O2C trin for trin: En hurtig guide til order-to-cash processen

Alle virksomheder bør kende til order-to-cash -processen. Trinene i denne proces er afgørende for at opnå operationel effektivitet i din organisation, dens økonomiafdeling og debitorbogholderi.

Hvilke trin dækker O2C-processen så?

Processen på order-to-cash kan opdeles i følgende generelle trin: ordrehåndtering, kreditstyring, opfyldelse, forsendelse, fakturering, debitorer, inddrivelse af betalinger og rapportering.

Læs videre for at lære mere om disse individuelle trin, hvordan de påvirker din organisation, og hvordan en effektiv order-to-cash proces ser ud.

Startlinjen for order-to-cash -processen er, når kunden afgiver en ordre, som kan tage form af..:

Uanset hvad, så begynder ordrehåndteringsfasen her. Brug e-ordrer til at sikre hastighed og datakvalitet og automatisering til at informere alle involverede om ordren og de næste skridt i forbindelse med den. Først da kan du sikre hurtig opfyldelse og ordrepræcision. Implementer B2B-betalingsgateways, hvis det er muligt, for automatisk at oprette e-ordrer fra dine kunder. Resultatet vil i sidste ende være en tilfreds kunde og mere omsætning for dig.

Hvis dette køb er det første for en bestemt kunde, kan det være på sin plads at foretage en kreditvurdering. Automatisering kan hjælpe med at tage sig af det meste af arbejdet, mens finansmedarbejderne kan tage sig af de sager, der kræver et mere omfattende tilsyn.

Kreditstyring er i høj grad en opgave for debitorafdelingen, da den giver kvalificerede kunder mulighed for at gå videre til opfyldelse, samtidig med at den sikrer, at din virksomhed kun tilbyder kredit, når det er nødvendigt.

Fra leverandørens side giver det god mening at have en ordentlig lagerstyringspraksis på plads, så du ikke er løbet tør for lagerbeholdning, når en ny ordre kommer ind.

Her giver automatiseringsløsninger god mening for at føre registreringer i realtid, når de er nødvendige. De kan også hjælpe dig med at digitalisere dine ordrer, så de relevante detaljer altid er læsbare. Håndtering af dem via den traditionelle papirvej kan føre til fejl og ineffektivitet.

Hvis du ikke kan opfylde en ordre, skal du underrette kunden og annullere den for at undgå yderligere frustrationer ved fakturering.

Forsendelsesfasen på order-to-cash er meget afhængig af præcis logistik for at sikre pålidelighed og hastighed. Leveringstidspunkter og afhentningsplaner er vigtige for at sikre, at ordrerne når frem til kunderne til tiden.

Forsinkelser i faktureringen er berygtet for at ødelægge kundeoplevelsen. Forsinkelser og unøjagtigheder er ubelejligt for alle, så en revision af din faktureringsproces hjælper dig med at planlægge dit cashflow og minimere frustrationer hos kunderne.

E-fakturering, som er en langsigtet tendens, flytter papirarbejdet ind i det digitale arbejdsområde. Digital forvaltning er mere effektiv og giver dig mere kontrol over indholdet og nøjagtigheden af dine fakturaer. Fordelene ved e-fakturering er mange.

Det er derfor, at automatiseret fakturering er kommet frem i lyset. Fakturaer kræver en notorisk mængde manuelt arbejde og datapunkter, herunder ordredato, forsendelsestider, produktspecifikationer m.m. Hvis du reducerer denne belastning af dit personale, resulterer det i betydelige forbedringer af ydeevnen.

Debitorafdelingen er ansvarlig for at overvåge alle udestående fakturaer og reagere på eventuelle fejl, der kan forsinke betalingen. Disse medarbejdere skal normalt dykke dybt ned i dataene i order-to-cash -systemet, så de kan udstede en revideret faktura så hurtigt som muligt.

Hvis din debitorafdeling er effektiv nok, vil den behandle betalinger fra kunderne hurtigt nok til, at din O2C-proces kan acceptere dem. Ellers risikerer du at skabe gnidninger med dine kunder og ødelægge dine likviditetsoverslag i det lange løb.

På den anden side skal du også planlægge, hvis kunderne selv kommer for sent med deres egne betalinger. I dette tilfælde skal systemet automatisk give disse kunder besked, hvis de forsøger at foretage yderligere køb. Dine finansteams skal ligeledes gennemgå forsinkede betalinger og træffe beslutninger baseret på gældsprognoser.

Det er vigtigt at vide, hvad der foregår i din order-to-cash proces, fordi det giver dig mulighed for at forstå, hvordan disse finansielle aktiviteter påvirker resten af din virksomhed:

Derfor har mange softwareprogrammer indbyggede rapporterings- og analysefunktioner. Order-to-cash er en stærkt sammenkoblet proces; et forsinket trin kan skabe problemer for alt andet. Ledelsen bruger ofte rapporteringsværktøjer til at grave de små problemer frem og løse dem, så O2C generelt bliver bedre.

Order-to-cash er mangesidet og kræver en stor indsats at styre effektivt. Men vidste du, at du ikke behøver at udføre alle disse trin manuelt?

At navigere i nutidens komplekse O2C-processer og forbedre salget på B2B-markederne handler om at have de rigtige værktøjer til opgaven. Derfor bliver O2C-automatisering stadig mere populær.
Med Autobilling kan du automatisere faktureringsprocessen fra den første ordre til de endelige rapporter samt digitalisere alle fakturaer, PDF-filer og anden dokumentation for at gøre det nemmere at behandle og revidere dem. Book en demo i dag for at komme i gang.