O2C Schritt für Schritt: Eine Kurzanleitung für den order-to-cash Prozess

Jedes Unternehmen sollte mit dem Prozess order-to-cash vertraut sein. Die Schritte dieses Prozesses sind entscheidend für die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens, seiner Finanzabteilung und der Debitorenbuchhaltung.

Welche Schritte umfasst also der O2C-Prozess?

Der Prozess von order-to-cash kann in die folgenden allgemeinen Schritte unterteilt werden: Auftragsmanagement, Kreditmanagement, Auftragsabwicklung, Versand, Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung, Zahlungseinzug und Berichterstattung.

Lesen Sie weiter, um mehr über diese einzelnen Schritte zu erfahren, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken und wie ein effektiver order-to-cash Prozess aussieht.

Der Prozess von order-to-cash beginnt mit der Bestellung des Kunden, die in Form eines Auftrags erfolgen kann:

In jedem Fall beginnt hier die Phase der Auftragsverwaltung. Nutzen Sie elektronische Bestellungen, um Geschwindigkeit und Datenqualität zu gewährleisten, und Automatisierung, um alle Beteiligten über die Bestellung und die nächsten Schritte zu informieren. Nur so können Sie eine schnelle Abwicklung und Auftragsgenauigkeit gewährleisten. Implementieren Sie wenn möglich B2B-Zahlungsgateways, um automatisch elektronische Bestellungen Ihrer Kunden zu erstellen. Das Ergebnis sind zufriedene Kunden und mehr Umsatz für Sie.

Wenn es sich um den ersten Kauf für einen bestimmten Kunden handelt, könnte eine Kreditprüfung angebracht sein. Die Automatisierung kann dazu beitragen, den größten Teil der Arbeit zu erledigen, während die Finanzmitarbeiter alle Fälle abdecken können, die eine umfassendere Überwachung erfordern.

Das Kreditmanagement ist größtenteils die Aufgabe der Debitorenbuchhaltung, da es qualifizierten Kunden die Möglichkeit gibt, ihre Forderungen zu erfüllen, und gleichzeitig sicherstellt, dass Ihr Unternehmen nur dann Kredite vergibt, wenn dies erforderlich ist.

Auf der Seite des Lieferanten ist es sinnvoll, eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung zu betreiben, damit Sie bei einer neuen Bestellung nicht ohne Vorrat dastehen.

Automatisierungslösungen sind hier sinnvoll, um Aufzeichnungen in Echtzeit zu führen, wenn sie benötigt werden. Sie können auch dabei helfen, Ihre Aufträge zu digitalisieren, so dass die relevanten Details immer lesbar sind. Der traditionelle Weg über Papier kann zu Fehlern und Ineffizienz führen.

Wenn Sie einen Auftrag nicht ausführen können, benachrichtigen Sie den Kunden und stellen Sie eine Stornierung aus, um weitere Frustrationen bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Die Versandphase von order-to-cash hängt stark von einer präzisen Logistik ab, um Zuverlässigkeit und Schnelligkeit zu gewährleisten. Versandzeiten und Abholtermine sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Bestellungen ihre Kunden rechtzeitig erreichen.

Verzögerungen bei der Rechnungsstellung sind berüchtigt dafür, dass sie das Kundenerlebnis ruinieren. Verzögerungen und Ungenauigkeiten sind für alle Beteiligten unangenehm. Die Prüfung Ihres Rechnungsstellungsprozesses hilft Ihnen also, Ihren Cashflow zu planen und die Frustration Ihrer Kunden zu minimieren.

Die elektronische Rechnungsstellung, ein langfristiger Trend, verlagert den Papierkram in den digitalen Arbeitsbereich. Die digitale Verwaltung ist effizienter und gibt Ihnen mehr Kontrolle über den Inhalt und die Genauigkeit Ihrer Rechnungen. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung sind zahlreich.

Aus diesem Grund hat sich die Automatisierung der Rechnungsstellung durchgesetzt. Rechnungen erfordern eine notorische Menge an manueller Arbeit und Datenpunkten, einschließlich des Bestelldatums, der Versandzeiten, der Produktspezifika und anderer. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter von dieser Arbeit entlasten, können Sie die Leistung erheblich verbessern.

Die Debitorenbuchhaltung ist dafür zuständig, ausstehende Rechnungen zu überwachen und auf Fehler zu reagieren, die die Zahlung verzögern könnten. Diese Mitarbeiter müssen in der Regel tief in die Daten des Systems order-to-cash eintauchen, damit sie so schnell wie möglich eine überarbeitete Rechnung ausstellen können.

Wenn Ihre Debitorenbuchhaltung effizient genug ist, wird sie die Zahlungen von Kunden schnell genug verarbeiten, damit Ihr O2C-Prozess sie akzeptieren kann. Andernfalls riskieren Sie, dass es zu Reibereien mit Ihren Kunden kommt und Ihre Cashflow-Schätzungen auf lange Sicht durcheinander gebracht werden.

Auf der anderen Seite müssen Sie auch für Kunden planen, die mit ihren eigenen Zahlungen in Verzug sind. In diesem Fall muss das System diese Kunden automatisch benachrichtigen, wenn sie versuchen, weitere Einkäufe zu tätigen. Auch Ihre Finanzteams müssen überfällige Zahlungen überprüfen und Entscheidungen auf der Grundlage von Schuldenprognosen treffen.

Es ist wichtig, dass Sie wissen, was in Ihrem order-to-cash Prozess vor sich geht, denn so können Sie verstehen, wie sich diese finanziellen Aktivitäten auf den Rest Ihres Unternehmens auswirken:

Aus diesem Grund verfügen viele Softwareprogramme über integrierte Berichts- und Analysefunktionen. Order-to-cash ist ein stark vernetzter Prozess; ein verzögerter Schritt kann zu Problemen bei allen anderen führen. Die Geschäftsleitung nutzt oft Reporting-Tools, um die kleinen Probleme ausfindig zu machen und sie für ein besseres O2C im Allgemeinen zu lösen.

Order-to-cash ist vielschichtig und erfordert viel Aufwand, um sie effektiv zu verwalten. Aber wussten Sie, dass Sie all diese Schritte nicht manuell durchführen müssen?

Um sich in den komplexen O2C-Prozessen von heute zurechtzufinden und den Vertrieb in B2B-Märkten zu verbessern, bedarf es der richtigen Werkzeuge für diese Aufgabe. Aus diesem Grund wird die O2C-Automatisierung immer beliebter.
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