Nouvelles perspectives sur la facturation électronique et les marchés publics électroniques dans le secteur public

À propos de la facturation électronique et du commerce électronique dans le secteur public

L'adoption de la facturation électronique et des marchés publics électroniques s'accélère dans l'ensemble de l'administration publique européenne. Alors que les gouvernements et les institutions s'orientent vers la numérisation, l'automatisation et la prise de décision fondée sur les données, ces technologies sont essentielles pour garantir l'efficacité, la transparence et la réduction des coûts.

Une étude récente menée en Suède par DIGG, l'Agence suédoise pour l'administration numérique, offre des informations précieuses aux municipalités, aux administrations régionales et aux agences gouvernementales centrales. Avec un taux de réponse de 72 %, l'étude fournit des informations sur les tendances, les défis et les besoins futurs en matière d'achats numériques et de gestion des transactions financières.

Qu'est-ce que l'approvisionnement électronique ?

Dans le secteur public suédois, les marchés publics électroniques (appelés « e-handel » dans le rapport) désignent le traitement numérique des processus d'achat entre les organismes du secteur public et les fournisseurs. L'objectif est d'accroître l'efficacité, la transparence et le contrôle des achats publics. Le DIGG donne la définition suivante :

L'approvisionnement électronique désigne la gestion numérique du processus d'achat, de la commande à la gestion des factures. Il comprend l'utilisation de messages électroniques standardisés pour échanger, par exemple, des commandes, des confirmations de commande, des avis de livraison et des factures.

La croissance des achats électroniques

Selon cette étude, les achats électroniques sont en train de devenir une pratique courante dans le secteur public, motivée par la nécessité d'améliorer le contrôle financier et l'efficacité des achats à grande échelle.

70 % des organismes du secteur public ont mis en place des systèmes d'approvisionnement électronique, soit une augmentation de 5 points de pourcentage depuis la dernière mesure effectuée en 2021.
Le taux d'adoption est corrélé à la taille de l'organisation : les grandes entités sont plus susceptibles d'avoir pleinement mis en œuvre des systèmes d'approvisionnement électronique.
Les consommables, les fournitures alimentaires, le matériel informatique, les rapports d'experts et les équipements liés aux soins de santé sont les catégories les plus courantes dans les achats électroniques.
L'adoption est nettement moins répandue dans les services sociaux, les achats liés au personnel, les achats de véhicules, les transports et les projets de construction.

Les organisations qui utilisent les achats électroniques élargissent leurs réseaux de fournisseurs et envoient des commandes électroniques à un nombre croissant de fournisseurs. Cela témoigne d'une évolution plus générale vers des cadres d'approvisionnement numériques structurés.

Avantages de l'approvisionnement électronique

Les organismes du secteur public reconnaissent massivement les avantages de l'approvisionnement électronique. Sur une échelle de 5 points, les régions et les municipalités lui attribuent respectivement une note de 4,6 et 4,5, tandis que les organismes centraux lui attribuent une note de 3,9. L'avantage le plus apprécié est l'amélioration du contrôle financier, suivi par l'amélioration de l'efficacité et des capacités de suivi.

De plus, la mise en œuvre de processus de pré-approbation avant la passation des commandes s'est généralisée à tous les niveaux de l'administration, renforçant ainsi la gouvernance financière.

Facturation électronique et normalisation

La facturation électronique est une pratique bien établie dans l'administration publique européenne, en particulier depuis l'adoption de la directive européenne 2014/55/UE rendant obligatoire l'utilisation de factures électroniques structurées.

Principales conclusions de l'étude :

82 % de toutes les factures fournisseurs reçues par les entités publiques sont des factures électroniques, ce qui correspond au niveau observé en 2021.
L'automatisation La comptabilisation et la validation automatisées des factures sont de plus en plus courantes :plus de 80 % des entreprises automatisent la répartition des coûts, tandis que plus de 60 % appliquent des workflows de validation automatiques pour les factures récurrentes telles que les services publics et les abonnements.
La part des factures électroniques envoyées aux entreprises est passée de 24 % à 50 %, ce qui témoigne d'une forte tendance à la hausse dans l'adoption de la facturation numérique pour les transactions B2G et B2B.

Cependant, malgré les progrès globaux réalisés, certaines municipalités et régions présentent encore des lacunes importantes dans l'adoption de la facturation électronique, ce qui souligne les défis qui subsistent pour une mise en œuvre à grande échelle.

Peppol dans les transactions numériques

Peppol, le réseau international de messagerie commerciale, joue un rôle de plus en plus crucial dans les transactions financières numériques :

85 % des entités publiques utilisent Peppol pour les factures des fournisseurs, contre 54 % lors de la dernière mesure.
Le taux d'adoption est plus faible pour les factures sortantes, à58 %, mais cela représente tout de même une augmentation par rapport aux années précédentes.
Les principaux facteurs motivant l'adoption de Peppol sont les exigences des fournisseurs et des clients, la conformité légale et la nécessité d'une approche standardisée et structurée de la facturation électronique.

La croissance de Peppol souligne l'importance de l'interopérabilité internationale et de la fluidité des achats numériques transfrontaliers.

Défis et besoins en matière de soutien

Bien que des progrès aient été réalisés, les organismes du secteur public continuent de signaler des difficultés importantes dans le développement de leurs capacités en matière de facturation électronique et d'approvisionnement électronique.

41 % des personnes interrogées indiquent avoir besoin d'un soutien supplémentaire pour développer davantage les processus d'approvisionnement et de facturation numériques.
Les principaux obstacles à l' , ce sont les ressources financières et humaines, suivies par le besoin de formation sur les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement numérique.
Les grandes agences gouvernementales et les administrations régionales expriment les besoins les plus importants en matière d'assistance, notamment dans les domaines de la communication avec les fournisseurs et de la conformité réglementaire.

Points clés à retenir pour l'avenir des achats numériques

Le rapport souligne une transition progressive vers des flux de travail financiers entièrement numériques et automatisés dans le secteur public. Cependant, plusieurs tendances et priorités clés se sont dégagées :

Poursuite de l'expansion des achats électroniques – De plus en plus d'organisations intègrent des flux de travail numériques pour leurs achats, mais leur adoption est inégale selon les catégories et les secteurs.
Recours accru à l'IA et à l'automatisation – Les workflows automatisés de validation, de classification et d'approbation des factures réduisent les délais de traitement manuel et améliorent la gouvernance financière.
Interopérabilité et normalisation – Peppol devient indispensable pour une facturation électronique transfrontalière fluide.
Investissement dans les ressources et la formation – Il sera essentiel de combler les lacunes financières et les lacunes en matière de connaissances pour garantir une adoption à grande échelle à tous les niveaux de gouvernement.

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