O2C trinn for trinn: En rask guide til order-to-cash prosessen

Alle bedrifter bør kjenne til order-to-cash -prosessen. Trinnene i denne prosessen er avgjørende for å oppnå driftseffektivitet i organisasjonen, økonomiavdelingen og reskontroavdelingen.

Så hvilke trinn omfatter O2C-prosessen?

Prosessen order-to-cash kan deles inn i følgende generelle trinn: ordrehåndtering, kreditthåndtering, oppfyllelse, forsendelse, fakturering, kundefordringer, betalingsinnkreving og rapportering.

Les videre for å lære mer om disse trinnene, hvordan de påvirker organisasjonen din og hvordan en effektiv order-to-cash prosess ser ut.

Startskuddet for order-to-cash -prosessen er når kunden legger inn en bestilling, som kan være i form av..:

Uansett begynner ordrehåndteringsfasen her. Bruk e-bestillinger for å sikre hastighet og datakvalitet, og automatisering for å varsle alle involverte om bestillingen og de neste trinnene for den. Først da kan du sikre rask oppfyllelse og bestillingsnøyaktighet. Implementer om mulig B2B-betalingsportaler for automatisk å opprette e-ordrer fra kundene dine. Resultatet vil til syvende og sist være en fornøyd kunde og mer inntekter for deg.

Hvis dette kjøpet er det første for en bestemt kunde, kan kredittsjekk være på sin plass. Automatisering kan bidra til å ta seg av det meste av arbeidet, mens økonomimedarbeidere kan ta seg av saker som krever mer omfattende tilsyn.

Kredittstyring er i stor grad arbeidet til kundefordringsavdelingen, ettersom det gjør det mulig for kvalifiserte kunder å gå videre til oppfyllelse, samtidig som det sikrer at virksomheten din bare tilbyr kreditt når det er nødvendig.

Fra leverandørens side er det fornuftig å ha riktig lagerstyringspraksis på plass, slik at du ikke er utsolgt når en ny ordre kommer inn.

Automatiseringsløsninger er fornuftige her for å føre sanntidsregistreringer når de er påkrevd. De kan også bidra til å digitalisere ordrene dine slik at de relevante detaljene alltid er lesbare. Å håndtere dem gjennom den tradisjonelle papirruten kan føre til feil og ineffektivitet.

Hvis du ikke kan oppfylle en bestilling, må du varsle kunden og utstede en kansellering for å forhindre ytterligere faktureringsfrustrasjoner.

Forsendelsesfasen i order-to-cash er svært avhengig av nøyaktig logistikk for å sikre pålitelighet og hurtighet. Leveringstider og henteplaner er viktige for å sikre at bestillingene når frem til kundene i tide.

Faktureringsforsinkelser er beryktet for å ødelegge kundeopplevelsen. Forsinkelser og unøyaktigheter er upraktisk for alle, så revisjon av faktureringsprosessen hjelper deg med å planlegge kontantstrømmen og minimere kundefrustrasjon.

E-fakturering, en langsiktig trend, flytter papirarbeidet inn i det digitale arbeidsområdet. Digital administrasjon er mer effektivt og gir deg bedre kontroll over fakturaenes innhold og nøyaktighet. Fordelene med e-fakturering er mange.

Det er av denne grunn at automatisering av fakturering har blitt aktuelt. Fakturaer krever en notorisk mengde manuelt arbeid og datapunkter, inkludert ordredato, leveringstider, produktspesifikasjoner og annet. Å redusere denne belastningen for de ansatte resulterer i betydelige ytelsesforbedringer.

Debitoravdelingen er ansvarlig for å overvåke utestående fakturaer og reagere på eventuelle feil som kan forsinke betalingen. Disse medarbeiderne må vanligvis dykke dypt ned i dataene i order-to-cash -systemet for å kunne utstede en revidert faktura så snart som mulig.

Hvis kundefordringsavdelingen din er effektiv nok, vil den behandle betalinger fra kunder raskt nok til at O2C-prosessen din kan aksepteres. Ellers risikerer du å skape friksjon med kundene dine og ødelegge kontantstrømestimatene dine i det lange løp.

På den andre siden må du også planlegge for kunder som er forsinket med sine egne betalinger. I så fall må systemet automatisk varsle disse kundene hvis de forsøker å foreta ytterligere kjøp. Økonomiteamene dine må på samme måte gjennomgå forfalte betalinger og ta beslutninger basert på gjeldsprognoser.

Det er viktig å være klar over hva som skjer i order-to-cash -prosessen, fordi det gjør det mulig å forstå hvordan disse finansielle aktivitetene påvirker resten av selskapet:

Det er derfor mange programvarer har innebygde rapporterings- og analysefunksjoner. Order-to-cash er en prosess som henger tett sammen; ett forsinket trinn kan skape problemer for alt annet. Ledelsen bruker ofte rapporteringsverktøy for å finne de små problemene og ta tak i dem for å forbedre O2C generelt.

Order-to-cash er mangefasettert og krever mye arbeid for å kunne administreres effektivt. Men visste du at du ikke trenger å gjøre alle disse trinnene manuelt?

Å navigere i dagens komplekse O2C-prosesser og forbedre salget i B2B-markeder handler om å ha de riktige verktøyene for jobben. Derfor blir O2C-automatisering stadig mer populært.
Med Autobilling kan du automatisere faktureringsprosessen fra første ordre til sluttrapporter, samt digitalisere alle fakturaer, PDF-filer og annen dokumentasjon for enklere behandling og revisjon. Bestill en demo i dag for å komme i gang.