Der Markt für elektronische Rechnungsstellung verzeichnet ein positives Wachstum, das sich rasch beschleunigt. Marktforscher sagen voraus, dass die Einführung bis 2024 um 6,93 Mrd. USD zunehmen wird. Die elektronische Rechnungsstellung kommt allen Aspekten des Finanzprozesses zugute.
In Anbetracht der weltweiten Umstellung auf digitalisierte Finanzdienstleistungen und der Effizienz der elektronischen Rechnungsstellung ist es kein Wunder, dass die elektronische Rechnungsstellung in den letzten Jahren immer beliebter geworden ist.
Ein Schlüsselfaktor, der das Wachstum des Marktes für elektronische Rechnungsstellung vorantreibt, sind Effizienz und leichte Zugänglichkeit, aber das ist noch nicht alles.
Hier sind 5 der wichtigsten Vorteile, die Unternehmen und Betriebe erwarten können, wenn sie von der herkömmlichen Rechnungsstellung im PDF- oder Druckformat auf die elektronische Rechnungsstellung umsteigen.
E-Invoicing ist die digitale Transformation im Finanzwesen
Bevor wir die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung erläutern, müssen wir kurz darauf eingehen, wie sie sich zu einem festen Bestandteil der Rechnungsstellung in Unternehmen und Betrieben fast aller Branchen entwickelt hat.
Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist die Übermittlung von Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern in einem sicheren und vollständig integrierten digitalen Format. Diese elektronische Form der Rechnungsstellung ist eine digitale Lösung für die traditionellen elektronischen Datenaustauschsysteme (EDI), die sperrig waren und maßgeschneiderte Konfigurationen für ihren begrenzten, hart kodierten und binären Austausch erforderten.
Glücklicherweise hat die elektronische Rechnungsstellung nach drei Generationen einen Großteil der komplexen technischen Standards der EDI-Lösungen der ersten Generation beseitigt. Einfache Benutzerfreundlichkeit, nahtlose Verteilungsprozesse und universellere Formate wie Pan-European Public Procurement On-Line (Peppol) haben dazu geführt, dass sich die elektronische Rechnungsstellung weltweit immer mehr durchsetzt. Das ist jedoch nur ein kleiner Ausschnitt der Vorteile dieses elektronischen Rechnungssystems.
Einfach ausgedrückt: E-Invoice Management ist die digitale Transformation im Finanzwesen.
1. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Finanzdaten
Es kann schwierig sein, den Überblick über Ihre Finanzdaten zu behalten und zu wissen, wer Zugang zu ihnen hat. Glücklicherweise macht die elektronische Rechnungsstellung das Sammeln, Versenden und Ablegen Ihrer Finanzdaten und Rechnungen einfach. Einige der neuesten E-Invoicing-Software der dritten Generation bieten Unternehmen und Betrieben auch die Möglichkeit, Daten in Echtzeit zu überwachen, während sie empfangen, verarbeitet und aktualisiert werden.
Die Effizienz der Automatisierung ermöglicht es den Nutzern auch, tiefere Einblicke in die Trends ihrer Finanzdaten zu gewinnen. Mit dieser wertschöpfenden Berichtserstellung können die Benutzer bessere, fundiertere Finanzentscheidungen treffen, um ihre Abläufe zu verbessern.
2. Senkung der Bearbeitungskosten pro Rechnung
Die elektronische Rechnungsstellung kann Ihre Transaktionskosten erheblich senken, da Prozessschritte wie das Scannen von Rechnungen entfallen und die Kosten für mögliche menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe reduziert werden.
Studien zeigen, dass eine Umstellung von manuellen oder halbmanuellen Abrechnungsprozessen auf vollelektronische Verfahren die Prozesskosten pro Rechnung um mehr als 60 Prozent senken kann.
Trotz dieser Vorteile werden nach Schätzungen der Federal Reserve Bank of Minneapolis (FRB) nur etwa 25 Prozent der 25 Milliarden Rechnungen, die jährlich in den USA erstellt werden, elektronisch ausgetauscht. Im Zuge des Cloud-basierten Wandels wird die elektronische Rechnungsstellung voraussichtlich radikal zunehmen.
3. Basis für stärkeren Cashflow
Zeit ist Geld, und die elektronische Rechnungsstellung sorgt dafür, dass Sie das Beste aus diesem innovativen Finanzsystem herausholen.
Einer der größten Vorteile der sofortigen elektronischen Rechnungsstellung ist die automatische Zustellung der Rechnungen und die Verkürzung der Transaktionszeiten. Diese kürzeren Zeiten bedeuten schnellere Zahlungen und damit einen stabileren Cashflow.
Darüber hinaus können Unternehmen ihren Cashflow noch weiter verbessern, indem sie Frühzahlerrabatte einführen. Diese "Clearance"-Systeme für die elektronische Rechnungsstellung senken die Einstiegshürde und eröffnen außergewöhnliche Möglichkeiten für Statistikämter und eine weit verbreitete Einführung umweltfreundlicherer Alternativen für Finanzvorgänge.
4. Intelligentere, intuitivere Verarbeitung durch Automatisierung
Die elektronische Rechnungsstellung durch E-Invoicing eröffnet zahlreiche Möglichkeiten zur Rationalisierung und Automatisierung von Prozessen mit einem bemerkenswerten Maß an Genauigkeit und Kontrolle.
Die automatisierte elektronische Rechnungsstellung trägt zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz bei. Das Verteilen, Verfolgen und Verwalten der schieren Anzahl von Rechnungen, die täglich selbst für kleinste Unternehmen erstellt werden, kann extrem zeitaufwändig und kostspielig sein.
Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann Rechnungen automatisch validieren und bietet intuitive Genehmigungsworkflows. Mit diesem System können Unternehmen den Zeitaufwand für die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen reduzieren, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Priorität aufwenden können.
5. Mehr Sicherheit durch Datenverschlüsselung und kontrollierte Sichtbarkeit
Bei der elektronischen Rechnungsstellung findet ein sofortiger und verschlüsselter Austausch zwischen den Zielparteien statt. Diese Sicherheitsmaßnahmen verringern viele der Prozessrisiken, die mit manuellen Eingaben oder menschlichen Fehlern verbunden sind.
Durch die sichere Datenverschlüsselung können die Benutzer eine bessere Kontrolle über die Verarbeitung und Transparenz darüber erwarten, wer Zugriff auf ihre geschäftskritischen Transaktionsdaten hat.
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6. Verbesserung der Einhaltung interner Richtlinien und rechtlicher Anforderungen
Die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien wird durch die automatisierte Rechnungsvalidierung wesentlich einfacher. E-Invoicing bietet eine intelligente Kreditorenbuchhaltungssoftware, die Lieferantenrechnungen je nach den spezifischen Regeln, die Benutzer anwenden möchten, validieren kann.
Dieses System stellt auch sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden - egal ob im B2C-, B2B- oder B2G-Bereich. Die Umstellung auf E-Invoicing verringert den Aufwand für die Navigation durch obligatorische interne Richtlinien und sorgt dafür, dass die Benutzer automatisch in die richtige Reihenfolge gebracht werden.
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