Finans-, indkøbs- og ledelsesteams kender alle til fordelene ved en solid udgiftsstyring. Det er bevist, at en ordentlig plan for udgiftsanalyse og omkostningsstyring kan reducere omkostningerne og samtidig bevare den optimale kvalitet for interne operationer og produktionsresultater.
At finjustere den måde, hvorpå din virksomhed modtager de produkter og tjenester, den har brug for for at fungere, er et af de bedste skridt, du kan tage for at opnå større rentabilitet på et konkurrencepræget marked.
Men det kan være frustrerende at indføre udgiftsanalyse, især hvis du ikke er helt sikker på, hvordan det fungerer - eller hvad der er den bedste måde at gribe det an på. Nogle ledelsesteams bliver frustrerede over, at afkastet af investeringen ikke er så højt som forventet; processerne er langsomme at starte, kan være teknisk komplekse, og software til udgiftsanalyse kan være dyrt.
Vi har diskuteret vigtigheden af indsamling af forbrugsdata og datakvalitet i tidligere blogindlæg. Nu er det tid til at undersøge den rolle, som udgiftsstyringsstrategien spiller i en organisation.
Konceptet er indfanget i udgiftsstyringstrekanten: udgiftsanalyse, synlighed og processer. Disse tre komponenter udgør den rygrad, som en virksomhed har brug for for at kontrollere sine omkostninger, skabe mere positive relationer med leverandører og optimere indkøb.
Synlighed og styring af udgifter
For at forstå udgiftssynlighed skal du vide, at visse målinger kontrollerer, hvor effektiv en proces eller forsyningskæde er. Hvor meget bruger en afdeling f.eks. hvert kvartal? Hvilke produkter bliver der købt? Er indkøbsordreværdien i overensstemmelse med budgettet, og modtager du varer af den rette kvalitet for pengene?
Som navnet antyder, skal udgiftsvisibilitet give ledelsesteams mulighed for at vide, hvad der sker med disse typer af målinger, både tidligere og nutidige. Med andre ord vil du vide, hvordan pengene flyder gennem virksomheden. Denne viden er afgørende for at kunne foretage forbedringer af virksomhedens udgiftsvaner.
At opnå synlighed handler i høj grad om at indsamle data og gøre dem klar til analyse. Det vil sige:
- Indsamling af udgiftsdata fra forskellige afdelinger og sikring af, at der ikke finder nogen uregelmæssige udgifter sted, som der ikke kan redegøres for
- Rensning af dataene for at løse eventuelle uoverensstemmelser eller fejl, der uundgåeligt opstår
- Kategorisering af alting, så nyttige indsigter dukker op under analysen
Der er naturligvis meget mere end det, men det er hovedkonceptet. Det er en af de vigtigste dele af optimering af indkøb for mange virksomheder.
Analyse og forvaltning af udgifter
På dette tidspunkt ønsker du at drage konklusioner fra de kuraterede forbrugsdata og bruge dem til at træffe mere velinformerede fremtidige forretningsbeslutninger om udgifter. Den generelle idé er at kategorisere oplysningerne og bruge dem til at finde tendenser. Derefter skal du basere dine fremtidige indkøbsforbedringer på resultaterne.
Den måde, hvorpå en virksomhed gennemfører analysedelen, varierer afhængigt af de aktuelle behov og omstændigheder, men en typisk proces omfatter trin som:
- Identificering af, hvor der foretages transaktioner, og indsamling af udgiftsdata i overensstemmelse hermed. Kontroller for fejl, og kategoriser alt. Disse trin er alle en del af synlighedsfasen, og resultatet er et rent dataregister, som er let at analysere.
- Glem ikke at gruppere leverandørerne som en del af arbejdet med leverandørstyring, hvilket vil uddybe din forståelse af de aktuelle udgifter.
- Udfør analysen, ideelt set ved hjælp af de værktøjer og tjenester, der er til rådighed til opgaven. Identificer nye kategorier, som du skal kontrollere indkøb for, forhandle bedre kontrakter med nuværende leverandører eller endda finde nye leverandører, der vil tilbyde dig en bedre aftale.
Husk, at en udgiftsanalytiker aldrig er færdig med sit arbejde. Der er altid nye muligheder for at forbedre sig, så gør det til en cyklisk proces.
Udgiftsstyring i de daglige processer
Det sidste skridt er at omsætte dine resultater til handling. Udarbejd ændringer i indkøbspolitikkerne, der er i overensstemmelse med analysens konklusioner. Arbejd direkte med afdelingslederne for at sikre, at de skifter til de nye leverandører, som du har angivet.
Husk på, at ikke alle ændringer i udgifterne vil være relateret til produktionen af de varer og tjenester, du sælger, som er relateret til direkte udgifter. Indirekte udgifter dækker derimod alle andre omkostninger, f.eks. vedligeholdelse, markedsføring, professionelle tjenester, transport og andre.
Glem ikke at måle dine fremskridt til sidst. Find ud af, hvad afkastet af arbejdet er, uanset om det er højere salg eller lavere omkostninger i forbindelse med driften af virksomheden.
Hvad en automatiseret løsning kan gøre for dig
Udgiftstrekanten med synlighed, analyse og procesændringer viser, hvor mangefacetterede og komplekse forretningsudgifter kan være. Det kræver meget tid og kræfter at optimere det for at opnå bedre indtægter og leverandørrelationer, så hvorfor ikke modernisere din tilgang?
Platforme til finansiel styring som Qvalia er skræddersyet til udgiftsanalytikere. Indsaml, rens og kategoriser data effektivt via software, og lad platformen generere nyttige rapporter og indsigter, som du kan vise ledelsen.
Få adgang til nye niveauer af udgiftseffektivitet med den rette indsigt. Book en demo med en af vores specialister i udgiftsanalyse i dag for at komme i gang.