Den kompletta guiden till Peppol

Senast uppdaterad september 2026.

Peppol är ett öppet, standardiserat nätverk för utbyte av elektroniska affärsdokument som e-fakturor och e-ordrar. Alla organisationer kan ansluta via en certifierad accesspunkt och nå alla andra deltagare i världen — utan bilaterala avtal eller specialanpassade uppsättningar. Nätverket styrs av den icke vinstdrivande organisationen OpenPeppol.

Faktureringen har förändrats i grunden, från traditionella pappersprocesser till de avancerade digitala nätverk vi ser i dag.

Historiskt skapades, skickades och hanterades fakturor manuellt, vilket var både tidskrävande och felbenäget. Än i dag är den stora majoriteten pappersbaserad. I takt med att företag sökte effektivitet och noggrannhet inleddes övergången till elektronisk fakturering — e-fakturering.

Den här utvecklingen har dessutom banat väg för en ökad digitalisering av hela transaktionslandskapet. Allt fler affärsmeddelanden mellan företag är i dag elektroniska. Ordrar, ordersvar och leveransmeddelanden är bara några exempel. Effekten är stor.

Under slutet av 1900-talet innebar elektroniskt datautbyte (EDI) ett stort steg framåt i hur företag kommunicerade finansiella transaktioner. Det första EDI-meddelandet var en fraktsedel som skickades 1965 av Holland-America Line via telex. FTP, File Transfer Protocol, introducerades i början av 1970-talet och möjliggjorde enkel filöverföring via internet. Under 1980-talet började stora detaljhandels- och biltillverkningsföretag förmå sina leverantörer att använda EDI. Användningen av elektroniska affärsmeddelanden har ökat kontinuerligt sedan dess.

Ett Value-Added Network (VAN) är en driftad tjänst som ger företag möjlighet att utbyta affärsmeddelanden elektroniskt, så kallade EDI-dokument. VAN-tjänster fungerar som mellanhänder som hanterar överföringen av data i olika format över olika kommunikationsprotokoll. De kan erbjuda tilläggstjänster som meddelandekryptering, transaktionsrevision och ledningsrapportering, vilket förbättrar datautbytet. Historiskt var VAN-tjänster avgörande för att möjliggöra EDI mellan företag som saknade direktkopplingar, och därmed ett smidigare och effektivare B2B-utbyte. Kostnaderna för VAN-tjänster — bland annat på grund av avsaknaden av internationell standardisering och behovet av tester och datatransformation mellan format — var dock begränsande. Det ledde fram till en mer flexibel, internetbaserad lösning: Peppol-nätverket.

Både direkt EDI och VAN brottas med utmaningar kring flexibilitet och kostnad, särskilt för små och medelstora företag. Det har lett fram till det modernare och öppna nätverket Peppol — ursprungligen ett EU-projekt med namnet ”Pan-European Public Procurement On-Line”, i dag ett fristående globalt varumärke — som erbjuder ett standardiserat, öppet nätverk som alla organisationer kan ansluta sig till. Peppol förenklar utbytet av elektroniska dokument mellan olika system och länder utan att det krävs en specialanpassad uppsättning för varje ny partner, vilket gör det mer tillgängligt och sänker de totala transaktionskostnaderna.

Till skillnad från traditionell EDI och value-added networks (VAN), som vanligtvis kräver en specifik och ofta kostsam uppsättning för varje handelskoppling, är Peppol ett öppet nätverk där aktörer i olika länder kan utbyta elektroniska dokument över en standardiserad infrastruktur. Det förenklar processen genom ett enhetligt regelverk och en gemensam juridisk ram, vilket gör det enklare, snabbare och mer kostnadseffektivt för organisationer att hantera sin fakturering och annan affärskommunikation.

Peppol har sitt ursprung i EU och syftade till att förenkla offentlig upphandling, men har expanderat globalt med registrerade deltagare i över 110 länder — däribland Japan, Malaysia, Singapore, Australien, Nya Zeeland och Förenade Arabemiraten.

För företag som deltar i offentlig upphandling, särskilt i Europa, blir det allt viktigare att uppfylla Peppol-kraven. Lagstiftning om e-fakturering och digital skatterapportering stärker Peppols roll ytterligare: EU:s paket VAT in the Digital Age (ViDA), som antogs i mars 2025, kräver strukturerad e-fakturering och digital rapportering för B2B-transaktioner inom EU från 2030, och nationella B2B-krav är redan i kraft eller nära förestående i länder som Tyskland, Belgien, Polen och Frankrike.

Framväxten av Peppol-nätverket innebär en betydande utveckling av hur företag hanterar fakturering och inköpsprocesser, och sätter en ny standard för digitala transaktioner som sannolikt kommer att forma framtidens handel. Framöver blir det avgörande för företag som vill vara konkurrenskraftiga på en alltmer digital global marknad att ansluta sig till nätverk som Peppol.

De tre huvudsakliga metoderna för att utbyta elektroniska affärsmeddelanden.

Digital transformation av alla finansiella processer börjar med bättre datakvalitet.

Att gå från manuella processer till e-fakturor och e-ordrar kan till en början verka utmanande och kräva betydande IT-kompetens och ekonomiska resurser. Med Peppol kan övergången dock förenklas avsevärt.

Den här guiden hjälper dig att utvärdera era nuvarande processer för leverantörsreskontra (AP) och kundreskontra (AR), identifiera förbättringsområden och förstå hur Peppol kan effektivisera verksamheten.

Hur hanterar och utbyter ni transaktioner i dag? Här går vi igenom de vanligaste metoderna.

Ingen digitalisering har gjorts, och det kan ha fungerat bra för er. Med bara ett fåtal leverantörer och kunder per månad har digitala lösningar utöver PDF-hantering inte varit värda investeringen. Metoden för dock med sig kostnader och risker. Typiska problem är manuella, monotona processteg, manuella fel och bristande analysmöjligheter. Processen är kostsam för både leverantörer och köpare.

Utvärdera: Har jag tid att registrera fakturorna manuellt i affärssystemet? Skapar processen fel? Hur ser regelkraven ut?

Ni använder programvara för optisk teckenigenkänning (OCR) för att tolka informationen i leverantörsfakturor, så att den inte behöver registreras manuellt i ekonomisystemet eller attestflödet. För tio år sedan var OCR en modern teknik som var bekvämare än att hantera pappersfakturor. I dag betraktas den som en äldre teknik med betydande nackdelar jämfört med moderna alternativ.

Den största utmaningen är att OCR inte kan tolka informationen i PDF-filer perfekt. Bildfiler som PDF saknar den strukturerade, normaliserade data som e-fakturor och andra elektroniska affärsmeddelanden innehåller. Information som saknas eller tolkas fel är en viktig felkälla i den finansiella processen och kräver löpande manuell kvalitetssäkring. Ofta fångas bara huvuddata upp, och de skannade fakturorna måste föras över till affärssystemet.

Utvärdera: Har vi en tillräcklig process för att övervaka och säkerställa kvaliteten? Är processen skalbar? Vad kostar den jämfört med elektroniska affärsmeddelanden?

Ni använder PDF men anlitar en tjänsteleverantör som skannar pappersformat och sköter OCR-tolkningen. Det effektiviserar de interna processerna och skalar automatiskt med era transaktionsvolymer.

Oavsett om arbetet sker externt eller internt har OCR samma tekniska brister. PDF ger inte den strukturerade, normaliserade data som finns i e-fakturor och andra elektroniska affärsmeddelanden. Det leder regelbundet till fel på grund av information som saknas eller tolkas fel, vilket kräver löpande manuell kontroll för att säkra datakvaliteten. Beroendet av en extern part för manuellt arbete i kritiska processer innebär dessutom ytterligare risker, som uteblivna fakturor och sena leveranser. Höga kostnader per transaktion och för support gör generellt dessa tjänster dyra.

Utvärdera: Har tjänsteleverantören en tillräcklig process för att övervaka och säkerställa kvaliteten? Har vi själva det? Är processen skalbar? Vad kostar den jämfört med elektroniska affärsmeddelanden?

Electronic Data Interchange (EDI) är samlingsnamnet för att upprätta och underhålla unika kopplingar mellan två affärspartners. När kopplingen väl är uppsatt som punkt-till-punkt är den hårdkodad och robust. Metoden använder helt digitala format, förlustfri överföring och maskinläsbar, normaliserad data.

Att koppla på nya leverantörer är ett omfattande IT-projekt. Enbart specialanpassad konvertering och mappning mellan dataformat kräver 40–80 timmars arbete. Ändringar i affärssystemet hos någon av parterna innebär ofta att allt måste göras om. Uppsättningen kräver också löpande underhåll och hög intern IT-kompetens.

Att använda en lösningsleverantör för punkt-till-punkt-EDI är bekvämt jämfört med att sätta upp och underhålla kopplingar med interna IT-resurser. Tjänsteleverantören sköter alla tekniska aspekter, integrationer och filtransformationer, vilket gör hanteringen enkel. Kostnaderna för implementation och support, liksom fasta och volymbaserade transaktionsavgifter, är dock ofta betydande.

VAN-leverantörer, även kallade operatörer, erbjuder en bekvämare lösning än affärsmeddelanden via punkt-till-punkt-EDI genom att ge tillgång till ett Value-Added Network (VAN). Med en fyrhörnsmodell erbjuder VAN en koppling till kundens affärssystem och/eller en kompletterande webbportal, och underhåller kopplingar och interoperabilitet med andra VAN-operatörer. Inkommande affärsmeddelanden transformeras till kundens interna format, det så kallade kanoniska formatet. VAN-operatören gör de nödvändiga transformationerna för utgående meddelanden.

VAN-operatörer fungerar som portvakter till ett halvöppet nätverk, vilket bidrar till höga transaktionskostnader. Ett meddelande innebär avgifter för avsändaren, för mottagaren och för transformationer i båda ändar.

Spårbarheten är också begränsad, eftersom VAN-operatörer bara kan ge information om meddelanden de själva har hanterat. Det krävs support varje gång en användare vill kontrollera om ett skickat affärsmeddelande har kommit fram.

Peppol förändrar spelplanen för elektroniska affärsmeddelanden. I stället för att bygga punkt-till-punkt-kopplingar eller gå via en VAN ansluter företag en gång till en certifierad accesspunkt och kan direkt utbyta e-fakturor, e-ordrar, kataloger, leveransaviseringar och mer med vilken som helst av de över 4,4 miljoner registrerade deltagarna i 116 länder (Peppol-nätverket, juni 2026). En uppsättning. En standard. Global räckvidd.

Standardiseringen förenklar integrationen radikalt och sänker kostnaderna i hela leverantörskedjan. Peppol är väletablerat i Europa — där det ligger till grund för obligatorisk e-fakturering i Belgien, Tyskland, Frankrike och Norden — och växer snabbt i Asien och Oceanien (Australien, Nya Zeeland, Singapore, Malaysia, Japan) och därutöver.

I decennier har operatörsnätverk varit den dominerande infrastrukturen för elektroniskt utbyte av e-fakturor och andra affärsdokument mellan företag och organisationer.

Dessa nätverk kopplar samman olika tjänsteleverantörer, kända som e-fakturaoperatörer eller Value-Added Network-tjänster (VAN), och ger tillgång till affärsmeddelanden. Vi kallar det den slutna nätverksmodellen.

Den traditionella slutna nätverksmodellen har varit problematisk och skapat hinder för en snabbare övergång till e-fakturering. Vanligtvis har företag behövt ta sig igenom följande steg:

Den här portvaktsrollen hos traditionella operatörer har upprätthållit en sluten nätverksstruktur, byggt hinder för innovation och hållit kostnaderna för e-fakturering höga för användarna. Men det håller på att förändras.

Det framväxande öppna nätverket Peppol gör det möjligt för företag och organisationer att snabbt utbyta e-fakturor och andra affärsmeddelanden med hjälp av sitt Peppol Participant Identifier (Peppol-ID). Det är lika enkelt som att skicka ett e-postmeddelande.

Peppol förenklar hanteringen av e-fakturor och affärsmeddelanden för företag, organisationer och offentlig sektor. Namnet kommer från EU-projektet Pan-European Public Procurement On-Line, men Peppol är i dag ett fristående varumärke med global räckvidd. Det erbjuder både en infrastruktur för meddelandeutbyte och standardiserade format för inköpsprocesser.

Peppols meddelandeformat, kallade BIS, och den öppna infrastrukturen främjar digitaliseringen av B2B-handeln. Till följd av ett EU-direktiv om e-fakturering kräver många europeiska offentliga aktörer i dag e-fakturor för nya avtal.

Nätverket förvaltas av OpenPeppol och expanderar globalt, med länder som Japan, Malaysia, Singapore, Australien, Nya Zeeland och Förenade Arabemiraten som ansluter sig. Meddelanden utbyts via Peppol-tjänsteleverantörer, och mottagarens Peppol-ID säkerställer leveransen. I Europa heter e-fakturaformatet Peppol BIS Billing; marknader utanför Europa använder specialiseringar av PINT, Peppols internationella fakturamodell, som PINT A-NZ, JP PINT och MY PINT.

För att utbyta e-fakturor i Peppol-nätverket behöver affärspartners teckna avtal med en certifierad Peppol-accesspunkt, även kallad Peppol-tjänsteleverantör, ofta en e-fakturalösning eller en operatör av affärsmeddelanden.

E-fakturor och andra affärsmeddelanden skapas och utbyts enkelt genom att integrera ert affärssystem med en accesspunkt eller genom att använda en onlinelösning från en Peppol-tjänsteleverantör.

Till skillnad från VAN krävs inga avtal eller specialanpassade uppsättningar mellan accesspunkter; affärsmeddelanden kan utbytas i nätverket betydligt enklare och mer kostnadseffektivt.

Nästa steg är att skaffa ett eget Peppol-ID, som krävs för att ta emot e-fakturor och andra e-dokument i nätverket. För att enbart skicka e-fakturor i Peppol-nätverket krävs dock inget Peppol-ID.

Beroende på er uppsättning kan operatören erbjuda verktyg för att hantera meddelanden, vanligen via ett webbgränssnitt eller integration med affärssystemet. Avgifter för registrering och utbyte av e-fakturor varierar, men vissa leverantörer, som Qvalia, erbjuder kostnadsfri registrering och kostnadsfria transaktioner.

Kostnadsfria verktyg för mindre företag är avgörande för att digitalisera en större del av leverantörskedjan och stödjer digitaliseringen i alla led.

Ett Peppol-ID är den unika elektroniska adress som identifierar ett företag eller en organisation i Peppol-nätverket och används för att dirigera e-fakturor och andra affärsdokument till rätt mottagare.

Ett Peppol-ID består av två delar: en inledande fyrsiffrig kod som anger typen av identifierare och ett unikt identifieringsnummer för ett visst företag eller en viss organisation, åtskilda med kolon. Koden för svenskt organisationsnummer är till exempel ”0007”, vilket ger Qvalia Peppol-ID ”0007:5567321707”.

I Peppol kan även GLN-nummer användas för att dirigera e-fakturor och andra dokument till rätt mottagare. För företag som använder GLN-nummer följs koden ”0088” av 13 siffror, till exempel ”0088:1234567891234”. Koderna skiljer sig åt mellan länder.

Med Peppol behöver lokala nätverksoperatörer med status som Peppol-accesspunkt inte göra några särskilda uppsättningar i förväg. De flesta e-fakturaoperatörer är i dag accesspunkter, vilket minimerar risken för transaktionsproblem.

Profilerna nedan är de europeiska meddelandetyperna i Peppol BIS 3.0. Marknader utanför Europa använder fakturaformat baserade på PINT, Peppols internationella fakturamodell (till exempel JP PINT och PINT A-NZ).

E-fakturaformatet i Peppol. Meddelandet måste innehålla köparreferens eller inköpsordernummer, och fakturaraderna kan innehålla produkter eller tjänster, kvantitet, nettobelopp, köparens konteringsreferens, tidsperiod, orderreferens med mera.

Meddelandet för kreditnota/kreditfaktura i Peppol. Det är en profil av Peppol BIS Billing 3 som använder negativa belopp på dokumentnivå.

BIS Invoice Response möjliggör kommunikation genom hela faktureringsprocessen, till exempel information om en fakturas status.

BIS Order Only är en profil för en förenklad e-orderprocess. Den kan innehålla information om till exempel produkter och tjänster, konteringsinformation, värden och belopp samt moms. Meddelandet stödjer dessutom lagerinformation när ordrar baseras på kataloger.

BIS Ordering är en profil för en utökad e-orderprocess. Den innehåller alla funktioner i BIS Order Only men gör det dessutom möjligt för säljare att acceptera, avvisa eller föreslå ändringar av ordrar.

BIS Advanced Ordering är den mest avancerade profilen för e-ordermeddelanden i Peppol och möjliggör tvåvägskommunikation mellan kund och leverantör.

BIS Catalogue Without Response är ett katalogmeddelande för produkter och tjänster. Leverantörer kan förse kunder med pris- och produktinformation som beskrivningar, tillhörande ramavtal, förpackning och momsklasser.

BIS Despatch Advice är ett aviseringsmeddelande i leveransprocessen. Meddelandet möjliggör information och aktiviteter för transport, beställning och godsmottagning. Scenarier med olika leveransadresser och utestående gods stöds.

Punch Out är en dynamisk varukorg för B2B-e-handel. Kunder kan lägga till produkter och tjänster i en varukorg från onlinekataloger, göra konfigurationer och skicka en order till leverantören.

BIS Order Agreement möjliggör överenskommelser mellan leverantörer och kunder. Leverantörer kan dokumentera ett köp eller samla flera köp inom ett ramavtal.

BIS Message Level Response underlättar kommunikationen under en transaktion. Parterna kan bekräfta processteg och informera om avvikelser eller fel. De huvudsakliga meddelandetyperna är mottagningsbevis, svar som rör information i andra meddelanden och svar som rör affärshändelser.

Att förbättra kvaliteten på er transaktionsdata är avgörande för att lyckas med den digitala omställningen av affärsmeddelanden. Hur ni strukturerar er data, vilka format ni väljer och vilket innehåll ni utbyter med affärspartners påverkar inte bara vad ni kan göra i dag — det är också avgörande för att era finansiella processer ska vara rustade för framtiden.

Effektiv datahantering inom ekonomi vilar på två avgörande faktorer: datakvalitet och datastruktur.

Datakvalitet säkerställer att den finansiella datan är korrekt, fullständig och tillförlitlig, vilket möjliggör välgrundade beslut och regelefterlevnad. En robust datastruktur organiserar och integrerar data på ett sätt som möjliggör effektiva automatiserade processer, analys och rapportering. Tillsammans utgör dessa faktorer grunden för en motståndskraftig strategi för finansiell datahantering som driver operativ effektivitet och strategiska insikter.

Datakvalitet är avgörande för korrekta beslut, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Data av hög kvalitet kännetecknas av flera egenskaper.

Datastruktur handlar om hur data organiseras, formateras och lagras i transaktionsdokument, i affärsmeddelanden som e-fakturor och e-ordrar, och i system.

Kvaliteten på innehållet i era transaktioner sätter inte bara ramarna för hur ni kan effektivisera verksamheten och minska fel — den kan också driva beslutsfattandet framåt.

Att eliminera analoga format, minska behovet av transformationer och öka användningen av Peppol-nätverket är tre viktiga åtgärder för att höja datakvaliteten. De förbättrar datans korrekthet och tillförlitlighet och driver ökad effektivitet och operativ excellens.

Implementationen av Peppol varierar beroende på hur komplex verksamheten är. Stegen nedan ger generell vägledning för hur ni kommer igång.