Talous-, hankinta- ja johtoryhmät kaikkialla maailmassa tietävät, mitä etuja vankalla kulujen hallinnalla on. Asianmukaisen kulujen analysointisuunnitelman ja kustannusten hallinnan avulla voidaan todistetusti vähentää kustannuksia ja säilyttää samalla sisäisten toimintojen ja valmistuksen optimaalinen laatu.
Se, miten yrityksesi saa tarvitsemansa tuotteet ja palvelut, on yksi parhaista toimista, joilla voit parantaa kannattavuutta kilpailluilla markkinoilla.
Kulutusanalyysin käyttöönotto voi kuitenkin olla turhauttavaa, varsinkin jos et ole täysin varma, miten se toimii - tai mitkä ovat parhaat tavat lähestyä sitä. Jotkut johtoryhmät turhautuvat siihen, että sijoitetun pääoman tuotto ei ole niin suuri kuin odotettiin; prosessit käynnistyvät hitaasti, ne voivat olla teknisesti monimutkaisia ja menoanalyysiohjelmistot voivat olla kalliita.
Olemme käsitelleet kulutustietojen keräämisen ja tietojen laadun merkitystä aiemmissa blogikirjoituksissa. Nyt on aika tarkastella kulujenhallintastrategian roolia organisaatiossa.
Käsite on kuvattu kulujenhallinnan kolmiossa: kulujen analysointi, näkyvyys ja prosessit. Nämä kolme osatekijää muodostavat selkärangan, jota yritys tarvitsee kustannustensa hallitsemiseksi, myönteisempien suhteiden luomiseksi toimittajiin ja hankintojen optimoimiseksi.
Näkyvyys ja menojen hallinta
Kulujen näkyvyyden ymmärtämiseksi on tiedettävä, että tietyt mittarit ohjaavat prosessin tai toimitusketjun tehokkuutta. Kuinka paljon esimerkiksi jokin osasto käyttää rahaa neljännesvuosittain? Mitä tuotteita ostetaan? Onko ostotilausten arvo budjetin mukainen ja saatko rahoillesi oikeanlaatuisia tavaroita?
Nimensä mukaisesti kulutuksen näkyvyys pyrkii antamaan johtoryhmille mahdollisuuden tietää, mitä tällaisille mittareille tapahtuu, sekä menneisyyden että nykyisyyden osalta. Toisin sanoen tiedätte, miten raha virtaa yrityksen läpi. Tämä tieto on olennaisen tärkeää, jotta yrityksen kulutustottumuksiin voidaan tehdä parannuksia.
Näkyvyyden saavuttaminen liittyy suurelta osin tietojen keräämiseen ja niiden saattamiseen analysoitaviksi. Toisin sanoen:
- kerätä tietoja eri osastojen menoista ja varmistaa, että ei tapahdu sellaisia poikkeavia menoja, jotka jäävät kirjaamatta.
- tietojen puhdistaminen väistämättä ilmenevien ristiriitaisuuksien ja virheiden korjaamiseksi.
- Luokittelemalla kaikki niin, että analyysin aikana saadaan esiin hyödyllisiä oivalluksia.
Näkyvyyteen liittyy tietenkin paljon muutakin, mutta tämä on pääkonsepti. Se on monille yrityksille yksi hankintojen optimoinnin tärkeimmistä osista.
Analyysi ja menojen hallinta
Tässä vaiheessa haluat tehdä johtopäätöksiä kuratoidusta kulutustiedosta ja käyttää sitä tehdessäsi tietoon perustuvia liiketoimintapäätöksiä menojen suhteen. Yleisenä ajatuksena on luokitella tiedot ja käyttää niitä trendien löytämiseen. Perusta sitten tulevat hankintaparannukset havaintojen perusteella.
Yrityksen tapa suorittaa analyysiosa vaihtelee senhetkisten tarpeiden ja olosuhteiden mukaan, mutta tyypilliseen prosessiin kuuluvat seuraavat vaiheet:
- Tunnistetaan, missä maksutapahtumia tehdään, ja kerätään kulutustiedot vastaavasti. Tarkista virheet ja luokittele kaikki. Nämä vaiheet ovat kaikki osa näkyvyysvaihetta, ja tuloksena on puhdas tietovarasto, jota on helppo analysoida.
- Älä unohda ryhmitellä myös toimittajia osana toimittajahallintaa, mikä syventää ymmärrystäsi nykyisistä menoista.
- Suorita analyysi, mieluiten käyttäen kaikkia saatavilla olevia työkaluja ja palveluja. Tunnista uusia luokkia, joiden hankintaa voit valvoa, neuvottele paremmista sopimuksista nykyisten toimittajien kanssa tai etsi jopa uusia toimittajia, jotka tarjoavat sinulle paremman tarjouksen.
Muista, että kulutuksen analysoijan työ ei ole koskaan valmis. Aina on uusia mahdollisuuksia parantaa, joten tee siitä syklinen prosessi.
Menojen hallinta päivittäisissä prosesseissa
Viimeisenä vaiheena on tulosten toteuttaminen. Kehitä hankintapolitiikkaan muutoksia, jotka ovat analyysin päätelmien mukaisia. Työskentele suoraan osastopäälliköiden kanssa varmistaaksesi, että he siirtyvät käyttämään määrittelemiänne uusia toimittajia.
Muista, että kaikki menomuutokset eivät liity myymiesi tavaroiden ja palvelujen tuottamiseen, jotka liittyvät suoriin menoihin. Epäsuorat menot sen sijaan kattavat kaikki muut kustannukset, kuten huolto, markkinointi, asiantuntijapalvelut, kuljetukset ja muut.
Älä unohda mitata edistymistäsi lopuksi. Selvitä, mikä on työn tuotto, olipa se sitten suurempi myynti tai pienemmät liiketoiminnan pyörittämiseen liittyvät kustannukset.
Mitä automatisoitu ratkaisu voi tehdä puolestasi
Näkyvyyden, analyysin ja prosessimuutosten muodostama kulukolmio osoittaa, kuinka monitahoista ja monimutkaista liiketoiminnan kulut voivat olla. Sen optimointi tulojen ja toimittajasuhteiden parantamiseksi vie paljon aikaa ja vaivaa, joten miksi et nykyaikaistaisi lähestymistapaa?
Qvalian kaltaiset taloushallintoalustat on räätälöity kulutusanalyytikoille. Kerää, puhdista ja luokittele tiedot tehokkaasti ohjelmiston avulla ja anna alustan tuottaa hyödyllisiä raportteja ja oivalluksia, joita voit käyttää johtajuuden osoittamiseen.
Avaa uusia kulujen tehokkuuden tasoja oikeilla tiedoilla. Varaa esittelytilaisuus yhdelle kulujen analysoinnin asiantuntijoistamme jo tänään, niin pääset alkuun.