Finanční, nákupní a manažerské týmy všude znají výhody řádného řízení výdajů. Ukázalo se, že zavedení správného plánu analýzy výdajů a řízení nákladů vede ke snížení nákladů při zachování optimální kvality interních operací a výrobní výkonnosti.
Vyladění způsobu, jakým vaše firma přijímá produkty a služby, které potřebuje k fungování, je jedním z nejlepších kroků, které můžete podniknout k dosažení vyšší ziskovosti na konkurenčním trhu.
Zavedení analýzy výdajů však může být frustrující, zejména pokud si nejste zcela jisti, jak funguje, nebo jaké jsou nejlepší způsoby, jak k ní přistupovat. Některé manažerské týmy jsou frustrovány tím, že návratnost investic není tak vysoká, jak se očekávalo; procesy se spouštějí pomalu, mohou být technicky složité a software pro analýzu výdajů může být nákladný.
V předchozích příspěvcích na blogu jsme diskutovali o významu sběru údajů o výdajích a kvalitě dat. Nyní je čas prozkoumat roli strategie řízení výdajů v organizaci.
Tento koncept je zachycen v trojúhelníku řízení výdajů: analýza výdajů, přehlednost a procesy. Tyto tři složky tvoří základ, který podnik potřebuje k řízení svých nákladů, budování pozitivnějších vztahů s dodavateli a optimalizaci nákupu.
Viditelnost a správa výdajů
Abyste pochopili viditelnost výdajů, musíte vědět, že určitá měřítka ovlivňují efektivitu procesu nebo dodavatelského řetězce. Například, kolik utratí oddělení za čtvrtletí? Jaké produkty se nakupují? Odpovídá hodnota objednávky rozpočtu a dostáváte za své peníze zboží správné kvality?
Viditelnost výdajů, jak již název napovídá, má za cíl umožnit manažerským týmům zjistit, jak si tyto metriky vedou v minulosti i současnosti. Jinými slovy, budete vědět, jak peníze v rámci společnosti proudí. Tato znalost je nezbytná pro zlepšení výdajových návyků společnosti.
Dosažení viditelnosti souvisí především se sběrem dat a jejich přípravou pro analýzu. To znamená:
- Shromažďování údajů o výdajích z různých oddělení a zajištění, aby nedocházelo k žádným neoprávněným výdajům, které by nebyly zaúčtovány.
- Očištění dat za účelem odstranění případných nesrovnalostí nebo chyb, které se nevyhnutelně vyskytují
- Kategorizujte vše tak, aby se během analýzy objevily užitečné poznatky.
Viditelnost samozřejmě zahrnuje mnohem více, ale toto je její hlavní pojetí. Pro mnoho firem je to jedna z nejdůležitějších součástí optimalizace nákupu.
Analýza a správa výdajů
V této fázi chcete vyvodit závěry z vybraných údajů o výdajích a využít je k informovanějšímu rozhodování o budoucích výdajích. Obecně jde o to, rozdělit informace do kategorií a využít je k nalezení trendů. Na základě těchto zjištění pak můžete vylepšit své budoucí nákupní procesy.
Způsob, jakým podnik provádí analýzu, se liší v závislosti na aktuálních potřebách a okolnostech, ale typický proces zahrnuje následující kroky:
- Identifikace míst, kde dochází k transakcím, a shromažďování příslušných údajů o výdajích. Kontrola chyb a kategorizace všech údajů. Tyto kroky jsou součástí fáze viditelnosti a výsledkem je přehledné úložiště dat, které se snadno analyzuje.
- Nezapomeňte seskupit dodavatele jako součást úsilí o správu dodavatelů, což prohloubí vaše porozumění aktuálním výdajům.
- Proveďte analýzu, ideálně s využitím všech dostupných nástrojů a služeb. Identifikujte nové kategorie, pro které je třeba kontrolovat sourcing, vyjednejte lepší smlouvy se stávajícími dodavateli nebo dokonce najděte nové dodavatele, kteří vám nabídnou výhodnější podmínky.
Pamatujte, že práce analytika výdajů nikdy nekončí. Vždy se objevují nové příležitosti ke zlepšení, proto z ní udělejte cyklický proces.
Správa výdajů v každodenních procesech
Posledním krokem je uvedení vašich zjištění do praxe. Vypracujte změny v politikách nákupu, které budou v souladu se závěry analýzy. Spolupracujte přímo s vedoucími oddělení, abyste zajistili, že přejdou k novým dodavatelům, které jste určili.
Mějte na paměti, že ne všechny změny výdajů budou souviset s výrobou zboží a služeb, které prodáváte, což jsou přímé výdaje. Nepřímé výdaje naopak zahrnují všechny ostatní náklady, jako jsou údržba, marketing, odborné služby, doprava a další.
Nezapomeňte na konci změřit svůj pokrok. Zjistěte, jaká je návratnost investic do této práce, ať už se jedná o vyšší tržby nebo nižší náklady spojené s provozem podniku.
Co pro vás může automatizované řešení udělat
Trojúhelník výdajů tvořený viditelností, analýzou a změnami procesů ukazuje, jak mnohostranné a komplexní mohou být firemní výdaje. Jejich optimalizace za účelem zvýšení příjmů a zlepšení vztahů s dodavateli vyžaduje značné množství času a úsilí, tak proč svůj přístup nemodernizovat?
Platformy pro finanční řízení, jako je Qvalia, jsou vytvořeny na míru pro analytiky výdajů. Pomocí softwaru efektivně shromažďujte, čistěte a kategorizujte data a nechte platformu generovat užitečné zprávy a poznatky, které můžete předložit vedení.
Odemkněte nové úrovně efektivity výdajů díky správným informacím. Objednejte si ještě dnes ukázku u jednoho z našich specialistů na analýzu výdajů a začněte.