Finanz-, Beschaffungs- und Managementteams in aller Welt wissen um die Vorteile eines soliden Ausgabenmanagements. Es ist erwiesen, dass ein geeigneter Ausgabenanalyseplan und ein entsprechendes Kostenmanagement die Kosten senken und gleichzeitig eine optimale Qualität für die internen Abläufe und den Produktionsausstoß gewährleisten.
Die Feinabstimmung der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen die Produkte und Dienstleistungen erhält, die es zum Funktionieren braucht, ist einer der besten Schritte, die Sie unternehmen können, um die Rentabilität in einem wettbewerbsorientierten Markt zu steigern.
Die Einführung der Ausgabenanalyse kann jedoch frustrierend sein, vor allem, wenn man nicht genau weiß, wie sie funktioniert - oder wie man am besten vorgehen soll. Manche Managementteams sind frustriert, weil die Investitionsrendite nicht so hoch ist wie erwartet. Die Prozesse laufen nur langsam an, können technisch komplex sein, und die Software für die Ausgabenanalyse kann kostspielig sein.
In früheren Blogbeiträgen haben wir bereits die Bedeutung der Ausgabendatenerfassung und der Datenqualität erörtert. Jetzt ist es an der Zeit, die Rolle der Ausgabenmanagementstrategie in einem Unternehmen zu untersuchen.
Das Konzept wird im Dreieck des Ausgabenmanagements zusammengefasst: Ausgabenanalyse, Transparenz und Prozesse. Diese drei Komponenten bilden das Rückgrat, das ein Unternehmen benötigt, um seine Kosten zu kontrollieren, positivere Beziehungen zu Lieferanten zu pflegen und die Beschaffung zu optimieren.
Sichtbarkeit und Ausgabenmanagement
Um die Ausgabentransparenz zu verstehen, muss man wissen, dass bestimmte Messgrößen die Effizienz eines Prozesses oder einer Lieferkette steuern. Wie viel gibt zum Beispiel eine Abteilung pro Quartal aus? Welche Produkte werden gekauft? Stimmt der Bestellwert mit dem Budget überein, und erhalten Sie die richtige Qualität für Ihr Geld?
Die Ausgabentransparenz soll, wie der Name schon sagt, den Managementteams ermöglichen zu wissen, was mit diesen Kennzahlen in der Vergangenheit und in der Gegenwart geschieht. Mit anderen Worten: Sie werden wissen, wie das Geld durch das Unternehmen fließt. Dieses Wissen ist unerlässlich, um die Ausgabengewohnheiten des Unternehmens zu verbessern.
Um Sichtbarkeit zu erreichen, müssen vor allem Daten gesammelt und für die Analyse aufbereitet werden. Das heißt:
- Sammlung von Ausgabendaten aus verschiedenen Abteilungen und Sicherstellung, dass keine unerlaubten Ausgaben getätigt werden, die nicht verbucht werden
- Bereinigung der Daten, um unvermeidlich auftretende Diskrepanzen oder Fehler zu beseitigen
- Alles kategorisieren, damit bei der Analyse nützliche Erkenntnisse zutage treten
Natürlich geht es bei der Sichtbarkeit um weit mehr als das, aber das ist das Hauptkonzept. Für viele Unternehmen ist es einer der wichtigsten Bestandteile der Beschaffungsoptimierung.
Analyse und Ausgabenmanagement
An diesem Punkt möchten Sie aus den kuratierten Ausgabendaten Schlussfolgerungen ziehen und sie nutzen, um in Zukunft fundiertere Geschäftsentscheidungen in Bezug auf Ausgaben zu treffen. Der Grundgedanke besteht darin, die Informationen zu kategorisieren und damit Trends zu erkennen. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können Sie dann Ihre zukünftige Beschaffung verbessern.
Die Art und Weise, wie ein Unternehmen bei der Analyse vorgeht, hängt von den aktuellen Bedürfnissen und Umständen ab, aber ein typischer Prozess umfasst Schritte wie:
- Erkennen, wo Transaktionen getätigt werden, und die entsprechenden Ausgabendaten erfassen. Prüfen Sie auf Fehler und kategorisieren Sie alles. Diese Schritte sind alle Teil der Sichtbarkeitsphase, und das Ergebnis ist ein sauberer Datenspeicher, der leicht zu analysieren ist.
- Vergessen Sie nicht, im Rahmen des Lieferantenmanagements auch die Lieferanten in Gruppen zusammenzufassen, um ein besseres Verständnis der aktuellen Ausgaben zu erhalten.
- Führen Sie die Analyse durch, idealerweise unter Verwendung aller für diese Aufgabe verfügbaren Tools und Dienste. Ermitteln Sie neue Kategorien, für die Sie die Beschaffung kontrollieren, verhandeln Sie bessere Verträge mit bestehenden Lieferanten oder finden Sie sogar neue Lieferanten, die Ihnen ein besseres Angebot machen.
Denken Sie daran, dass die Arbeit eines Ausgabenanalysten nie abgeschlossen ist. Es gibt immer wieder neue Gelegenheiten, sich zu verbessern, also machen Sie es zu einem zyklischen Prozess.
Ausgabenmanagement in täglichen Prozessen
Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Erkenntnisse in die Tat umzusetzen. Entwickeln Sie Änderungen an der Beschaffungspolitik, die mit den Schlussfolgerungen der Analyse übereinstimmen. Arbeiten Sie direkt mit den Abteilungsleitern zusammen, um sicherzustellen, dass sie zu den neuen Lieferanten wechseln, die Sie festgelegt haben.
Denken Sie daran, dass nicht alle Ausgabenänderungen mit der Herstellung der von Ihnen verkauften Waren und Dienstleistungen zusammenhängen, die zu den direkten Ausgaben zählen. Indirekte Ausgaben hingegen umfassen alle anderen Kosten wie Wartung, Marketing, professionelle Dienstleistungen, Transport und andere.
Vergessen Sie nicht, Ihre Fortschritte am Ende zu messen. Finden Sie heraus, wie sich die Arbeit auszahlt, sei es durch höhere Umsätze oder niedrigere Kosten für den Betrieb des Unternehmens.
Was eine automatisierte Lösung für Sie tun kann
Das Ausgabendreieck aus Transparenz, Analyse und Prozessänderungen zeigt, wie vielschichtig und komplex Geschäftsausgaben sein können. Die Optimierung dieser Ausgaben für bessere Umsätze und Lieferantenbeziehungen erfordert viel Zeit und Mühe. Warum also nicht Ihren Ansatz modernisieren?
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