Les équipes financières, d'approvisionnement et de gestion connaissent partout les avantages d'une bonne gestion des dépenses. Il a été prouvé que la mise en place d'un plan d'analyse des dépenses et la gestion des coûts permettent de réduire les coûts tout en conservant une qualité optimale pour les opérations internes et la production.
Améliorer la manière dont votre entreprise reçoit les produits et les services dont elle a besoin pour fonctionner est l'une des meilleures mesures que vous puissiez prendre pour accroître votre rentabilité sur un marché concurrentiel.
Mais il peut être frustrant d'adopter l'analyse des dépenses, surtout si l'on n'est pas tout à fait sûr de son fonctionnement, ni même des meilleurs moyens de l'aborder. Certaines équipes de direction sont frustrées par le fait que le retour sur investissement n'est pas aussi élevé que prévu ; les processus sont lents à démarrer, peuvent être techniquement complexes et les logiciels d'analyse des dépenses peuvent être coûteux.
Nous avons abordé l'importance de la collecte et de la qualité des données sur les dépenses dans des articles de blog précédents. Il est maintenant temps d'explorer le rôle de la stratégie de gestion des dépenses dans une organisation.
Ce concept est résumé dans le triangle de la gestion des dépenses : analyse des dépenses, visibilité et processus. Ces trois éléments constituent l'ossature dont une entreprise a besoin pour maîtriser ses coûts, favoriser des relations plus positives avec ses fournisseurs et optimiser ses achats.
Visibilité et gestion des dépenses
Pour comprendre la visibilité des dépenses, il faut savoir que certains paramètres contrôlent l'efficacité d'un processus ou d'une chaîne d'approvisionnement. Par exemple, quel est le montant des dépenses d'un département chaque trimestre ? Quels sont les produits achetés ? La valeur du bon de commande est-elle conforme au budget et obtenez-vous des produits de bonne qualité pour votre argent ?
La visibilité des dépenses, comme son nom l'indique, vise à permettre aux équipes de gestion de savoir ce qui se passe avec ce type d'indicateurs, à la fois dans le passé et dans le présent. En d'autres termes, vous saurez comment l'argent circule dans l'entreprise. Cette connaissance est essentielle pour améliorer les habitudes de dépenses de l'entreprise.
La visibilité est en grande partie liée à la collecte de données et à leur adaptation à l'analyse. En d'autres termes, il s'agit de collecter des données et de les rendre aptes à l'analyse :
- Recueillir les données relatives aux dépenses auprès des différents services et veiller à ce qu'aucune dépense irrégulière ne soit non comptabilisée.
- Nettoyer les données pour résoudre les divergences ou les erreurs qui se produisent inévitablement.
- Catégoriser tous les éléments afin de faire ressortir les informations utiles lors de l'analyse.
Bien entendu, la visibilité ne se résume pas à cela, mais il s'agit là du concept principal. C'est l'un des aspects les plus importants de l'optimisation des achats pour de nombreuses entreprises.
Analyse et gestion des dépenses
À ce stade, vous souhaitez tirer des conclusions à partir des données de dépenses analysées et les utiliser pour prendre des décisions commerciales plus éclairées concernant les dépenses. L'idée générale est de classer les informations par catégories et de les utiliser pour dégager des tendances. Vous pouvez ensuite baser vos futures améliorations en matière d'approvisionnement sur les résultats obtenus.
La manière dont une entreprise procède à l'analyse varie en fonction des besoins et des circonstances actuels, mais un processus typique comprend des étapes telles que
- Identifier où les transactions sont effectuées et collecter les données relatives aux dépenses en conséquence. Vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs et tout classer par catégories. Ces étapes font toutes partie de la phase de visibilité, et le résultat est un référentiel de données propre et facile à analyser.
- N'oubliez pas de regrouper les fournisseurs dans le cadre des efforts de gestion des fournisseurs, ce qui vous permettra d'approfondir votre compréhension des dépenses actuelles.
- Effectuez l'analyse, idéalement en utilisant les outils et les services disponibles pour ce travail. Identifiez de nouvelles catégories pour lesquelles contrôler le sourcing, négociez de meilleurs contrats avec les fournisseurs actuels, voire trouvez de nouveaux fournisseurs qui vous offriront de meilleures conditions.
N'oubliez pas que le travail d'un analyste des dépenses n'est jamais terminé. Il y a toujours de nouvelles possibilités d'amélioration, c'est pourquoi il s'agit d'un processus cyclique.
Gestion des dépenses dans les processus quotidiens
La dernière étape consiste à mettre en œuvre les résultats de l'analyse. Apportez des modifications aux politiques d'achat en fonction des conclusions de l'analyse. Travaillez directement avec les chefs de service pour vous assurer qu'ils adoptent les nouveaux fournisseurs que vous avez spécifiés.
N'oubliez pas que toutes les modifications des dépenses ne sont pas liées à la production des biens et des services que vous vendez, qui relèvent des dépenses directes. Les dépenses indirectes, en revanche, couvrent tous les autres coûts tels que l'entretien, le marketing, les services professionnels, les transports et autres.
N'oubliez pas de mesurer vos progrès à la fin. Déterminez le retour sur investissement du travail effectué, qu'il s'agisse d'une augmentation des ventes ou d'une réduction des coûts liés au fonctionnement de l'entreprise.
Ce qu'une solution automatisée peut faire pour vous
Le triangle de la visibilité, de l'analyse et de la modification des processus montre à quel point les dépenses des entreprises peuvent être complexes et à multiples facettes. Les optimiser pour améliorer les recettes et les relations avec les fournisseurs demande beaucoup de temps et d'efforts, alors pourquoi ne pas moderniser votre approche ?
Les plateformes de gestion financière comme Qvalia sont conçues sur mesure pour les analystes des dépenses. Recueillez, nettoyez et catégorisez les données efficacement grâce au logiciel et laissez plateforme générer des rapports et des informations utiles pour montrer votre leadership.
Découvrez de nouveaux niveaux d'efficacité en matière de dépenses grâce à des informations pertinentes. Réservez dès aujourd'hui une démonstration avec l'un de nos spécialistes de l'analyse des dépenses pour commencer.