6 výhod elektronického fakturovania, ktoré by mala poznať každá spoločnosť

Trh s elektronickou fakturáciou zaznamenáva pozitívny rast, ktorý sa rýchlo zrýchľuje. Trhový prieskum predpokladá, že do roku 2024 vzrastie objem elektronických faktúr o 6,93 miliardy USD. Elektronická fakturácia prináša výhody vo všetkých aspektoch finančného procesu.

Vzhľadom na celosvetový prechod na digitalizované finančné služby a efektívnosť elektronického fakturovania nie je divu, že elektronická fakturácia zaznamenáva v posledných rokoch nárast popularity.

Kľúčovým faktorom, ktorý ovplyvňuje rast trhu s elektronickou fakturáciou, je efektívnosť a ľahká dostupnosť, ale to nie je všetko. 

Tu je 5 hlavných výhod, ktoré môžu spoločnosti a podniky očakávať pri prechode na elektronickú fakturáciu z tradičnej fakturácie pomocou PDF alebo tlače.

Predtým, ako opíšeme výhody elektronického fakturovania, musíme rýchlo poukázať na to, ako sa vyvinulo, aby sa stalo takou základnou súčasťou fakturácie v spoločnostiach a podnikoch takmer vo všetkých odvetviach.

Elektronická fakturácia, alebo e-fakturácia, je distribúcia faktúr medzi dodávateľmi a odberateľmi v bezpečnom a plne integrovanom digitálnom formáte. Táto elektronická forma fakturácie je digitálnym riešením tradičných systémov elektronickej výmeny dát (EDI), ktoré boli objemné a vyžadovali špeciálne konfigurácie pre svoje obmedzené pevne zakódované a binárne výmeny.

Našťastie po troch generáciách elektronická fakturácia eliminovala väčšinu zložitých technických štandardov riešení EDI prvej generácie. Jednoduché používanie, plynulé distribučné procesy a univerzálnejšie formáty, ako napríklad Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol), viedli k čoraz väčšiemu globálnemu využívaniu elektronickej fakturácie. To však predstavuje len zlomok výhod tohto elektronického fakturačného systému.

Jednoducho povedané, správa elektronických faktúr je digitálna transformácia vo financiách.

Môže byť náročné sledovať vaše finančné údaje a kto k nim má prístup. Našťastie, elektronická fakturácia uľahčuje zber, odosielanie a archiváciu vašich finančných údajov a faktúr. Niektoré z najnovších softvérov tretej generácie pre elektronickú fakturáciu tiež poskytujú spoločnostiam a podnikom možnosť monitorovať údaje v reálnom čase, keď sú prijímané, spracovávané a aktualizované. 

Efektívnosť automatizácie tiež umožňuje používateľom získať hlbšie poznatky o trendoch vo svojich finančných údajoch. Vďaka tejto tvorbe správ s pridanou hodnotou môžu používatelia prijímať lepšie a informovanejšie finančné rozhodnutia s cieľom zlepšiť svoje prevádzkové činnosti. 

Elektronická fakturácia môže výrazne znížiť vaše transakčné náklady tým, že eliminuje kroky procesu, ako je skenovanie faktúr, a znižuje náklady vyplývajúce z potenciálnych ľudských chýb pri ručnom zadávaní údajov. 

Štúdie ukazujú, že prechod z manuálnych alebo polo-manuálnych fakturačných procesov na plne elektronické postupy môže znížiť náklady na spracovanie jednej faktúry o viac ako 60 percent. 

Napriek týmto výhodám Federálna rezervná banka v Minneapolise (FRB) odhaduje, že iba 25 % z 25 miliárd faktúr, ktoré sa ročne vystavujú v USA, sa vymieňa elektronicky. Vzhľadom na pokračujúcu transformáciu založenú na cloude sa predpokladá, že elektronická fakturácia bude radikálne rásť. 

Čas sú peniaze a elektronická fakturácia vám zaručuje, že z tohto inovatívneho finančného systému získate maximum. 

Jednou z najvýraznejších výhod okamžitého elektronického fakturovania je automatizované doručovanie faktúr a skrátenie doby transakcie. Skrátenie doby transakcie znamená rýchlejšie platby a v dôsledku toho aj stabilnejší cash flow. 

Okrem toho môžu organizácie ešte viac zlepšiť svoj cash flow zavedením zliav za včasnú platbu. Tieto systémy elektronického fakturovania „clearance“ znižujú bariéry vstupu a vytvárajú výnimočné príležitosti pre štatistické úrady a široké prijatie ekologickejších alternatív finančných operácií. 

Elektronická fakturácia prostredníctvom e-faktúr otvára množstvo možností na zefektívnenie a automatizáciu procesov s pozoruhodnou mierou presnosti a kontroly.

Automatizovaná elektronická fakturácia pomáha zlepšiť prevádzkovú efektívnosť. Distribúcia, sledovanie a správa obrovského množstva faktúr, ktoré sa denne spracovávajú aj v tých najmenších podnikoch, môže byť mimoriadne časovo náročná a nákladná.  

Softvér na automatizáciu účtovných záväzkov dokáže automaticky overovať faktúry a ponúka intuitívne schvaľovacie pracovné postupy. Vďaka tomuto systému môžu spoločnosti skrátiť čas potrebný na kontrolu a schvaľovanie faktúr, takže zamestnanci môžu venovať viac času úlohám s vyššou prioritou. 

Elektronická fakturácia umožňuje okamžitú a šifrovanú výmenu medzi cieľovými stranami. Tieto bezpečnostné opatrenia znižujú mnohé procesné riziká spojené s ručným zadávaním údajov alebo ľudskými chybami. 

Vďaka bezpečnému šifrovaniu údajov môžu používatelia očakávať lepšiu kontrolu spracovania a transparentnosť toho, kto má prístup k ich obchodne kritickým transakčným údajom.

Prečítajte si našu elektronickú knihu a zistite viac o výhodách elektronického fakturovania a o tom, ako môžete vo svojich finančných procesoch využiť optimalizovanú efektívnosť, šifrovanie a ďalšie funkcie. 

Dodržiavanie zákonov a predpisov je oveľa jednoduchšie vďaka automatizovanému overovaniu faktúr. Elektronická fakturácia ponúka inteligentný softvér na spracovanie záväzkov, ktorý dokáže overovať faktúry dodávateľov na základe konkrétnych pravidiel, ktoré chcú používatelia uplatňovať. 

Tento systém tiež zabezpečuje splnenie všetkých zákonných požiadaviek – či už v oblasti B2C, B2B alebo B2G. Prechod na elektronickú fakturáciu znižuje náročnosť orientácie v povinných interných politikách a automaticky zosúlaďuje používateľov. 

Vylepšite svoj finančný a fakturačný systém prechodom na modernú elektronickú fakturáciu. S Qvalia môžete transformovať svoje obchodné procesy vďaka našej automatizovanej správe faktúr a plynulému účtovníctvu na úrovni jednotlivých položiek. 

Navštívte našu webovú stránku, zaregistrujte sa zadarmo a začnite optimalizovať svoje finančné procesy pomocou inteligentných riešení pre elektronickú fakturáciu.