Økonomi-, innkjøps- og ledelsesteam overalt kjenner til fordelene med solid utgiftsstyring. Det har vist seg at en god plan for utgiftsanalyse og kostnadsstyring reduserer kostnadene, samtidig som den interne driften og produksjonen opprettholder optimal kvalitet.
Å finjustere hvordan virksomheten din mottar de produktene og tjenestene den trenger for å fungere, er et av de beste skrittene du kan ta mot høyere lønnsomhet i et konkurranseutsatt marked.
Men det kan være frustrerende å ta i bruk utgiftsanalyse, spesielt hvis du ikke er helt sikker på hvordan det fungerer - eller hva som er den beste måten å tilnærme seg det på. Noen ledergrupper blir frustrerte over at avkastningen på investeringen ikke er så høy som forventet; prosessene tar lang tid å starte, kan være teknisk kompliserte, og programvare for utgiftsanalyse kan være kostbar.
Vi har diskutert viktigheten av innsamling av utgiftsdata og datakvalitet i tidligere blogginnlegg. Nå er det på tide å utforske rollen til utgiftsstyringsstrategien i en organisasjon.
Konseptet fanges opp i utgiftsstyringstrekanten: utgiftsanalyse, synlighet og prosesser. Disse tre komponentene utgjør ryggraden en virksomhet trenger for å kontrollere sine kostnader, fremme mer positive relasjoner med leverandører og optimalisere anskaffelser.
Synlighet og utgiftsstyring
For å forstå utgiftssynlighet må du vite at visse beregninger styrer hvor effektiv en prosess eller forsyningskjede er. Hvor mye bruker for eksempel en avdeling hvert kvartal? Hvilke produkter kjøpes inn? Er innkjøpsverdien i tråd med budsjettet, og får du varer av riktig kvalitet for pengene?
Spend visibility, som navnet antyder, har som mål å gjøre det mulig for ledelsen å vite hva som skjer med denne typen beregninger, både i fortid og nåtid. Med andre ord vil du vite hvordan pengene flyter gjennom selskapet. Denne kunnskapen er avgjørende for å gjøre forbedringer i bedriftens utgiftsvaner.
Å oppnå synlighet handler i stor grad om å samle inn data og gjøre dem egnet for analyse. Det vil si
- Innsamling av utgiftsdata fra ulike avdelinger og sikring av at det ikke forekommer avvikende utgifter som det ikke redegjøres for.
- Rensing av dataene for å løse eventuelle uoverensstemmelser eller feil som uunngåelig oppstår.
- Kategorisere alt slik at nyttig innsikt dukker opp under analysen.
Synlighet er selvfølgelig mye mer enn det, men dette er hovedkonseptet. Det er en av de viktigste delene av innkjøpsoptimalisering for mange bedrifter.
Analyse og forvaltning av utgifter
På dette tidspunktet ønsker du å trekke konklusjoner fra de kuraterte utgiftsdataene og bruke dem til å ta mer informerte fremtidige forretningsbeslutninger om utgifter. Den generelle ideen er å kategorisere informasjonen og bruke den til å finne trender. Deretter kan du basere fremtidige anskaffelsesforbedringer på funnene.
Måten en virksomhet gjennomfører analysedelen på varierer avhengig av aktuelle behov og omstendigheter, men en typisk prosess omfatter følgende trinn:
- Identifisere hvor transaksjonene foretas og samle inn utgiftsdataene deretter. Se etter feil og kategoriser alt. Disse trinnene er alle en del av synlighetsfasen, og resultatet er et rent datalager som er enkelt å analysere.
- Ikke glem å gruppere leverandører som en del av leverandørstyringsarbeidet, noe som vil gi deg en dypere forståelse av nåværende utgifter.
- Utfør analysen, helst ved hjelp av verktøy og tjenester som er tilgjengelige for jobben. Identifiser nye kategorier å kontrollere innkjøp for, forhandle frem bedre kontrakter med nåværende leverandører, eller til og med finne nye leverandører som vil tilby deg en bedre avtale.
Husk at arbeidet til en forbruksanalytiker aldri er ferdig. Det er alltid nye muligheter for forbedringer, så gjør det til en syklisk prosess.
Utgiftsstyring i daglige prosesser
Det siste trinnet er å sette funnene dine ut i livet. Utvikle endringer i anskaffelsespolitikken som er i tråd med konklusjonene fra analysen. Samarbeid direkte med avdelingsledere for å sikre at de bytter til eventuelle nye leverandører du har spesifisert.
Husk at ikke alle utgiftsendringer vil være knyttet til produksjonen av varene og tjenestene du selger, som er knyttet til direkte utgifter. Indirekte utgifter dekker derimot alle andre kostnader som vedlikehold, markedsføring, profesjonelle tjenester, transport og annet.
Ikke glem å måle fremgangen din til slutt. Finn ut hva avkastningen på investeringen er for arbeidet, enten det er høyere salg eller lavere kostnader forbundet med å drive virksomheten.
Hva en automatisert løsning kan gjøre for deg
Utgiftstriangelet med synlighet, analyse og prosessendringer viser hvor mangefasettert og komplekst forretningsutgifter kan være. Å optimalisere dem for bedre inntekter og leverandørrelasjoner krever betydelig tid og innsats, så hvorfor ikke modernisere tilnærmingen din?
Økonomistyringsplattformer som Qvalia er skreddersydd for utgiftsanalytikere. Samle inn, rens og kategoriser data effektivt ved hjelp av programvare, og la plattformen generere nyttige rapporter og innsikt for å vise lederskap.
Lås opp nye nivåer av utgiftseffektivitet med riktig innsikt. Bestill en demo med en av våre utgiftsanalysespesialister i dag for å komme i gang.