Envoyez chaque facture par le canal approprié
Les acheteurs du secteur public attendent des factures électroniques au format Peppol, certains clients exigent l'EDI et d'autres préfèrent encore le format PDF. Si ce processus est géré manuellement, cela entraîne des rejets et des renvois de factures. Qvalia envoie chaque facture dans un format adapté au client, et votre équipe suit chaque envoi depuis un seul et même endroit.
| Le client | Mode de transmission de la facture | Inclus dans |
| Enregistré sur Peppol, y compris les acheteurs du secteur public | BIS Billing s Peppol 3.0 E-facture via le point d'accès Peppol de Qvalia | Tous les forfaits Connect |
| Je ne peux pas encore recevoir de factures électroniques | Facture au format PDF | Tous les forfaits Connect |
| Effectue ses paiements via une boîte aux lettres « digitale » ou par banque en ligne | digitale boîte aux lettres ou services bancaires en ligne | Convention d'entreprise |
| Il faut une facture papier | Facture imprimée envoyée par courrier postal | Convention d'entreprise |
| Nécessite le format EDI ou un autre format | Convenu avec le client | Convention d'entreprise |
Grâce à un accord d'entreprise, Qvalia applique le canal de distribution convenu pour chaque destinataire, ce qui permet à votre équipe d'envoyer une seule série de factures. En savoir plus sur les canaux de distribution
Choisissez comment les factures sont importées dans Qvalia
Créez des factures dans l'application web Qvalia, connectez-vous à un logiciel de comptabilité ou envoyez-les depuis votre propre système de facturation. Quel que soit le moyen utilisé, le statut de livraison reste le même.
L'application web Qvalia
Créez des factures et des avoirs, enregistrez des clients et des produits, et copiez ou renvoyez des factures antérieures. Aucune intégration n'est nécessaire.
Votre système ERP ou comptable
Les applications de connexion pour Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero, Procountor, Netvisor et d'autres systèmes permettent d'envoyer des factures sans nécessiter de travail de développement.
API ou SFTP
Envoyez vos factures et vos avoirs depuis un système de facturation ou plateforme via l'API de facturation, puis testez-les dans l'environnement de test avant la mise en production.
Contrôlé avant d'être livré au client
Avant leur envoi, les factures structurées sont vérifiées afin de s'assurer qu'elles respectent les règles de format applicables. Les factures Peppol sont validées conformément à la norme EN 16931 et aux règles Peppol applicables. Vous pouvez suivre le statut de chaque facture dans Qvalia.
- Les fiches clients et produits que vous réutilisez sur la facture suivante
- Statut et notifications pour chaque facture
- Journal des transactions et journal des utilisateurs indiquant ce qui s'est passé et qui en est l'auteur
Lorsque la vente commence par une commande
Commandes Peppol émanant des acheteurs
Lorsqu'un acheteur passe une commande via Peppol, la facture doit mentionner la référence de commande de l'acheteur. Le processus « de la commande à la facture » génère la facture à partir des données de la commande, ce qui évite toute saisie en double.
Les clients professionnels de votre boutique en ligne
Avec le paiement B2B, les clients professionnels choisissent de payer sur facture. Qvalia recherche l'entreprise, vérifie si elle est connectée à Peppol et envoie la facture dans un format qu'elle peut recevoir.
Quelle formule correspond à vos besoins en matière de facturation ?
Connecter
Formules en libre-service facturées mensuellement. Envoyez des factures électroniques et des factures au format PDF depuis l'application web, quelle que soit la formule choisie. L'option « Medium » inclut l'API et la fonctionnalité « de la commande à la facture », tandis que l'option « Large » ajoute des applications de connexion et l'archivage.
Entreprise
Routage dynamique, impression, boîte aux lettres « digitale », services bancaires en ligne, EDI, paiement B2B et gestion de volumes plus importants : nous mettons tout cela en place avec vous.
FAQ sur l'automatisation de la gestion des comptes clients
Que se passe-t-il si un client n'utilise pas Peppol ?
La facture peut être envoyée au format PDF. Dans le cadre d'un contrat d'entreprise, le routage dynamique sélectionne un autre canal pour ce client, tel qu'une boîte aux lettres « digitale », la banque en ligne, un e-mail ou une version imprimée.
Faut-il une intégration pour commencer ?
Non. Vous pouvez envoyer des factures depuis l'application web et ajouter une application de connexion ou l'API ultérieurement.
Pouvons-nous envoyer des factures depuis notre ERP ?
Oui. Les applications de connexion prennent en charge des systèmes tels que Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero et Procountor. Les autres systèmes transmettent leurs données via l'API de facturation ou le protocole SFTP.
Chaque facture est-elle validée avant d'être envoyée ?
Oui. Les factures structurées sont vérifiées au regard des règles de format applicables avant leur envoi, et les factures Peppol sont vérifiées au regard de la norme EN 16931 et des règles Peppol ; ainsi, les erreurs sont détectées avant que le système du destinataire ne rejette la facture.
Qvalia gère-t-il les paiements ?
Non. La facture comporte vos coordonnées bancaires, et les clients effectuent le paiement sur votre compte bancaire ou via votre système de paiement. Le suivi des paiements s'effectue dans votre ERP.
De quelle formule avons-nous besoin ?
Les formules Connect prennent en charge l'envoi de factures électroniques et de factures au format PDF, grâce à l'API disponible sur Medium et aux applications de connexion disponibles sur Large. Le routage dynamique, l'impression, la boîte aux lettres « digitale », l'EDI et le paiement B2B font partie de l'offre Enterprise.