Strukturoitujen tietojen ratkaiseva rooli sähköisessä hankinnassa

Jotta sähköisen hankinnan digitaalisessa muutoksessa voitaisiin edetä, talousdatan laadun parantaminen on kulmakivi tehokkuuden saavuttamisessa nopeuden, automatisoinnin ja oivaltavan analytiikan avulla. Taloudellisten tietojen kaliiperi ei ainoastaan edistä päätöksentekoprosessia vaan myös tehostaa toimintaa, joten yritysten on kiinnitettävä suurta huomiota sekä tietojen sisältöön että rakenteeseen. Seuraavassa kerrotaan, miksi tarvitset jäsenneltyä dataa sähköisissä hankintaprosesseissasi.

Transaktioprosesseihin liittyvän tiedon laatu määräytyy sen sisällön rikkauden ja järjestäytyneisyyden perusteella. Sisältö käsittää kaikki osto- tai myyntitapahtumaan liittyvät yksityiskohdat, mukaan lukien rivierät (kuten ostetut tuotteet ja palvelut), yksiköt, määrät ja arvonlisäveromääritykset.

Järjestelyllä eli rakenneasteella tarkoitetaan sitä, miten nämä tiedot on tallennettu, jotta ne ovat haettavissa ja koneellisesti käsiteltävissä. Perinteiset muodot, kuten PDF-tiedostot tai tulostetut asiakirjat, voivat sisältää tarvittavat tiedot, mutta ne asettavat ohjelmistoratkaisuille merkittäviä haasteita, koska ne eivät ole suoraan tulkittavissa.

Perinteisesti hankinta- ja tilausjärjestelmät on räätälöity analogisiin prosesseihin, jotka edellyttävät manuaalista syöttöä ja työvoimavaltaista työtä. Tällaiset järjestelmät ovat usein jäljessä dynaamisten ja strukturoitujen tiedonsiirtomenetelmien tukemisessa - mukaan lukien pääsy yhä tärkeämpiin Peppol-standardeihin tai uusiin teknologioihin, kuten punchout -prosesseihin - mikä haittaa tehokkuutta ja skaalautuvuutta.

Luottamus manuaalisiin prosesseihin tai väliratkaisuihin, kuten optiseen kirjaintunnistukseen (OCR), analogisten formaattien tietojen digitoimiseksi ja tulkitsemiseksi johtaa huomattavaan tiedonhukkaan, toiminnan tehottomuuteen ja tarpeettomaan ajankäyttöön. Tämä puute korostaa tarvetta siirtyä sähköisissä hankinnoissa rakenteellisempiin tietokäytäntöihin.

Siirtyminen täysin digitaaliseen ja standardoituihin liiketoimintasanomiin merkitsee paradigman muutosta kohti tehokkaampia hankintaprosesseja. Ottamalla käyttöön yhteisen datakielen liikekumppaneiden kanssa käytävää viestintää varten yritykset voivat varmistaa välittömän tiedonvaihdon, jossa kunkin tapahtuman sisältö säilyy katteettomana ja on helposti saatavilla koneellista käsittelyä varten. Integrointi Peppol-yhteyspisteeseen on luonnollinen ensimmäinen askel.

Strukturoitu tieto soveltuu luonnostaan prosessien automatisointiin, sillä sen avulla ohjelmistojärjestelmät voivat vaivattomasti jäsentää, hakea ja hyödyntää tietoa, jolloin manuaaliseen tietojenkäsittelyyn liittyvät pullonkaulat poistuvat. Tämän seurauksena yritykset voivat saavuttaa suuremman operatiivisen tehokkuuden, pienemmät virhetasot ja paremmat analyyttiset valmiudet, mikä mahdollistaa tietoon perustuvan päätöksenteon ja strategisen suunnittelun.

Strukturoitujen tietojen integrointi sähköisiin hankintaprosesseihin ei ole vain teknologinen päivitys vaan strateginen välttämättömyys organisaatioille, jotka haluavat menestyä digitaaliaikana. Se lupaa paitsi parantaa toiminnan tehokkuutta myös avata uusia innovaatio- ja kasvuväyliä digitaalisessa hankintamaisemassa.

Lue lisää siitä, miten voit tehostaa sähköisiä hankintaprosesseja. Lataa käsikirja Connected business jo tänään.