Lorsqu'il s'agit de réduire les coûts de votre entreprise et d'améliorer son efficacité, l'une des voies les plus prometteuses pour les équipes financières est l'automatisation. Vous avez probablement entendu parler des améliorations massives apportées aux technologies d'automatisation au cours des dernières années.
Aujourd'hui, vous pensez peut-être qu'une solution d'automatisation est exactement ce dont votre entreprise a besoin. Mais l'automatisation est-elle la bonne voie pour votre entreprise ?
Si l'automatisation peut grandement améliorer l'efficacité lorsqu'elle est utilisée à bon escient, toutes les solutions ne se valent pas. De nombreuses entreprises investissent dans une automatisation inutile et non évolutive et finissent par gaspiller leur budget dans un système qui n'améliore pas tant que cela leurs systèmes de base.
Comment savoir si le moment est venu pour votre entreprise d'investir dans l'automatisation financière ? Cela dépend du potentiel d'automatisation de votre entreprise. Si votre potentiel d'automatisation est élevé, l'investissement dans l'automatisation devrait générer un retour sur investissement rapide.
En recherchant les moyens spécifiques par lesquels l'automatisation peut améliorer votre entreprise, vous pouvez évaluer votre potentiel d'automatisation assez facilement. Voici trois aspects que les équipes financières devraient examiner pour déterminer le potentiel d'automatisation de votre entreprise.
1. Analyser les routines de vos comptes fournisseurs
La comptabilité fournisseurs est un excellent point de départ pour toute entreprise, et ce pour plusieurs raisons. Tout d'abord, cette partie de l'entreprise est gourmande en main-d'œuvre et peut être à l'origine de nombreux gaspillages de ressources. Deuxièmement, les clients ne peuvent pas voir les coulisses du traitement des transactions et ne peuvent donc pas être découragés par l'amélioration de cette partie de votre entreprise.
L'automatisation de vos transactions d'achat est à la fois économique et simple à mettre en œuvre. Si vous avez la possibilité d'améliorer cet aspect de votre activité, il s'agit d'un excellent premier pas vers l'automatisation de bout en bout.
Une manière approfondie et potentiellement lucrative d'analyser les achats consiste à effectuer un recovery audit, un service de conseil en matière d'exploration de données financières qui se concentre sur l'identification du traitement erroné des factures, des faiblesses cachées des processus et des fuites de capitaux. L'argent qui a été perdu lors de transactions antérieures, en raison d'erreurs de paiement ou de TVA par exemple, peut (dans de nombreux cas) être récupéré.
2. Contrôler les factures entrantes
Vous devriez examiner la manière dont vous interagissez avec vos fournisseurs. Votre registre des fournisseurs est-il mis à jour en permanence ? Surveillez-vous la fraude ou l'insolvabilité ? Combien d'entre eux vous remettent des factures sur papier ou au format PDF ?
La question du format est un point de départ naturel pour la numérisation des processus financiers. Le papier et les fichiers PDF constituent un obstacle majeur à l'automatisation en général, car ils nécessitent presque toujours la lecture, l'interprétation et la saisie d'informations par un être humain.
Si vous parvenez à remplacer ces formats de données analogiques par des formats digitale , il vous sera beaucoup plus facile de les traiter de manière efficace par le biais de l'automatisation. Avec des données d'entrée structurées dans votre processus financier, vous serez en mesure de transformer vos processus jusqu'à la comptabilité et aux rapports. En d'autres termes, chaque source de papier analogique augmente le potentiel d'automatisation de votre entreprise.
La solution e-facturation de Qvalia a été conçue pour cette raison. C'est un outil robuste qui permet aux entreprises, même à vos plus petits fournisseurs, de numériser tous les aspects du processus de facturation et de vous fournir les données de facturation structurées dont vous avez besoin.
3. N'oubliez pas vos propres documents
Les factures de vos fournisseurs ne sont pas les seules à devoir être examinées. En fonction des formats que vous utilisez, vos propres factures et autres documents que vous envoyez peuvent nuire à votre efficacité.
Si votre entreprise existe depuis un certain temps, il y a de fortes chances que vous utilisiez encore du papier d'une manière ou d'une autre. Il se peut même que vous vous appuyiez sur des solutions archaïques telles que la redoutable feuille Excel, les classeurs et d'autres logiciels obsolètes.
Passer des factures papier à digitale ne semble peut-être pas être un changement particulièrement impressionnant, mais cela peut faire des merveilles pour améliorer votre efficacité et réduire vos coûts. Mais quels sont les avantages d'un tel changement ? Un rapport publié en 2018 par le cabinet d'expertise comptable EY a révélé ce qui suit :
- Le coût moyen d'une facture papier est de 15 euros, tandis que celui d'une facture digitale est de 0,30 euros.
- Un être humain peut traiter en moyenne 6 000 factures papier par an et 90 000 factures électroniques.
- Le traitement des factures papier prend environ 15 jours et celui des factures électroniques 3 jours.
Et ce ne sont là que quelques-uns des principaux avantages. Il est clair qu'il y a de nombreux avantages à passer à un format digitale plus accessible. Dans l'ensemble, ce type d'automatisation peut être bénéfique à la quasi-totalité des entreprises, c'est pourquoi vous devriez vous assurer de rechercher une occasion de le mettre en œuvre.
Le potentiel d'automatisation : Quelle est la prochaine étape pour votre entreprise ?
Une fois que vous savez quels sont les domaines de votre entreprise qui présentent le plus grand potentiel d'automatisation, vous êtes prêt à chercher des moyens de mettre en œuvre une solution d'automatisation. Si vous évaluez le potentiel d'automatisation de votre entreprise, les méthodes qui augmenteront le plus votre efficacité devraient venir naturellement.
Les transactions d'achat automatiques sont un moyen facile d'améliorer l'efficacité. Un autre moyen consiste à remplacer vos factures entrantes et sortantes par des factures électroniques, ce qui est essentiel pour les traiter à l'aide d'un système automatisé. Une fois que vous avez numérisé tous vos documents, l'automatisation du traitement et de la comptabilité devient beaucoup plus simple.
Si vous envisagez de numériser et d'automatiser votre processus financier, vous trouverez des conseils pratiques dans l'ebook Automating Finance, que vous pouvez télécharger gratuitement.