O2C vaihe vaiheelta: Pikaopas order-to-cash-prosessiin

Jokaisen yrityksen tulisi tuntea order-to-cash -prosessi. Tämän prosessin vaiheet ovat ratkaisevan tärkeitä organisaation, sen talousosaston ja kirjanpidon toiminnan tehokkuuden kannalta.

Mitä vaiheita O2C-prosessi kattaa?

order-to-cash -prosessi voidaan jakaa seuraaviin yleisiin vaiheisiin: tilausten hallinta, luotonhallinta, toteutus, toimitus, laskutus, myyntisaamiset, maksujen perintä ja raportointi.

Lue lisää näistä yksittäisistä vaiheista, niiden vaikutuksesta organisaatioon ja siitä, millainen on tehokas order-to-cash -prosessi.

order-to-cash -prosessi alkaa, kun asiakas tekee tilauksen, joka voi olla seuraavanlainen:

Tilauksenhallintavaihe alkaa kuitenkin tästä. Käytä sähköisiä tilauksia nopeuden ja tietojen laadun varmistamiseksi ja automaatiota, jotta voit ilmoittaa kaikille asianosaisille tilauksesta ja sen seuraavista vaiheista. Vain siten voit varmistaa nopean täyttämisen ja tilauksen tarkkuuden. Ota mahdollisuuksien mukaan käyttöön B2B-maksuliittymät, jotta voit luoda automaattisesti sähköisiä tilauksia asiakkailtasi. Tuloksena on lopulta tyytyväinen asiakas ja enemmän tuloja sinulle.

Jos kyseessä on asiakkaan ensimmäinen ostos, luottotietojen tarkistaminen saattaa olla tarpeen. Automaatio voi auttaa hoitamaan suurimman osan työstä, kun taas rahoitusalan työntekijät voivat hoitaa tapaukset, jotka vaativat kattavampaa valvontaa.

Luotonhallinta on suurelta osin myyntisaatavien osaston työtä, sillä se mahdollistaa pätevien asiakkaiden siirtymisen maksujen suorittamiseen ja varmistaa samalla, että yrityksesi tarjoaa luottoa vain silloin, kun se on tarpeen.

Myyjän kannalta on järkevää, että käytössä on asianmukaiset varastonhallintakäytännöt, jotta varastot eivät lopu kesken, kun uusi tilaus saapuu.

Automaatioratkaisut ovat tässä järkeviä reaaliaikaisen kirjanpidon ylläpitämiseksi silloin, kun niitä tarvitaan. Ne voivat myös auttaa digitalisoimaan tilaukset niin, että asiaankuuluvat tiedot ovat aina luettavissa. Niiden käsittely perinteisen paperireitin kautta voi johtaa virheisiin ja tehottomuuteen.

Jos et pysty täyttämään tilausta, ilmoita asiakkaalle ja tee peruutus, jotta vältät turhautumisen laskutuksessa.

Toimitusvaihe osoitteessa order-to-cash perustuu suurelta osin tarkkaan logistiikkaan luotettavuuden ja nopeuden varmistamiseksi. Toimitusajat ja noutoaikataulut ovat tärkeitä sen varmistamiseksi, että tilaukset saapuvat asiakkaille ajoissa.

Laskutuksen viivästyminen on tunnettu siitä, että se pilaa asiakaskokemuksen. Viivästykset ja epätarkkuudet ovat epämukavia kaikille, joten laskutusprosessin tarkastaminen auttaa sinua suunnittelemaan kassavirtaa ja minimoimaan asiakkaiden turhautumisen.

Sähköinen laskutus, joka on pitkän aikavälin suuntaus, siirtää paperityön digitaaliseen työtilaan. Digitaalinen hallinnointi on tehokkaampaa ja antaa sinulle enemmän valtaa laskujen sisältöön ja tarkkuuteen. Verkkolaskutuksen edut ovat lukuisat.

Tästä syystä laskutuksen automatisointi on tullut esiin. Laskut vaativat tunnetusti paljon manuaalista työtä ja tietopisteitä, kuten tilauspäivämäärän, toimitusajat, tuotetiedot ja muut. Tämän kuormituksen vähentäminen henkilöstöltä johtaa merkittäviin suorituskyvyn parannuksiin.

Tilitoimiston tehtävänä on valvoa maksamattomia laskuja ja reagoida mahdollisiin virheisiin, jotka voivat viivästyttää maksua. Näiden työntekijöiden on yleensä syvennyttävä syvälle order-to-cash -järjestelmän tietoihin, jotta he voivat laatia tarkistetun laskun mahdollisimman pian.

Jos kirjanpito-osastosi on riittävän tehokas, se käsittelee asiakkaiden maksut riittävän nopeasti, jotta O2C-prosessisi voi hyväksyä ne. Muussa tapauksessa vaarana on, että aiheutat kitkaa asiakkaiden kanssa ja sotket kassavirta-arviot pitkällä aikavälillä.

Kolikon toisella puolella sinun on myös varauduttava siihen, että asiakkaat myöhästyvät omista maksuista. Tällöin järjestelmän on automaattisesti ilmoitettava näille asiakkaille, jos he yrittävät tehdä uusia ostoksia. Rahoitusryhmien on vastaavasti tarkasteltava erääntyneitä maksuja ja tehtävä päätöksiä velkaennusteiden perusteella.

Tietoisuus siitä, mitä order-to-cash -prosessissasi tapahtuu, on tärkeää, koska sen avulla ymmärrät, miten nämä taloudelliset toimet vaikuttavat muuhun yritykseesi:

Siksi monissa ohjelmistoissa on sisäänrakennettuna raportointi- ja analyysitoimintoja. Order-to-cash on vahvasti toisiinsa kytkeytyvä prosessi; yksi viivästynyt vaihe voi aiheuttaa ongelmia kaikelle muulle. Johto käyttää usein raportointityökaluja kaivamaan esiin pienet ongelmat ja puuttumaan niihin O2C:n parantamiseksi yleisesti.

Order-to-cash on monitahoinen ja vaatii paljon työtä, jotta sitä voidaan hallita tehokkaasti. Mutta tiesitkö, että sinun ei tarvitse tehdä kaikkia näitä vaiheita manuaalisesti?

Tämän päivän monimutkaisissa O2C-prosesseissa navigoiminen ja myynnin parantaminen B2B-markkinoilla edellyttää, että käytössä on oikeat työkalut työhön. Siksi O2C-automaatio on yhä suositumpi.
Autobillingin avulla voit automatisoida laskutusprosessin alkuperäisestä tilauksesta loppuraportteihin sekä digitalisoida kaikki laskut, PDF-tiedostot ja muut asiakirjat käsittelyn ja tarkastuksen helpottamiseksi. Varaa demo jo tänään päästäksesi alkuun.