Comment simplifier l'analyse des données avec la classification UNSPSC

La classification efficace des transactions - qui permet de savoir ce qui circule réellement dans votre organisation en termes de factures et de dépenses - est l'une des mesures les plus transformatrices que les organisations puissent mettre en œuvre pour améliorer les processus. Elle simplifie l'analyse des dépenses puisque vous pouvez fonder votre prise de décision sur des groupes, des classes et même des éléments individuels beaucoup plus facilement, et elle accélère les flux de travail comptables grâce à un reporting précis.

Comment cela fonctionne-t-il ? De nombreuses entreprises classent leurs achats par catégorie ou par taxonomie. L'aspect crucial est le degré de détail de votre classification. Plus le niveau de détail est élevé et plus il est possible d'explorer vos données en profondeur, plus vos analyses seront pertinentes.

Les catégories de dépenses peuvent être des regroupements standard ou arbitraires de dépenses similaires, qui sont généralement définis au niveau de l'organisation. Par exemple, le service marketing peut regrouper les bannières publicitaires en tant qu'achats de médias et le service informatique peut traiter les dépenses liées aux besoins en matériel et en logiciels dans différentes catégories.

Voici quelques exemples de catégories de premier niveau utilisées par les organisations :

Les taxonomies des dépenses classent les dépenses selon des hiérarchies, à l'instar d'un diagramme en arbre dont les branches représentent des sous-catégories de dépenses. Le système UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) est un exemple d'approche de classification basée sur une taxonomie.

Exemples de schémas de taxonomie de codage global :

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Le code normalisé des produits et services des Nations unies (UNSPSC) est une taxonomie largement répandue et viable à l'échelle mondiale des produits et services dans une hiérarchie à quatre niveaux, codée sous la forme d'un nombre à huit chiffres, avec un cinquième niveau facultatif ajoutant deux chiffres supplémentaires.

L'UNSPSC a été créé en 1998 dans le cadre d'un effort conjoint du Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) et de Dun & Bradstreet. Aujourd'hui, il est géré par GS1 US, qui supervise tous les aspects du codage, des mises à jour et des nouvelles initiatives. Le jeu de codes UNSPSC est disponible gratuitement dans plusieurs langues courantes, dont l'anglais, l'espagnol, l'allemand, le français, le chinois mandarin et le suédois. Aujourd'hui, l'UNSPSC contient près de 160 000 produits et services.

Segments de niveau supérieur de l'UNSPSC :

L'utilisation d'une norme largement répandue telle que l'UNSPSC pour la classification présente de nombreux avantages. En tant que taxonomie normalisée, elle est transparente et facile à partager entre les partenaires commerciaux et est maintenue à jour par l'organisation centrale de gestion. Les codes UNSPSC peuvent également être inclus dans les formats E-facture tels que Peppol BIS Billing.

L'analyse des dépenses est le domaine le plus courant dans lequel une classification efficace est absolument cruciale. Une grande partie du travail était auparavant trop dépendante du travail manuel ou semi-manuel, mais les nouvelles technologies et l'automatisation peuvent désormais accélérer de manière significative le processus de classification et la facilité d'utilisation.