Eingabe
PDF-Rechnungen
Von Lieferanten, die keine elektronischen Rechnungen versenden können
Ausgabe
Strukturierte Rechnung
Kopfdaten und Einzelposten
Steuerung
Vorher überprüfen release
Ausnahmen gelten für Ihr Team
Nächster Schritt
Genehmigung und Veröffentlichung
Der gleiche Ablauf wie bei Ihren elektronischen Rechnungen
Vom PDF zur strukturierten Rechnung
Die Rechnungs-OCR erfasst Lieferantenrechnungen, die als PDF-Dateien eingehen, und wandelt sie in Ihrem Qvalia-Konto in strukturierte Rechnungen um. Von dort aus durchlaufen sie dieselben Schritte wie Peppol-E-Rechnungen.
- Empfangen. Die PDF-Rechnung wird in Ihr Qvalia-Konto gesendet.
- Erfassung. OCR und KI-gestützte Extraktion lesen Kopfdaten, Beträge und Rechnungspositionen aus.
- Erledigt. Die Rechnungsregeln überprüfen das Ergebnis. Rechnungen, die einer Überprüfung bedürfen, werden in die Quarantäne verschoben, wo Ihr Team sie prüft, korrigiert und freigibt.
- Prozess. Die Rechnung durchläuft anschließend die Genehmigungsphase, es werden Buchungsvorschläge erstellt und die UNSPSC-Klassifizierung vorgenommen.
Was die Rechnungs-OCR erfasst
Erst durch die Erfassung auf Zeilenebene lassen sich PDF-Rechnungen für die Genehmigung, Buchung und Ausgabenanalyse nutzen.
Kopfdaten
Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Währung, Verwendungszweck und Zahlungsangaben.
Beträge und Mehrwertsteuer
Nettobetrag, Mehrwertsteuer und zu zahlender Betrag, pro Rechnung und pro Mehrwertsteuersatz.
Rechnungspositionen
Bezeichnung, Menge, Stückpreis und Positionsbetrag für jede Position.
Klassifizierung
Jede Position kann für die Ausgabenanalyse nach UNSPSC klassifiziert werden.
Ein PDF-Dokument ist keine elektronische Rechnung.
Mit der Rechnungs-OCR lassen sich PDF-Rechnungen in Ihren eigenen Prozessen nutzen. Dabei werden sie weder in Peppol-E-Rechnungen umgewandelt, noch ersetzen sie E-Rechnungen von Lieferanten, die diese versenden können.
- Peppol-E-Rechnungen
Werden von Anfang an als strukturierte Daten übermittelt und müssen nicht erst erfasst werden. - PDF-Rechnungen
werden erfasst, geprüft und vor der Freigabe überprüft. - Ein Posteingang
Beide landen im selben Konto, unterliegen denselben Regeln und demselben Genehmigungsablauf.
Wählen Sie die richtige Aufnahmeoption aus
Qvalia bietet die Erfassung von PDF-Dateien sowohl direkt in der Plattform als auch über eine API an.
Diese Seite
OCR für Rechnungen
Für Finanzteams, die PDF-Rechnungen von Lieferanten in Qvalia erhalten und dort genehmigen.
API
OCR-API
Für Entwickler, die die Ergebnisse als strukturierte Daten in ihrem eigenen System oder Produkt erfassen möchten.
Lösung
Intelligente Dokumentenverarbeitung
Die Lösungsübersicht für die Erfassung, Anreicherung und Klassifizierung großer Dokumentenmengen.
PDF-Rechnungserfassung ausprobieren
Laden Sie eine PDF-Rechnung in den Erfassungstest hoch und sehen Sie sich die von Qvalia extrahierten strukturierten Daten an, einschließlich der Einzelposten. Der Test ist eine vereinfachte Version des Erfassungsdienstes.
Häufig gestellte Fragen
Was ist OCR für Rechnungen?
Die Rechnungs-OCR liest PDF- oder gescannte Rechnungen ein und wandelt den Inhalt in strukturierte Daten um, wie z. B. Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Rechnungspositionen. Qvalia kombiniert OCR mit einer KI-basierten Datenextraktion, sodass das Ergebnis validiert und in Ihrem Konto wie eine E-Rechnung verarbeitet werden kann.
Erfasst die Rechnungs-OCR auch Einzelposten?
Ja. Qvalia erfasst neben den Kopfdaten auch Rechnungspositionen mit Beschreibung, Menge, Stückpreis und Betrag. Die Daten auf Positionsebene bilden die Grundlage für Buchungsvorschläge, die UNSPSC-Klassifizierung und die Ausgabenanalyse.
Was passiert, wenn eine PDF-Datei nicht korrekt erfasst wird?
Die Rechnung wird anhand Ihrer Rechnungsregeln geprüft. Sollte etwas nicht stimmen, wird sie in die Quarantäne verschoben, wo Ihr Team sie überprüft, korrigiert und freigibt, bevor sie an einen Genehmiger weitergeleitet wird.
Ist eine als PDF gespeicherte Rechnung eine elektronische Rechnung?
Nein. Eine erfasste PDF-Datei wird in Ihrem Qvalia-Konto zu strukturierten Daten, wird jedoch nicht über Peppol übermittelt. Lieferanten, die Peppol-E-Rechnungen versenden können, sollten dies tun, da die Daten dann von Anfang an strukturiert sind.
Was ist der Unterschied zwischen „Invoice OCR“ und der OCR-API?
Die Rechnungs-OCR ist Teil der Qvalia-Plattform und dient der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, die Ihr Team in Qvalia bearbeitet. Die OCR-API richtet sich an Entwickler, die PDF-Rechnungen aus ihrem eigenen System senden und die strukturierten Ergebnisse über die API abrufen.
Kann ich die Aufnahme testen?
Ja. Laden Sie eine PDF-Rechnung in den Erfassungstest hoch, um die extrahierten Daten anzuzeigen. Der Test ist eine vereinfachte Version des Dienstes.
