrovnalosti alebo chyby, ktoré sa nevyhnutne vyskytujú
- Kategorizácia všetkého tak, aby sa počas analýzy objavili užitočné informácie
Samozrejme, viditeľnosť je oveľa viac než len to, ale toto je hlavná myšlienka. Pre mnohé firmy je to jedna z najdôležitejších častí optimalizácie obstarávania.
Analýza a riadenie výdavkov
V tomto bode chcete vyvodiť závery z vybraných údajov o výdavkoch a využiť ich na prijímanie informovanejších obchodných rozhodnutí týkajúcich sa výdavkov v budúcnosti. Základnou myšlienkou je kategorizovať informácie a využiť ich na zistenie trendov. Na základe týchto zistení potom môžete vylepšiť svoje budúce obstarávanie.
Spôsob, akým podnik pristupuje k analýze, sa líši v závislosti od aktuálnych potrieb a okolností, ale typický proces zahŕňa kroky ako:
- Identifikácia miesta, kde sa transakcie uskutočňujú, a zhromažďovanie údajov o výdavkoch. Kontrola chýb a kategorizácia všetkého. Tieto kroky sú súčasťou fázy viditeľnosti a výsledkom je prehľadné úložisko údajov, ktoré sa ľahko analyzuje.
- Nezabudnite zoskupiť dodávateľov ako súčasť riadenia dodávateľov, čo vám pomôže lepšie pochopiť súčasné výdavky.
- Vykonajte analýzu, ideálne s využitím všetkých nástrojov a služieb, ktoré sú k dispozícii. Identifikujte nové kategórie, pre ktoré je potrebné kontrolovať dodávky, vyjednajte lepšie zmluvy so súčasnými dodávateľmi alebo dokonca nájdite nových dodávateľov, ktorí vám ponúknu výhodnejšie podmienky.
Nezabúdajte, že práca analytika výdavkov nikdy nekončí. Vždy existujú nové príležitosti na zlepšenie, preto z toho urobte cyklický proces.
Správa výdavkov v každodenných procesoch
Posledným krokom je uvedenie vašich zistení do praxe. Vypracujte zmeny v politikách obstarávania, ktoré budú v súlade so závermi analýzy. Priamo spolupracujte s vedúcimi oddelení, aby ste sa uistili, že prechádzajú na nových dodávateľov, ktorých ste určili.
Majte na pamäti, že nie všetky zmeny výdavkov budú súvisieť s výrobou tovarov a služieb, ktoré predávate, ktoré súvisia s priamymi výdavkami. Nepriame výdavky naopak pokrývajú všetky ostatné náklady, ako sú údržba, marketing, odborné služby, doprava a iné.
Nezabudnite na konci zmerať svoj pokrok. Zistite, aká je návratnosť investícií do práce, či už ide o vyšší predaj alebo nižšie náklady spojené s prevádzkou podniku.
Čo vám môže automatizované riešenie ponúknuť
Trojuholník výdavkov pozostávajúci z viditeľnosti, analýzy a zmien procesov ukazuje, aké mnohostranné a komplexné môžu byť firemné výdavky. Ich optimalizácia s cieľom dosiahnuť lepšie výnosy a vzťahy s dodávateľmi si vyžaduje značné množstvo času a úsilia, tak prečo nezmodernizovať svoj prístup?
Platformy pre finančné riadenie, ako je Qvalia, sú šité na mieru pre analytikov výdavkov. Efektívne zbierajte, čistite a kategorizujte údaje pomocou softvéru a nechajte platformu generovať užitočné správy a informácie, ktoré môžete predložiť vedeniu.
Odomknite nové úrovne efektívnosti výdavkov vďaka správnym informáciám. Objednajte si ešte dnes ukážku s jedným z našich špecialistov na analýzu výdavkov a začnite.