Pour aller de l'avant avec la transformation de digitale en matière d'approvisionnement électronique, l'amélioration de la qualité des données financières est la pierre angulaire qui permettra d'atteindre l'efficacité grâce à la rapidité, à l'automatisation et à des analyses perspicaces. La qualité des données financières n'alimente pas seulement le processus de prise de décision, mais rationalise également les opérations. Il est donc essentiel que les entreprises accordent une attention particulière au contenu et à la structure de leurs données. Voici pourquoi vous avez besoin de données structurées dans vos processus d'approvisionnement en ligne.
Comprendre la qualité des données
La qualité des données dans les processus transactionnels est définie par la richesse de leur contenu et leur degré d'organisation. Le contenu englobe tous les détails relatifs à un achat ou à une vente, y compris les postes (tels que les produits et services achetés), les unités, les quantités et les spécifications relatives à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
L'organisation, ou le degré de structure, fait référence à la manière dont ces données sont stockées, ce qui les rend consultables et accessibles pour le traitement par machine. Les formats traditionnels tels que les PDF ou les documents imprimés peuvent contenir les informations nécessaires, mais posent des problèmes importants pour les solutions logicielles en raison de leur manque d'interprétabilité directe.
Les défis des processus analogiques
Traditionnellement, les systèmes d'approvisionnement et de commande ont été adaptés aux processus analogiques, qui nécessitent une saisie manuelle et un travail intensif. Ces systèmes sont souvent incapables de prendre en charge des méthodes de transmission de données dynamiques et structurées - y compris l'accès aux normes Peppol, de plus en plus importantes, ou aux nouvelles technologies telles que les processuspunchout -, ce qui nuit à l'efficacité et à l'évolutivité.
Le recours à des processus manuels ou à des solutions intermédiaires telles que la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour numériser et interpréter les données provenant de formats analogiques entraîne une perte substantielle de données, des inefficacités opérationnelles et des pertes de temps inutiles. Cette lacune souligne la nécessité d'adopter des pratiques plus structurées en matière de données dans le cadre des marchés publics en ligne.
Adopter les données structurées pour plus d'efficacité
Le passage à une messagerie commerciale entièrement digitale dans des formats normalisés représente un changement de paradigme vers des processus d'approvisionnement plus efficaces. En adoptant un langage de données commun pour communiquer avec leurs partenaires commerciaux, les entreprises peuvent garantir un échange de données immédiat, où le contenu de chaque transaction est préservé sans perte et rendu facilement accessible pour le traitement par machine. L'intégration avec un point d'accès Peppol est une première étape naturelle.
Ces données structurées sont intrinsèquement adaptées à l'automatisation des processus, car elles permettent aux systèmes logiciels d'analyser, de rechercher et d'utiliser les informations sans effort, éliminant ainsi les goulets d'étranglement associés au traitement manuel des données. En conséquence, les entreprises peuvent atteindre un plus haut degré d'efficacité opérationnelle, réduire les taux d'erreur et améliorer les capacités d'analyse, ouvrant ainsi la voie à une prise de décision et à une planification stratégique plus éclairées.
L'intégration de données structurées dans les processus d'approvisionnement en ligne n'est pas seulement une mise à niveau technologique, mais un impératif stratégique pour les organisations qui souhaitent prospérer à l'ère du digitale . Elle promet non seulement d'affiner l'efficacité opérationnelle, mais aussi d'ouvrir de nouvelles voies d'innovation et de croissance dans le paysage de l'approvisionnement digitale .
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